Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng - Những điều bạn chưa biết

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng – Những điều bạn chưa biết

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng và cách đưa tiền thuê vào chi phí như thế nào?” Là câu hỏi của rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân khi đi thuê văn phòng. Bài viết dưới đây chuyên gia kế toán của công ty Sea-Office sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn, để bạn hiểu rõ vấn đề.

Thực tế nhu cầu thuê văn phòng hiện nay

Có thể thấy rằng, hiện nay thị trường cho thuê BĐS làm văn phòng vô cùng nhộn nhịp. Cũng theo như một nghiên cứu mới đây nhất cho thấy con số thuê văn phòng làm việc liên tục tăng. Cụ thể là từ năm 2017 đến nay, riêng chỉ mới 2 năm tỷ lệ nhu cầu thuê văn phòng tăng từ 30 – 43% tăng gấp đôi so với cùng kì năm ngoái. 

Đặc biệt với mô hình văn phòng linh hoạt, văn phòng chia sẻ lại được nhiều doanh nghiệp để mắt hơn cả. Sở dĩ thiết kế văn phòng được nhiều công ty lựa chọn là bởi giúp doanh nghiệp: tiết kiệm chi phí, giải pháp hữu ích cho các dịch vụ tiện ích, đem lại không gian làm việc sáng tạo, nội thất văn phòng hiện đại,… Ngoài ra việc thuê văn phòng còn là lời giải đáp đáng mừng cho bài toán đất đai hiện nay. 

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

“Hạch toán chi phí văn phòng như thế nào?” là câu hỏi của rất nhiều công ty, doanh nghiệp đặt ra. Dưới đây sẽ là hướng dẫn chi tiết đến bạn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty và của cá nhân để Start up có thể hiểu rõ. 

Hạch toán chi phí thuê văn phòng của công ty

Thuê văn phòng tại các tòa nhà của công ty là sự lựa chọn của đa số các doanh nghiệp. Được biết, tại các tòa nhà này chủ đầu tư đã cung ứng đầy đủ các loại dịch vụ cho bạn như: dịch vụ vệ sinh, dịch vụ thang máy, chỗ để xe, đồ nội thất làm việc, đội ngũ lễ tân bảo vệ,… Và việc của doanh nghiệp rất đơn giản. Bạn chỉ cần đến xem trực tiếp không gian phòng làm việc và ký hợp đồng thuê văn phòng. 

Mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Thế nhưng, khi thuê văn phòng của công ty sẽ có rất nhiều bất cập cho doanh nghiệp như: không gian làm việc cạnh tranh với nhiều công ty khác, diện tích làm việc còn hạn chế, chi phí đắt đỏ chi trả cho các loại dịch vụ tiện ích,… 

Cách hạch toán chi phí văn phòng khi thuê của doanh nghiệp

Cách hạch toán chi phí văn phòng khi thuê của doanh nghiệp

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước

Để thanh toán chi phí thuê văn phòng trả trước một cách hợp pháp. Doanh nghiệp cần dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê văn phòng. 

  • Nợ tài khoản 331
  • Có tài khoản 111, 112

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả theo tháng

Vào hàng tháng theo thời gian quy định của bên cho thuê sẽ yêu cầu bên thuê trả tiền. Theo như đúng hợp đồng vào đúng ngày thỏa thuận bên thuê phải có trách nhiệm thanh toán đầy đủ số tiền thuê văn phòng cho bên cho thuê. Điều này dựa vào:

  • Nợ tài khoản 154, 627, 641, 642
  • Có tài khoản 331, 111, 112

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả sau

Ví dụ: Doanh nghiệp A thuê văn phòng của công ty B từ tháng 1 – 7. Nhận hình thức thanh toán trả sau, tức sau 7 tháng hết thời hạn cho thuê Công Ty bên B sẽ xuất hóa đơn. Trường hợp thuê của cá nhân thì đến tháng thứ 7 bên A thanh toán dựa trên giấy tờ. 

