Định khoản tiền thuê văn phòng như thế nào thì hợp lý, hiệu quả

Định khoản tiền thuê văn phòng như thế nào?

Tiền thuê văn phòng, hay nói một cách chuyên môn hơn là chi phí thuê mặt bằng của các cơ sở, đơn vị, tổ chức chiếm một khoản tiền không nhỏ hàng tháng. Chính vì thế mà các khoản chi phí được sử dụng để chi trả cho tiền thuê văn phòng phải được định khoản một cách rõ ràng. Đối với những công ty có thâm niên làm việc lâu năm, việc định khoản hoàn toàn dễ dàng và có thể thực hiện theo một trong nhiều khung thời gian nhất định. Trong trường hợp công ty bạn mới thành lập, và bạn đang thắc mắc định khoản tiền thuê văn phòng như thế nào thì bài viết này là dành cho bạn. Cùng tìm hiểu nhé.

Thế nào là định khoản?

Trước tiên để có thể hiểu được tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào bạn cần phải nắm rõ khái niệm về định khoản kế toán trước. Từ đó bạn có thể dễ dàng nắm bắt những thông tin liên quan đến nghiệp vụ của kế toán liên quan đến việc định khoản.

Định khoản kế toán là phương pháp xác định ghi chép số tiền của nghiệp vụ kế toán tài chính. Được phát sinh vào bên Nợ và bên Có của tài khoản kế toán có mối liên quan. Trên thực tế có hai loại định khoản kế toán tiền thuê văn phòng. Đó là định khoản kế toán đơn giản và kế toán phức tạp.

Định khoản tiền thuê văn phòng

Định khoản là công việc quen thuộc của kế toán

Thế nào là kế toán định khoản tiền thuê văn phòng đơn giản?

  • Đó là loại định khoản kế toán chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp. Không có sự xuất hiện của loại tài khoản thứ ba.

Thế nào kế toán định khoản tiền thuê văn phòng phức tạp?

  • Đó là khi định khoản kế toán có 3 loại tài khoản kế toán tổng hợp trở lên. Loại định khoản này đòi hỏi người kế toán phải có trình độ chuyên môn nhất định.
  • Hiểu một cách nôm na, định khoản kế toán là việc kế toán phải xác định tài khoản nào ghi Nợ; tài khoản nào ghi Có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế được xác định. Do đó, định khoản tiền thuê văn phòng khi kế toán báo cáo hạch toán tiền thuê nhà/ thuê văn phòng/ thuê cơ sở sản xuất một cách chi tiết như: trả trước, trả sau, trả hàng tháng hay trả theo năm cho phía cho thuê.
  • Xét theo khái niệm thì việc định khoản tiền thuê văn phòng được liệt vào danh sách định khoản đơn giản.

Các bước định khoản kế toán được tiến hành như thế nào?

Định khoản kế toán được thực hiện theo quy trình như sau:

  • Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan ( tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh ). Kế toán liên quan có thể là kế toán nội bộ, hoặc kế toán xuất nhập khẩu ( đối với những công ty, đơn vị xuất nhập khẩu).
  • Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán trong bước 1. Để làm được việc này, cần lấy số liệu tài khoản từ bảng tài khoản đã được hệ thống hóa của chế độ kế toán do doanh nghiệp áp dụng.
  • Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng. ( Giá tăng hay giảm)
  • Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, và TK ghi Có.
  • Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản khác nhau.
Định khoản tiền thuê văn phòng -1

Định khoản tiền thuê văn phòng thực hiện định kỳ

Những nguyên tắc cần nhớ khi định khoản tiền thuê văn phòng

Khi định khoản kết toán, bạn cần phải tuân thủ và bảo đảm thực hiện đúng theo những nguyên tắc sau đây:

  • Nguyên tắc 1: Bên Nợ ghi trước, sau đó ghi bên Có.
  • Nguyên tắc 2: Nghiệp vụ biến động tăng ghi vào một phía, ngược lại nghiệp vụ biến động giảm ghi vào một phía.
  • Nguyên tắc 3: Dòng ghi nợ bắt buộc phải được biểu diễn sole với dòng ghi có.
  • Nguyên tắc 4: Tổng giá trị bên nợ tương đương với tổng giá trị bên có.
  • Nguyên tắc 5: Số dư có thể ở cả phía bên Nợ và bên Có.

