Định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng, thuê nhà làm văn phòng

Định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng- Hướng dẫn chi tiết

Những kiến thức kế toán thực sự quan trọng đối với một doanh nghiệp. Nó liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến các vấn đề  của công ty, đặc biệt là tài chính, pháp luật. Chính vì thế, việc định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng trong hoạt động của doanh nghiệp cũng rất quan trọng. Dưới đây sẽ là hướng dẫn bạn cách định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng , hay cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng,… mà doanh nghiệp nào cũng cần làm!

Một số câu hỏi liên quan đến định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng

Đây là những thắc mắc liên quan đến định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng mà không chỉ có người trong nghề,  mà bất cứ cá nhân, doanh nghiệp nào mong muốn hoạt động kinh doanh, hoạt động trên mô hình doanh nghiệp cũng đều thắc mắc.

Chi phí thuê nhà, chi phí thuê văn phòng được hạch toán như thế nào? Nếu như chi phí này trả hàng tháng, trả trước, hoặc trả theo định kì thì cần phải làm gì? Nếu muốn hạch toán tiền thuế để nộp cho chủ nhà thì cần làm như thế nào?… Và còn có rất nhiều những thắc mắc có liên quan đến định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng mà bạn đang quan tâm.

Định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng

Trong khuôn khổ nội dung bài viết dưới đây, Sea Office sẽ cùng bạn tìm kiếm câu trả lời. Hướng dẫn bạn hiểu rõ hơn vấn đề và cách định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng. Đây thực sự là kiến thức, kinh nghiệm cần thiết trong hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào!

Hướng dẫn cách định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng như sau:

Thứ nhất: Điều kiện định khoản

Để ghi nhận được khoản tiền chi phí thuê nhà, thuê văn phòng là một khoản chi phí hợp lệ.

Thì trước tiên, bạn phải cần xác định rõ các vấn đề sau:

+ Nếu như bạn thuê công ty cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, nhà làm văn phòng: Bạn cần xác minh hóa đơn, hoặc là chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng… rõ ràng.

+ Nếu như bạn thuế cá nhân thì cần:

  • Nếu trên hợp đồng ghi là: Cá nhân tự đi nộp thuế thì bạn cần phải có: Hợp đồng thuê nhà và chứng từ thanh toán hợp lệ.
  • Nếu như trên bản hợp đồng ghi là: Bên thuê nôp thuế thay chủ nhà thì cần có các giấy tờ như sau: Hợp đồng thuê nhà, cần chứng từ thanh toán và chứng từ nộp tiền thuế thay. Nếu như trong trường hợp này, thì sẽ không có hóa đơn. Bởi vì các cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ nữa.

Nếu giá trị của thuê văn phòng lớn hơn 20.000.000đ thì bạn cần phải xử lý như sau:

  • Nếu thuê của công ty, dịch vụ ( tức là cần có hóa đơn chứng từ) thì bắt buộc phải chuyển khoản qua tài quản của công ty.
  • Nếu thuê của cá nhân ( Tức là trường hợp không có hóa đơn) thì không cần phải chuyển khoản cũng được chấp nhận.

Đây là những điều kiện mà bạn cần phải nắm được trước khi định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng. Sau khi xác định rõ những điều kiện trên, bạn có thể tiến hành theo các bước như sau:

Thứ hai: Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Trường hợp 1:

Nếu như tiến hành thanh toán trước ( trường hợp này cần dựa vào chứng từ thanh toán, dựa trên hợp đồng thuê nhà)

Nợ TK 331

Có 111, 112.

Bạn cũng nên lưu ý trong trường hợp này, nếu như đây là khoản trả trước thì sẽ hạch toán như cách trên. Nhưng nếu đây là khoản đặt cọc thì để đảm bảo hợp đồng thực hiện, bạn sẽ hạch toán theo cách hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Trường hợp 2:

Nếu bạn trả tiền thuê văn phòng theo tiền trả hàng tháng , trường hợp hàng tháng được nhận hóa đơn cũng tương đồng. Lúc này, định khoản như sau:

Nợ TK 154, 627, 641, 642, …. ( Điều này phụ thuộc vào mục đích sử dụng của bạn khi thuê văn phòng để làm gì? Phục vụ vào bộ phận nào các bạn đưa nó vào chi phí đó).

Có TK: 331, 111, 112

Trường hợp 3:

Nếu trả tiền thuê văn phòng sau ( hoặc nhận được hóa đơn sau).

