Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý như thế nào

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý như thế nào

Liên quan tới vấn đề hạch toán chi phí thuê văn phòng, nhiều khách hàng khi đến với Sea Office đều có chung thắc mắc “Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý như thế nào?”. Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn giải đáp vấn đề này.

Quy định của pháp luật về chi phí thuê nhà làm văn phòng không có hóa đơn

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng. Theo quy định của pháp luật thì không cấp hóa đơn lẻ của cơ quan thuế cho các cá nhân cho thuê tài sản, trong đó có cả bất động sản. Vậy thì, trong trường hợp này, doanh nghiệp cần làm những gì để hợp lý chi phí thuê nhà làm văn phòng. Để giải đáp vấn đề này, các bạn có thể tham khảo thêm Thông tư 96 năm 2017, cụ thể như sau:

Tổng chi phí thuê nhà/văn phòng của doanh nghiệp nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc nhỏ hơn 8,4 triệu/tháng

Quy trình xử lý hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Trường hợp những hộ gia đình/cá nhân cho doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng. Mà tổng số tiền thuê nhà nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc nhỏ hơn 8,4 triệu/tháng. Thì cá nhân/ hộ gia đình không phải khai nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Và cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ. Như vậy doanh nghiệp cũng sẽ không có hóa đơn- chứng từ đối chứng để ghi nhận hạch toán kế toán.

Để hợp lý hóa khoản chi phí thuê nhà làm văn phòng, cần phải thưc hiện theo quy trình sau:

  • Chủ nhà nộp tiền thuế môn bài hàng năm: 1 triệu/năm
  • Hồ sơ khai thuế môn bài bao gồm: Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm thông tư 156/2013/TT-BTC. Hồ sơ khai nộp tại Chi cục thuế nơi quản lý địa điểm cho thuê.

Như vậy, hộ gia đình/cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân. Mà chỉ phải nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp đi thuê, do đó, cũng không cần phải có hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ nộp thuế thu nhập cá nhân của chủ nhà. Tuy nhiên phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ.

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Cá nhân cho thuê thường không có hóa đơn giá trị gia tăng nếu tiền thuê không đạt mức đóng

Hồ sơ chứng từ hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Một bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ bao gồm:

  • Hợp đồng thuê nhà, có chữ ký pháp lý đầy đủ giữa các bên. Từ ngày 1/7/2015, theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế thì hợp đồng không bắt buộc phải công chứng.
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà. Có thể chuyển khoản hoặc không. Theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, không có hóa đơn không nhất thiết phải chuyển khoản.
  • Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà. Hồ sơ và thuế môn bài do chủ nhà tự đi nộp hàng năm. Hoặc doanh nghiệp cũng có thể nộp hộ. Sau đó cơ quan Thuế sẽ xuất chứng từ và gửi lại doanh nghiệp.
  • Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC): Lập khi nào trả tiền thuê nhà, và lưu tại doanh nghiệp. Trên đó phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền.

Chi phí thuê nhà/văn phòng lớn hơn 100 triệu/năm hoặc lớn hơn 8,4 triệu/tháng

Đối với trường hợp hai, chủ nhà ngoài phải nộp thuế môn bài còn phải nộp thêm thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng.

Quy định về nghĩa vụ thuế

Khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC quy định:

– Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc

– Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.

(Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC quy định trước đây thì người đi thuê không được kê khai thuế mà chỉ có bên cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế.)

Cá nhân/hộ gia đình có nhà cho thuê phải nộp các loại thuế bắt buộc sau:

  • Thuế môn bài. Trường hợp thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm. Nếu thuê vào 6 tháng cuối năm thì phí đóng là 500.000đ/năm.
  • Thuế giá trị gia tăng= Doanh thu x 5%
  • Thuế thu nhập cá nhân = Doanh thu x 5%

Hồ sơ thuê nhà

  • Hợp đồng thuê nhà, có chữ ký pháp lý đầy đủ giữa các bên. Từ ngày 1/7/2015, theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế thì hợp đồng không bắt buộc phải công chứng.
  • Chứng minh thư photo công chứng của cá nhân cho thuê nhà
  • Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính).
  • Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà/hộ gia đình. Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể đi nộp thuế thay cho chủ nhà. Nếu trong hợp đồng có sự thỏa thuận của hai bên.
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT)

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Những lưu ý chung khi hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Để ghi nhận chi phí thuê văn phòng là chi phí hợp lệ, mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo có đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ.

