Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng chính xác và hợp lý

Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng và những điều bạn cần chú ý

Một trong những công việc không thể thiếu đối với tài chính của một công ty hay cửa hàng nhỏ chính là hạch toán. Trong số đó thì hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng là một khoản thường niên nhất. Khi hạch toán chi phí thuê văn phòng bạn cần phải chú ý rất nhiều vấn đề. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu chi tiết về vấn đề hạch toán các chi phí về thuê văn phòng nhé!

Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng cần tuân thủ theo đúng hợp đồng thuê nhà

Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng một cách chính xác và rõ ràng. Vì vậy, việc đầu tiên bạn cần chính là hợp lý hóa tất cả các loại giấy tờ. Và hợp đồng thuê nhà hay thuê văn phòng là một văn bản cần chú ý nhất. Hợp đồng sẽ phải gồm những điều khoản sau:

  • Quy định giá tiền thuê văn phòng và chi tiết cụ thể thời gian thanh toán tiền thuê văn phòng
  • Thời hạn của hợp đồng là bao nhiêu?
  • Những điều khoản đối với việc chấm dứt hợp đồng.
  • Sự xác nhận đồng ý của 2 bên và 1 bên làm chứng.
Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng

Hạch toán thuê văn phòng rất cần thiết.

Tất cả cả các thông tin cần thiết, bạn đều nên cho ghi rõ vào hợp đồng. Để quá trình hạch toán chi phí khi thuê nhà làm văn phòng được rõ ràng hơn.

Một bộ sơ đầy đủ để có thể thuê văn phòng

Ngoài hợp đồng thuê nhà làm văn phòng, để có thể rõ ràng tất cả các khoản tiền để hạch toán, bạn nhất định sẽ phải chuẩn bị những giấy tờ sau:

  • Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty hoặc cá nhân, các giấy tờ tùy thân của người chủ, người đại diện công ty.
  • Hộ khẩu hoặc giấy tờ xác định địa chỉ thường trú tạm vắng của cả 2 bên thuê và cho thuê nhà.
  • Bản sao của chứng nhận quyền sử dụng đất.
  • Và bản sao của hợp đồng thuê  văn phòng.

Từ những giấy tờ trên, theo quy định, bạn sẽ phải đóng một số các khoản như thuế GTGT,…

Tham khảo thêm ” Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty” chi tiết tại đây!

Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng theo đúng thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng

Đối với mỗi một phương thức thanh toán tiền thuê nhà làm văn phòng thì bạn sẽ có hạch toán chi phí thuê là khác nhau. Và hiện nay có 4 kiểu thanh toán tiền văn phòng như sau:

Thanh toán trả trước hằng tháng

  • Bạn sẽ phải trả tiền phòng cho chủ nhà vào đầu tháng kèm theo các khoản phát sinh trong quá trình sử dụng như hóa đơn tiền điện, tiền nước,…

Thanh toán trả trước theo định kỳ.

  • Trong hợp đồng thuê nhà làm văn phòng sẽ phải có đề cập đến thông tin này. Ví dụ như hai bên đã thỏa thuận trả định kỳ 3 tháng. Tháng đầu tiên, phía bên thuê sẽ phải chuyển tiền cho chủ văn phòng. Như vậy việc hạch toán sẽ được diễn ra ngày tháng thứ nhất trong kỳ hạn 3 tháng.

Thanh toán trả trước

  • Tức là bên phía người thuê văn phòng sẽ tiến hành đưa cho chủ nhà khoản tiền trong quá trình thuê. Khoản tiền này, bạn đừng nhầm với tiền cọc nhé. Có rất nhiều trường hợp khi hạch toán phí thuê văn phòng đã nhầm lẫn giữa 2 khoản này với nhau

Thanh toán trả sau

  • Khác với các phương thức trên, đây là phương thức bạn sẽ chuyển cho chủ nhà số tiền thuê sau một thời gian nhất định. Ví dụ theo hợp đồng, sau 6 tháng bạn thanh toán 1 lần. Như vậy tới tháng thứ 6 bạn sẽ phải chuyển tiền cùng với các chi phí liên quan cho chủ nhà.
Hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng tại TPHCM

Chú ý khi hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng.

Như vậy, tùy theo từng cách thanh toán tiền thuê nhà làm văn phòng mà hạch toán phí cho thuê nhà làm văn phòng sẽ diễn ra tại thời điểm với tần suất khác nhau.

Thuế – Khoản tiền bạn cần chú ý khi hạch toán phí cho thuê nhà làm văn phòng

Thuế là một phần không thể thiếu được trong đời sống và nhất là trong kinh doanh. Vì vậy, vấn đề về thuế là một trong những điểm bạn cần chú ý nhiều khi hạch toán phí thuê văn phòng. Để có thể hạch toán một cách rõ ràng, bạn cần:

  • Tham khảo ý kiến của người có chuyên môn
  • Đọc kỹ các quy định về các mức thuế cần đóng
  • Chú ý một số trường hợp đặc biệt để có thể hạch toán chính xác.