Định khoản tiền thuê văn phòng như thế nào?

Áp dụng quy trình chuẩn và nguyên tắc trên, doanh nghiệp có thể định khoản tiền thuê văn phong như sau:

Bước 1: Xác định chủ thể cho doanh nghiệp thuê văn phòng.

Trước tiên bạn cần phải biết được, phía cho thuê văn phòng là công ty hay chủ thuê cá nhân. Điều này mang tính quyết định đối với hoạt động định khoản tiền thuê văn phòng sau này. Ta xét hai trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Nếu thuê văn phòng của công ty: Cần chuẩn bị hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng và phụ lục hợp đồng.

Trường hợp 2: Nếu thuê văn phòng của chủ thể cá nhân thì cần lưu ý những vấn đề sau đây:

  • Nếu như cá nhân tự nộp thuế thì cần chuẩn bị những giấy tờ như: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
  • Nếu như  bên thuê nhà nộp thuế thay cho chủ nhà thì cần những loại giấy tờ như: hợp đồng thuê nhà, những chứng từ chứng minh cho việc thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay cho chủ nhà.

Trong bước 1 bạn còn cần các định rõ, nếu như giá trị khoản tiền thuê văn phòng lớn hơn 20 triệu đồng và bạn thuê của công ty, bắt buộc phải chuyển khoản. Nếu như giá trị tiền thuê lớn hơn 20 triệu đồng và thuê của cá nhân thì không cần chuyển khoản.

Bước 2. Định khoản theo từng trường hợp cụ thể

1. Xét trường hợp nếu như doanh nghiệp đã thanh toán trước chi phí thuê văn phòng – gọi tắt là Trả Trước ( trường hợp này cần dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê để xác định), kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 331, Có 111; 112.

Tham khảo ngay” Định khoản trả trước tiền thuê văn phòng” chi tiết

2. Xét trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng, hoặc hàng tháng doanh nghiệp nhận được hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642. Bộ phận kế toán cần xem xét thuê nhà làm gì, thuê theo mục đích nào, phục vụ bộ phận nào trong doanh nghiệp, người kế toán sẽ đưa vào chi phí cụ thể như sau: Có TK 331, 111, 112.

3. Xét trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau ( hoặc doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau). Để làm rõ cho trường hợp này, ta xét ví dụ minh họa như sau:

Ví dụ: Công ty ABC thuê tòa nhà số 1 của công ty XYZ để làm văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6/2019 nhưng không thanh toán vào tháng 1/2019 mà thanh toán vào tháng 6/2019. Lúc này công ty XYZ mới xuất hóa đơn VAT cho công ty ABC.

Trong trường hợp này chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:

+ Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( Có thể căn cứ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ cho những bộ phần nào các kế toán có thể đưa vào chi phí đó)

Có TK: 335 ( TK phát sinh chi phí nhưng thực tế doanh nghiệp chưa chi trả)/

+ Khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp ABC nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán), hoặc có tài khoản 331 ( nếu khi nhận được hóa đơn).

Bước 3: Xác định xu thế biến động của đối tượng ( tăng hay giảm)

  • Trên thực tế, tiền thuê văn phòng được định khoản đến bước số 2 là đã xong công việc tới 80%. Trong bước thứ 3, việc xác định xu thế biến động của đối tượng tăng hay giảm được thực hiện với mục đích đưa ra dự toán chi phí cho thời gian tới. Bước 3 phù hợp với những trường hợp như doanh nghiệp mua bán hàng hóa. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng thì tiền thuê nhà sẽ được xác định dựa trên những gì mà cả hai bên cùng thỏa thuận. Có thể bỏ qua bước này.