Để giúp bạn hiểu hơn về trường hợp này, lấy ví dụ về cách định khoản như sau: Nếu như công ty bạn thuê văn phòng của một công ty, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ A nào đó từ tháng 1 cho đến tháng 6. Nhưng khi thuê cho đến khi sử dụng không thanh toán. Mà mãi đến tận tháng 6 mới thanh toán tiền thuê văn phòng. Thì lúc này, công ty A mà bạn thuê dịch vụ đó mới xuất hóa đơn chứng từ).

Nếu như công ty bạn thuê nhà cá nhân từ tháng 1 đến tháng 6 nhưng đến tháng 6 mới thanh toán. Thì lúc này, cách hạch toán tiền thuê văn phòng như sau:

+ Hàng tháng hạch toán:

Nợ TK 154, 672, 642 , và 642,…( Mức này phụ thuộc vào mục đích bạn thuê làm gì, bạn sử dụng văn phòng phục vụ cho bộ phận nào? Thì sẽ đưa hóa đơn vào chi phí đó)

Có TK: 335 ( Đây là khoản phát sinh chi phí song thực tế bạn vẫn chưa chi trả)

+ Khi thanh toán ( hoặc khi bạn nhận hóa đơn)

Nợ TK 335

Có TK 111, 112 ( Là khi thanh toán)

Có TK 331 ( Là khi nhận được hóa đơn)

Trường hợp 4:

Đây là trường hợp nếu như bạn trả tiền thuê nhà, thuê văn phòng trước nhiều kỳ.

Để giải thích cho bạn hiểu hơn về trường hợp này, chúng tôi sẽ lấy ví dụ  như sau: nếu như bạn thuê nhà, thuê văn phòng từ tháng 1 cho đến tháng 6. Bạn thanh toán 1 lần vào tháng 1 hoặc vào thời điểm đó bạn nhận được hóa đơn thì trong trường hợp này, bạn sẽ hạch toán chi phí như sau:

Nợ TK 242: Là tổng số tiền

Nợ TK 113: ( Nếu trường hợp này có hóa đơn GTGT thì sẽ thuê nhà của công ty)

Có TK: 331, 111, 112

  • Định kỳ sẽ phân bổ chi phí thuê văn phòng phải trả trước đó ( Điều này phụ thuộc vào mục đích thuê nhà để làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng để hạch toán.

Ví dụ như: Nếu bạn thuê nhà để làm văn phòng làm việc, với mục đích là quản lý thì đưa về 642, 6422,

Cách hạch toán tiền thuê nhà cá nhân làm văn phòng được tính như sau:

Dựa vào thời gian: Ngày 1/1/2018

Hạch toán trả trước sẽ được dựa vào hợp đồng và phiếu chi

Nợ TK 331: 10.000.000

Có TK 111: 10.000.000

Ngày 5/1/2018

Khi bạn thanh toán nốt số tiền còn lại cho chủ nhà theo diện cá nhân:

Nợ TK 331: 110.000.000

Có TK: 111, 112: 110.000.000

Khi bạn căn cứ vào chứng từ nộp tiền thuế thay: Khi đó:

Nợ TK 242: 13.633. 332

Có TK 111, 112: 13.633.332

Nếu trong trường hợp mà doanh nghiệp của bạn thuê tài sản của cá nhân để sử dụng mà trong tại hợp đồng thuê nhà cá nhân làm văn phòng khi thuê tài sản lại có thỏa thuận cho thuê tài sản chưa bao gồm thuế ( VAT, thuế TNCN) Và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân đó thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đi tổng số tiền mà bạn thuê tài sản bao gồm cả phần thuế được nộp thay cho cá nhân.

Kết luận dịch vụ

Trên đây là định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng, nhà làm văn phòng mà bất cứ doanh nghiệp, cá nhân nào có ý định thành lập công tythuê văn phòng cần nắm vững. Những yêu cầu về thuế, luật pháp luôn khiến cho nhiều người cảm thấy khó khăn trong quá trình tiếp cận. Chính vì thế, việc sử dụng dịch vụ thuế, kế toán… là điều thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp hiện nay. Bạn cần sử dụng dịch vụ kế toán, báo cáo thuế, hay dịch vụ cho thuê văn phòng… đều có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn!

Sea Office rất hân hạnh được đồng hành cùng hoạt động của quý doanh nghiệp, đối tác. Và đảm bảo được các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ!

Liên hệ với Sea Office để được tư vấn kĩ hơn về định khoản nghiệp vụ thuê văn phòng và những điều liên quan bạn cần biết nhé!

Website:https://seaoffice.vn/

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


0919813444