Hạch toán cho thuê văn phòng nói chung và hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng nói riêng là công việc quan trọng. Hạch toán là việc quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế. Phát sinh trong quá trình kinh doanh, sản xuất, có liên quan trực tiếp đến tiền tệ. Việc này giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và quản lý chặt chẽ quá trình hoạt động, phát triển. Vậy tại sao phải hạch toán và các nguyên tắc khi hạch toán doanh thu là gì? Các thời điểm có thể tiến hành hạch toán là bao giờ? Cùng Sea-office tìm hiểu ngay bây giờ nhé!
Tham khảo thêm một số cách hạch toán sau:
Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Tại sao phải hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng?
Đối với doanh nghiệp cho thuê văn phòng trọn thì việc hạch toán là vô cùng cần thiết. Khái niệm ở trên đã phần nào phản ánh được mục đích của việc hạch toán nói chung và hạch toán doanh thu cho thuê nói riêng.
- Phản ánh liên tục, chính xác, toàn diện, hệ thống các hoạt động của chi tiêu của doanh nghiệp, các loại vật tư, tiền vốn, chi phí
- Ghi lại quá trình vận động của dòng tiền trước, trong và sau hoạt động sản xuất kinh doanh
- Cung cấp thông tin cho nhà quản lý, cơ quan chức năng về tính hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình : tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả,…
- Ghi lại sinh động bức tranh về quá trình sản xuất kinh doanh. Từ bước nhập nguyên vật liệu, sản xuất cho tới tiêu thụ và thu hồi công nợ.
Các nguyên tắc khi hạch toán doanh thu
Cũng giống như kế toán, hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng nói riêng và hạch toán nói chung đều cần lưu ý 7 nguyên tắc sau:
Nguyên tắc dồn tích
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Nguyên tắc nhất quán trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng
- Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm. Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.
Nguyên tắc trọng yếu
- Kế toán phải thu thập, xử lý và cung cấp đầy đủ những thông tin có tính chất trọng yếu, còn những thông tin không mang tính chất trọng yếu, ít có tác dụng hoặc có ảnh hưởng không đáng kể tới quyết định của người sử dụng thì có thể bỏ qua.
Nguyên tắc hoạt động liên tục
- Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.
- Đặc điểm của nguyên tắc này trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng là: Việc ghi nhận, phản ánh tài sản, thu nhập, chi phí của doanh nghiệp sẽ tính theo giá gốc. Không tính theo giá thị trường. Mặc dù giá thị trường của tài sản có thể thay đổi theo thời gian. Lý giải cho điều này là vì doanh nghiệp hoạt động liên tục. Vì vậy tài sản sẽ sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Không dùng để bán. Nên giá thị trường không phù hợp để ghi nhận phản ánh. Ngoài ra nếu ghi nhận theo giá thay đổi của thị trường, sẽ rất khó để doanh nghiệp tính khấu hao và lập báo cáo tài chính.
- Trong trường hợp doanh nghiệp chuẩn bị bán, sát nhập, giải thể…thì nguyên tắc liên tục sẽ không vận dụng trong báo cáo tài chính. Lúc này sẽ hạch toán theo giá thị trường.
Nguyên tắc thận trọng trong hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng
- Phải xem xét, cân nhắc, có những phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn. Nguyên tắc thận trong yêu cầu việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn, còn việc ghi giảm vốn chủ sở hữu phải được ghi nhận từ khi có chứng cứ về khả năng có thể xảy ra.
- Điều lưu ý lớn nhất của nguyên tắc thận trọng khi hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng là phải trích lập các khoản dự phòng. Lập dự phòng không phản ánh cao hơn giá trị tài sản thực tế có thể thực hiện. Việc này chỉ nhằm đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí thực tế. Do các khoản tổn thất có thể phát sinh trong kỳ.
Nguyên tắc giá gốc
- Tài sản được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc tài sản được hình thành theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận.
Nguyên tắc phù hợp
- Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó. Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
Thời điểm hạch toán doanh thu văn phòng
Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng chưa thực hiện
Doanh thu được ghi nhận theo từng kỳ. Bằng số doanh thu tổng thu trước chia đều cho các kỳ dự định sẽ thực hiện việc cho thuê BĐS.
- Khi nhận tiền trả trước về cho thuê văn phòng
Nợ TK 111, 112: Số tiền tổng nhận thanh toán trước
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (giá net)
Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp
- Hạch toán doanh thu theo từng kỳ
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (số tiền phân bổ cho kỳ đó)
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Trường hợp hủy/ thanh lý hợp đồng. Trả lại tiền thuê còn thừa cho khách ghi nhận
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (giá thuê chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp (ứng với số tiền trả lại người thuê phần đi thuê TSCĐ chưa được thực hiện)
Có TK 111,112: Số tiền trả lại
Hạch toán doanh thu theo phương thức trả chậm, trả góp
Hạch toán theo phương thức này thì ghi nhận doanh thu của kỳ kế toán theo giá bán trả tiền ngay. Phần chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp so với giá trả ngay thì ghi nhận vào TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện.
- Khi bán trả chậm, trả góp
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện (Phần chênh lệch giữa giá trả chậm, trả góp và giá trả ngay chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
- Hạch toán hàng kỳ. Kết chuyểndoanh thu tiền lãi bán trả chậm, trả góp
Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Có TK 515: Doanh thu từ hoạt động tài chính (lãi trả chậm, trả góp)
- Khi thực thu tiền bán hàng trả chậm, trả góp. Trong đó bao gồm cả phần chênh lệch giữa doanh thu bán trả chậm, trả góp và doanh thu bán trả ngay ghi
Nợ TK 111, 112
Có TK 131: Phải thu khách hàng
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 154, 155, 156, 157
- Trường hợp thanh lý BĐS ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá trị còn lại của BĐS)
Nợ TK 214: Hao mòn tài sản cố định
Có TK 217: BĐS đầu tư
Hạch toán doanh thu văn phòng trả hàng tháng
Trường hợp hạch toán doanh thu trả hàng tháng khá đơn giản. Kế toán sẽ tiến hành ghi nhận ngay khi nhận tiền
Có TK 111, 112: Số tiền cho thuê theo thỏa thuận
Nợ TK 632: Doanh thu bán hàng hoặc cho thuê dịch vụ
Những thông tin và hướng dẫn trên đây hy vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích. Giúp doanh nghiệp trả lời cho câu hỏi “Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng như thế nào”. Ngoài dịch vụ cho thuê văn phòng, Sea-office cũng cung cấp dịch vụ kế toán và tư vấn. Mọi thắc mắc xin vui lòng liên hệ hotline để được giải đáp kịp thời nhất!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