  • Nếu thuê của tổ chức, công ty: Hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng
  • Nếu thuê của cá nhân. Trường hợp hợp đồng thỏa thuận cá nhân tự đi nộp thuế. Thì cần có hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán. Nếu bên thuê nộp thuế thay chủ nhà. Thì ngoài hợp đồng, chứng từ, phải có thêm chứng từ nộp thuế thay.

Một chú ý, nếu giá trị tiền thuê lớn hơn 20 triệu đồng thì:

  • Nếu thuê của tổ chức/ công ty=> chuyển khoản và có xuất hóa đơn.
  • Nếu thuê của cá nhân/ hộ gia đình => có thể chuyển khoản hoặc không vì không có hóa đơn.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn -1

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý như nào

Thời điểm thanh toán hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

Trả trước

Trong trường hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước, ghi nhận như sau:

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112

Trong trường hợp có đặt cọc trước để giữ nhà/ phòng. Thì bên đi thuê cần hạch toán như sau:

  • Khi nhận tiền đặt cọc

Nợ TK 244: Cầm cố, thế chấp, ký cược (Nếu theo thông tư 200)

Hoặc Nợ TK 1386: Phải thu khác (Nếu theo thông tư 133)

Có TK 111, 112

  • Khi nhận lại tiền đặt cọc

Nợ TK 111, 112

Có TK 244

Hoặc Có TK 1386

  • Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện theo đúng cam kết, bị doanh nghiệp nhận lại tiền đặt cọc. Phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền đặt cọc

Nợ TK 811: Chi phí khác (số tiền bị trừ)

Có TK 244

Hoặc Có TK 1386

  • Trường hợp dùng khoản tiền đặt cọc thanh toán cho người cho thuê

Nợ TK 331

Có TK 244

Hoặc Có TK 1386

Trả hàng tháng hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

  • Nếu doanh nghiệp trả tiền thuê nhà hàng tháng hoặc nhận hóa đơn thuê nhà hàng tháng
  • Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy vào mục đích thuê nhà)
  • Có TK 331, 111, 112: Số tiền thuê nhà

Trả sau

Nếu trả tiền sau hoặc nhận hóa đơn sau

  • Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn hàng tháng.

Nợ TK  154, 627, 641, 642

Có TK  335: Chi phí phải trả (thời điểm phát sinh chi phí thực tế nhưng chưa thanh toán)

  • Khi thanh toán hoặc nhận hóa đơn

Nợ TK 335

Có TK 111, 112 (trường hợp thanh toán)

Hoặc Có TK 331: Phải trả người bán (trường hợp nhận hóa đơn)

Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn -2

Tùy vào thời điểm thanh toán để hạch toán chi phí thuê văn phòng

Trả trước nhiều kỳ hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn

  • Trả trước tiền thuê nhà đối với hợp đồng dài hạn. Có thể từ 6 tháng, 1 năm hoặc hơn

Nợ TK 242: Tổng số tiền thanh toán trước

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (trường hợp thuê nhà của tổ chức, doanh nghiệp có hóa đơn)

Có TK 331, 111, 112

  • Hạch toán hàng kỳ. Lấy số tiền tổng chia đều cho các kỳ và ghi nhận chi phí như sau

Nợ TK 154, 627, 641, 642

Có TK 242

Kết luận

Tùy thuộc vào chi phí mà doanh nghiệp thuê phải trả. Tùy thuộc vào đối tượng cho thuê nhà làm văn phòng có được cấp hóa đơn hay không. Mà doanh nghiệp cần phải chuẩn bị bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ đi kèm. Đặc biệt là các chứng từ liên quan tới nghĩa vụ thuế. Nhằm bảo vệ chi phí thuê và đưa ra bằng chứng xác thực của doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Mọi thông tin cần tư vấn hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xin vui lòng liên hệ hotline để được tư vấn cụ thể nhất!

Bài viết gần đây


G

0919 813 444