Bước 4. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

Đối với việc định khoản chi phí thuê văn phòng được trả trước nhiều kỳ, ta sẽ xét tài khoản ghi Nợ tài khoản ghi Có như sau:

Ví dụ: Thuê nhà từ tháng 1 – tháng 6/2019, doanh nghiệp thanh toán 1 lần vào tháng 1. Chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:

  • Nợ TK 242: Tổng số tiền.
  • Nợ TK 122: ( Nếu ta có hóa đơn GTGT cho việc thuê nhà của công ty)
  • Có TK: 331; 111; 112.

Bước 5: Xác định số tiền từng tài khoản khác nhau

Kế toán dựa trên việc định khoản chi phí thuê nhà có thể xác định số tiền từng tài khoản như sau:

  • Nợ TK 642: 11.136.111 ( Mục đích thuê làm văn phòng)
  • Có TK 242: 11.136. 111 ( Gồm tiền thuê tài sản + tiền thuế nộp thay)

Những lưu ý cần nhớ khi định khoản tiền thuê văn phòng

Quy trình định khoản cần tiến hành kịp thời

  • Thứ nhất, định khoản thanh toán thuê văn phòng cần phải thực hiện nhanh chóng. Với mỗi một lĩnh vực riêng, việc thực hiện kịp thời lúc nào cũng ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Đặc biệt là trong lĩnh vực hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu. Thế nhưng, trên thực tế có không ít doanh nghiệp chậm trễ trong việc định khoản tiền thuê văn phòng. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Mà còn ảnh hưởng tới việc quyết toán thuế của doanh nghiệp đối với cơ quan thu thuế. Chính vì lẽ đó, doanh nghiệp cần phải định khoản tiền thuê văn phòng một cách nhanh chóng.

Giao việc đúng người – đúng chức năng nhiệm vụ

  • Thứ hai, việc định khoản tiền thuê văn phòng cần giao cho người có năng lực chuyên môn thực hiện. Cụ thể là kế toán nội bộ doanh nghiệp. Như bạn đã biết, trong doanh nghiệp có rất nhiều dạng kế toán. Ví dụ như: kế toán lương, kế toán xuất nhập khẩu. Doanh nghiệp càng lớn thì hệ thống kế toán càng nhiều. Bởi thế cho nên, việc định khoản tiền thuê văn phòng được phân công cho kế toán nội bộ. Khoản tiền thuê sẽ được thực hiện ngay khi doanh nghiệp phát sinh giao dịch.
Định khoản tiền thuê văn phòng -2

Cần thực hiện việc định khoản tiền thuê văn phòng theo quy trình cụ thể

Rà soát nhật ký chung của doanh nghiệp

  • Thứ ba, cần xem nhật ký chung của doanh nghiệp các năm trước. Theo như rất nhiều lời khuyên của các chuyên viên kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp qua nhiều năm, sẽ có nhiều nghiệp vụ giống nhau. Chính vì thế khi bạn xem lại nhật ký chung, bạn sẽ biết được rằng những loại nghiệp vụ đó được thực hiện như thế nào. Từ đó đưa vào thực tiễn công việc sẽ dễ dàng hơn.

Đọc kỹ chế độ kế toán của doanh nghiệp

  • Bên cạnh đó, cần đọc kỹ chế độ kế toán của doanh nghiệp. Điều này giúp cho việc định khoản kế toán chính xác. Rất nhiều chuyên viên kế toán mới làm việc thường bỏ qua bước này. Mà không biết rằng đây mới là nguồn thông tin quan trọng nhất. Nguồn thông tin này cho phép kế toán thực hiện đúng công việc của mình. Về phía doanh nghiệp cũng cần đẩy mạnh công tác quản lý và sử dụng hồ sơ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể triển khai công việc được dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây cũng là bí quyết chung của rất nhiều doanh nghiệp thành công trên thương trường.

Sea Office tin rằng, việc định khoản tiền thuê văn phòng không hề khó khăn. Chỉ cần làm việc theo đúng quy trình nhất định. Chắc chắn doanh nghiệp sẽ gặt hái thành công nhất định.

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có thể biết được cách định khoản tiền thuê văn phòng. Trong những bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ cùng nhau tìm hiểu những thông tin mang tính chuyên môn. Chúc các bạn có thể làm việc thật hiệu quả.

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


]}
0919813444