Một số trường hợp về thuế bạn hay gặp khi hạch toán chi phí thuê văn phòng

Thuế thực sự là một trong những yếu tố không thể bỏ qua khi hạch toán chi phí thuê văn phòng. Bởi bạn sẽ rất dễ bị nhầm lẫn và có rất nhiều các khoản nhỏ bên trong đó. Vì vậy khi hạch toán, bạn hãy thật cẩn trọng. Sau đây là một số trường hợp mà bạn có thể gặp phải khi hạch toán phí cho thuê văn phòng:

Trường hợp 1

  • Cá nhân không có kinh doanh không cho công ty, cá nhân thuê nhằm mục đích không kinh doanh. Khi đó, bạn chỉ cần nộp thuế mà không cần nộp thêm hóa đơn. Tức  bạn sử dụng văn phòng vào mục đích làm kho. Với trường hợp này, bạn cần chú ý đến doanh thu của doanh nghiệp. Vì với dưới 100 triệu doanh thu 1 năm thì công ty sẽ không cần phải dùng đến hóa đơn tài chính. Và bên đi thuê sẽ phải nộp thuế cho bên cho thuê.

Trường hợp 2

  • Nếu mức doanh thu lớn hơn 100 triệu cùng với điều kiện như trên, bên thuê nhà nộp thuế thay cho chủ văn phòng. Trường hợp này, công ty sẽ được miễn thuế cùng với đó là yêu cầu hớ đơn hạch toán tiền thuê văn phòng. Bạn chỉ cần phải đóng 5% thuế GTGT, 5% thuế TNCn cùng với thuế môn bài.

Trường hợp 3

  • Nếu các nhân thuê văn phòng và tổng tiền thuê nhà ít hơn 100 triệu thì phía bạn sẽ được miễn một số loại thuế TNCN, GTGT,… Với môn bài, một số trường hợp được miễn. Bạn nên chú ý vào các trường hợp doanh thu dưới 100 triệu. Đặc biệt nếu bạn là cá nhân sản xuất muối, hoạt động kinh doanh không thường xuyên, các trường hợp đánh bắt nuôi trồng thủy hải sản

Trường hợp 4

  • Nếu về phái công ty thuê với số tiền lớn 100 triệu và doanh nghiệp không nộp thay cho chủ văn phòng. Khi đó cá nhân phải mua hóa đơn và nộp thuế GTGT, cùng với thuế TNCN.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng -2

Hạch toán thuê văn phòng có nhiều trường hợp khác nhau.

  • Trên đây là  một số trường hợp mà bạn sẽ thường gặp phải khi hạch toán chi phí thuê văn phòng. Việc tham khảo và đọc thật kỹ các quy định về thuế sẽ giúp cho bạn dễ dàng hạch toán hơn. Và khi đó, các vấn đề hạch toán được rõ ràng hơn.

Kết luận về những chú ý hạch toán phí cho thuê văn phòng

Khi nhắc đến tài chính của một công ty nhỏ thì vấn đề hạch toán là không thể bỏ qua. Với những công ty mới và còn non trẻ thì hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng là một hoạt động được coi là khá quan trọng. Rõ ràng, chính xác chính là yếu tố mà bạn cần quan tâm khi hạch toán. Như vậy việc hạch toán phí cho thuê văn phòng cần rõ ràng rành mạch, chi tiết. Vì vậy, bạn không nên bỏ qua các yếu tố sau:

  • Các giấy tờ liên quan như hợp đồng thuê văn phòng, Giấy tờ của 2 bên cho thuê và bên thuê, các giấy tờ chứng nhận đất, biên bản giao nhận đất,… Tất cả các loại giấy tờ này cần phải đầy đủ.
  • Phương thức thanh toán phải được quy định rõ ràng để quá tình hạch toán chi phí cho thuê văn phòng được chính xác.
  • Chú ý các khoản thu chi liên quan trong quá trình sử dụng. Bạn cần hạch toán các chi phí thuê văn phòng phụ thật cụ thể.
  • Thuế là một vấn đề khá quan trọng. Bạn cần nắm rõ các loại thuế cần đóng, các loại thuế nào được miễn. Vì vậy, hãy nắm rõ các quy định về thuế. Nếu được bạn có thể tham khảo ý kiến của những người có thâm niên kinh nghiệm trong vấn đề này.

Với những yêu cầu trên, hy vọng rằng bài viết này sẽ mang đến cho bạn một cái nhìn chính xác . Và đặc biệt là rõ ràng hơn về việc hạch toán chi phí thuê nhà làm văn phòng.

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


]}
0919813444