  • Hàng tháng hạch toán: Nợ tài khoản 154, 627, 641, 642,… Có tài khoản 335
  • Khi thanh toán (khi nhận hóa đơn): Nợ tài khoản 335. Có tài khoản 111, 112 (trong trường hợp là khi thanh toán. Và có tài khoản 331 (trong trường hợp khi nhận được hóa đơn)

Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ

Là hình thức thanh toán phổ biến. Tức bên thuê (bên A) thuê của công ty B từ tháng 1 – 7. Với hình thức trả trước nhiều kỳ, bên A phải có trách nhiệm thanh toán 1 lần vào tháng 1. Cụ thể:

  • Nợ tài khoản 242: tổng số tiền. Nợ tài khoản 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty
  • Có tài khoản 331, 111, 112

 Lưu ý: Nếu chi phí thuê văn phòng khoảng >20.000.000

  • Thuê văn phòng của công ty, tổ chức (thanh toán có hóa đơn) =>> bắt buộc chi phí hạch toán phải truyền khoản.
  • Thuê văn phòng của cá nhân (không có hóa đơn, chỉ dựa trên giấy tờ thanh toán) =>> Chuyển khoản hay không chuyển khoản cũng được.

Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm 100.000.000 thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGGT, TNCN. 

Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm >100.000.000 thì nộp 3 loại thuế: thuế môn bài, GTGT, TNCN. 

Hạch toán chi phí thuê văn phòng của cá nhân

Thuê văn phòng của cá nhân cũng là một lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp. Được biết thuê văn phòng của cá nhân sẽ đáp ứng được hầu hết các lợi ích như thuê văn phòng của công ty đem lại. Tuy nhiên, việc thuê của cá nhân những lợi ích này còn khá hạn chế. 

Nếu thuê văn phòng của cá nhân bạn sẽ hoàn toàn an tâm về chi phí thuê rẻ, diện tích không gian phù hợp ít cạnh tranh. 

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng khi thuê của cá  nhân

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng khi thuê của cá  nhân

Quy định hạch toán chi phí thuê văn phòng của cá nhân

Theo điểm 2.5, khoản 2, điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định:

  • Chi tiền thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ dưới đây:
  • Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
  • Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
  • Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng của cá nhân

  • Trường hợp thuê nhà dưới 100 triệu/năm: Bên cho thuê có doanh thu dưới 100 tr/năm sẽ được miễn các loại thuế như TNCN, thuế GTGT và lệ phí môn bài. Đồng thời bên cho thuê phải đảm bảo: hợp đồng thuê nhà và chứng từ chứng minh việc thanh toán tiền thuê nhà thì chi phí thuê nhà của cá nhân sẽ được tính vào chi phí được trừ (chi phí hợp lý) khi tính thuế TNDN.
  • Trường hợp cá nhân cho thuê nhà có doanh thu trên 100 triệu/năm: Với trường hợp này thì phải đóng các loại thuế như: Lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Về tiền thuế sẽ nộp cho ai sẽ tùy vào thỏa thuận của 2 bên trước khi giao dịch.
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Một số chi phí khi thuê văn phòng

Các chi phí thuê văn phòng phải trả

Các chi phí khi thuê văn phòng mà bên thuê cần phải trả:

  1. Chi phí cố định, tiền thuê văn phòng
  2. Chi phí trừ hao cơ sở vật chất, nợ thất văn phòng
  3. Trả chi phí điện nước, hàng tháng
  4. Trả chi phí dịch vụ vệ sinh, quản lý tòa nhà
  5. Chi phí VAT (5% cho thuế giá trị gia tăng, 5% thuế thu nhập cá nhân và thuế môn bài)

Trên đây là lời giải đáp chi tiết về cách hạch toán chi phí thuê văn phòng. Hy vọng rằng với những hướng dẫn trên sẽ giúp Start up nắm rõ về cách chi trả các chi phí. Nếu doanh nghiệp gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc thanh toán chi phí thuê văn phòng hay thuê văn phòng. Thì hãy liên hệ ngay với Sea – Office theo hotline: 0919.813.444 để được tư vấn chi tiết và miễn phí

Bài viết gần đây


G

0919 813 444