Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Tìm hiểu ngay!

Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Tìm hiểu ngay!

Nhằm giúp doanh nghiệp hiểu được chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế  nào? Dưới đây Sea – Office – Địa chỉ cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu TP.HCM xin giới thiệu đến bạn cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới  nhất của nhà nước. 

Các trường hợp thuê văn phòng 

Để biết được chi phí thuê văn phòng hạch toán vào đâu và như thế nào? Trước tiên doanh nghiệp cần đảm bảo mình đã làm đủ các bước. Đồng thời có đủ điều kiện để được hạch toán theo quy định của nhà nước. Có 2 trường hợp thuê văn phòng và kèm thêm là các điều kiện như:

Thuê văn phòng của một công ty

Là hình thức công ty cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ, văn phòng truyền thống, văn phòng ảo,… Doanh nghiệp là người thuê dịch vụ của công ty dựa trên các yếu tố yêu cầu có sẵn mà đơn vị này đưa ra. Tuy nhiên với các yêu cầu nào, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo có đầy đủ các điều kiện hạch toán như:

  • Có hóa đơn đẩy đủ rõ ràng
  • Chứng từ thanh toán chi tiết minh bạch có dấu đỏ
  • Dựa trên hợp đồng
  • Phụ lục hợp đồng,…

Thuê văn phòng từ của cá nhân

Doanh nghiệp thuê văn phòng là nhà riêng, biệt thự hay văn phòng đã qua sử dụng của cá nhân, tổ chức nào đó. Với trường hợp này doanh nghiệp cần lưu ý thật kỹ các điều kiện hạch toán như:

  • Trên hợp đồng ghi cá nhân tự đi nộp thuế thì cần: Chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà
  • Trường hợp trên hợp đồng ghi bên thuê hoặc chủ nhà nộp thuế thì cần: Chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà, chứng từ nộp tiền thuế thay. 

Lưu ý: Giá trị thuê văn phòng > 20.000.000 VNĐ

  1. Thuê của công ty (có hóa đơn): bắt buộc thanh toán chi phí thuê văn phòng qua thẻ
  2. Thuê của cá nhân (không có hóa đơn): Có thể thanh toán bằng cả hai hình thức là chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp.
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Doanh nghiệp thuê văn phòng mới cần hạch toán chi phí thuê văn phòng

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Trả lời cho câu hỏi chi phí văn phòng hạch toán như thế nào. Trước tiên chúng ta cần tham khảo các thông tư về hạch toán chi phí. 

Thanh toán trước tiền thuê văn phòng

Nếu là khoản trả trước thì các Startup cần lưu ý hạch toán theo con số dưới đây: Nợ TK 331 ;Có 111, 112 

Còn nếu là khoản đặt cọc thì doanh nghiệp nên hạch toán như ví dụ sau: Start up thuê nhà làm văn phòng. Chi phí thuê sẽ là 10 triệu đồng/ tháng. Chủ nhà yêu cầu bên doanh nghiệp đặt cọc tiền thuê nhà là 10tr (khi kết thúc hợp đồng sẽ trả lại hoặc qua 1 năm sẽ trả,…)

Trả tiền thuê nhà làm văn phòng theo tháng

Đây là hình thức trả tiền theo tháng. Mỗi tháng sẽ nhận được hóa đơn thanh toán. 

Với trường hợp trả tiền thuê văn phòng theo tháng các Starup cần lưu ý: Nợ TK 154, 627, 641, 642,… Tùy từng mục đích mua nhà khác nhau, phục vụ bộ phận nào mà chủ doanh nghiệp đưa vào chi phí đó. 

Trả tiền thuê văn phòng sau

Trường hợp này được cụ thể: Bên A thuê văn phòng của công ty B trong khoảng thời gian từ 1 – 7 tháng. Bên A hẹn bên B thanh toán vào tháng 7, thì lúc này Công ty B mới xuất hóa đơn.
Hoặc bên A thuê công ty, văn phòng của cá nhân B trong khoảng thơi gian từ 1 – 7 tháng. Và đến tháng 7 thanh toán. 

  • Hạch toán hàng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642,…  (Có TK 335 phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa trả) 
  • Khi thanh toán (hay khi  nhận hóa đơn): Nợ TK 335. Có TK 111, 112 (nếu là khi thanh toán. Hoặc có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)

Trả tiền thuê nhà làm văn phòng trước nhiều kỳ

Trường hợp này được ví dụ cụ thể: Bên A thuê nhà của bên B từ tháng 1 – 7, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn sẽ hạch toán như sau)

  • Nợ TK 242: Tổng số tiền
  • Nợ TK 133, có TK 331, 111, 112

Định kỳ phân bố tài khoản trả trước. Với mục đích thuê văn phòng thì bên A phải trả chi phí TK tương ứng tại 642, 6422

Cách thanh toán chi phí thuê văn phòng

Cách thanh toán chi phí thuê văn phòng tùy thuộc vào nhiều yếu tố.

Chi phí thuê văn phòng hạch toán vào đâu ?

Trường hợp 1: Tổng chi phí thuê văn phòng < 100 triệu đồng/năm

Căn cứ vào thông tư 119/2014/TT-BTC về chi phí thuê văn phòng nhỏ hơn 100 triệu/năm sẽ được tính như sau:

“Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100 tr/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).

Để khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: (i)Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm; (ii) Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê.”

Hợp đồng thuê nhà từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng (theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)

  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn).
  • Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Ở đây doanh nghiệp có thể nộp thay chủ nhà hoặc chủ nhà tự đi nộp thuế, sau đó sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp.
  • Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC): Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại DN (Trên đó phải có chữ ký của GĐ hoặc người được ủy quyền)

Đây là những lưu ý chi phí thuê văn phòng hạch toán dưới 100 triệu/năm. Tuy nhiên, để đảm bảo nhanh chóng và chính xác nhất doanh nghiệp nên lưu ý người cho thuê sẽ phải nộp thuế môn bài. Mà không cần nộp các loại thuê khác như: thuế TNCN, thuế GTGT. Bên cạnh đó, người thuê nhà cũng không cần có hóa đơn thuê GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN 

Hạch toán chi phí văn phòng

Hạch toán chi phí văn phòng lớn hơn, nhỏ hơn 100 triệu là khác nhau

Trường hợp 2: tổng chi phí thuê văn phòng > 100 triệu/ năm

Đối với chi phí thuê văn phòng trên 100 triệu/ năm thì bạn bắt buộc cần nộp đủ 3 loại thuế đó chính là: thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN

  • Thứ nhất: quy định về đối tượng khai thuế là bên thuê nhà hoặc bên cho thuê:

Căn cứ vào thông tư 92/2015-BTC thì: Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.

  • Thứ 2: quy định về các loại thuế phải nộp

Các cá nhân thuê nhà hoặc cho thuê nhà cần đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp những khoản thuế bắt buộc sau đây:

Thuế Môn Bài: nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000đ/năm.

  • Thuế Giá trị gia tăng. thuế suất 5%
  • Thuế thu nhập cá nhân. thuế suất 5%

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mươi) của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.

  • Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 (chín mươi) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

Lời kết

Để nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Mời các bạn tham khảo dịch vụ cho thuê văn phòng tại Công ty Seaoffice. Tại đây chúng tôi sẽ có chuyên viên tư vấn các thủ tục hạch toán chi phí văn phòng. Chúng tôi tư vấn miễn phí và phục vụ từ A-Z cho các start up một cách tận tình và chuyên nghiệp nhất. 

Trên đây là thông tin về chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào và cách hạch toán ra sao. Hy vọng rằng với những góp ý trên Seaoffice sẽ giúp bạn nắm chắc cách hạch toán chi phí văn phòng. Từ đó start up không trở thành “gà mờ” trước các thủ tục thanh toán cho thuê văn phòng rườm rà. 

Bài viết gần đây