Vấn đề thuê văn phòng tại các thành phố lớn thực sự được quan tâm rất nhiều. Đối với một công ty thì việc quản lý thu chi tài chính là một yếu tố rất quan trong. Chi phí thuê văn phòng cần hạch toán là một hoạt động không thể thiếu. Vậy hạch toán kế toán cho thuê văn phòng như thế nào là đúng? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ trong bài viết này nhé.
Hồ sơ để có thể hạch toán kế toán cho thuê văn phòng gồm những gì?
Đối với bất cứ một hoạt đông nào liên quan đến hạch toán cũng vậy. Bạn đều cần có những văn bản, giấy tờ chứng nhận để công việc hạch toán trở nên rõ ràng hơn. Và hạch toán cho thuê văn phòng cũng vậy, những giấy tờ bạn cần sẽ là:
- Hợp đồng cho thuê văn phòng có kèm theo các giấy tờ về thông tin của 2 bên cho thuê và bên cho thuê.
- Biện bản giao và nhận văn phòng của cả hai bên.
- Các chứng từ thanh toán
- Giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các nhân.
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và các giấy tờ đất liên quan.
Một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ khiến việc thuê văn phòng tại TPHCM của bạn được hợp pháp. Hơn nữa bạn cũng có thể tránh được các rủi ro như lừa đảo. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị thật đầy đủ các giấy tờ trên nhé.
Họp đồng thuê văn phòng cần những chi tiết những thông tin nào?
Trong những giấy tờ mà bạn cần có trên thì hợp đồng thuê văn phòng có thể nói là quan trọng nhất. Bởi tất cả các điều khoản thỏa thuận của 2 bên sẽ được quy định trong hợp đồng. Tất cả các thảo thuận về sử dụng cũng như giá cả đều được ghi lại ở bên trong hợp đồng. Như vậy một hợp đồng thuê văn phòng sẽ có những thông tin gì?
- Thông tin của bên thuê và bên cho thuê. Sẽ là gồm các thông tin cá nhân. Và kè theo đó chính là các giấy tờ cá nhân phô tô được công chứng.
- Giá thuê văn phòng cũng như định kỳ thanh toán và hình thức thanh toán. Để có thể hạch toán kế toán cho thuê văn phòng thì thông tin này là không thể thiếu.
- Các quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê. Những điều này phải được quy định thật chi tiết để có thể xử lý nếu xảy ra mâu thuẫn.
- Các điều khoản khi chấm dứt hợp đồng. Hoặc những trường hợp được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng.
- Hạn gia hạn hợp đồng
Như vậy, để có thể xử lý việc hạch toán thuê văn phòng, một hợp đồng đầy đủ cụ thể chi tiết thực sự sẽ giúp bạn rất nhiều. Và đặc biệt là việc chuẩn bị tốt hợp đồng sẽ giúp mọi chuyện trở nên rõ ràng và minh bạch hơn.
Hạch toán kế toán cho thuê văn phòng cần chú ý đến thuế
Một trong những vấn đề mà nhiều người vấp phải khi hạch toán kế toán cho thuê văn phòng chính là về thuế. Thuế là một khoản tiền bắt buộc bạn phải đóng và nó thuộc phạm trù pháp luật. Có rất nhiều trường hợp bạn sẽ nhầm lẫn các khoản thuế với nhau. Vì vậy, thuế được coi như một trong những khoản tiền cần hạch toán một cách cẩn thận nhất.
Hồ sơ chuẩn bị khi hạch toán thuế
Khi đóng thuế, các công ty hay các cá nhân đều phải chuẩn bị một bộ hồ sơ để được xét duyệt. Và bộ hồ sơ đó bao gồm những giấy tờ cơ bản sau :
- Hồ sơ thuê văn phòng: Hợp đồng thuê văn phòng cũng với giấy tờ của hai bên cho thuê và bên thuê.
- Biên bản giao nhận nhà
- Chứng từ thanh toán. Với trên 20 triệu đồng thì chuyển khoản. Dưới 20 triệu thì bạn có thể đưa tiền mặt cho chủ văn phòng.
- Các hóa đơn có liên quan.
Một số trường hợp đóng thuế bạn cần biết
Hiện nay, có 4 trường hợp bạn có xác suất gặp phải. Tùy từng hoạt động của doanh nghiệp mà bạn có thể gặp 1 trong 4 trường hợp như sau.
- Mục đích thuê văn phòng của bạn là để làm kho. Khi đó, công ty nộp thuế sẽ không cần hóa đơn. Những loại thuế cần nộp là thuế GTGT, thuế TNCN, thuế môn bài.
- Tiền thuê văn phòng dưới 100 triệu thì bạn sẽ được miễn thuế.
- Tiền thuê văn phòng lớn hơn 100 triệu thì bên cho thuê nhà sẽ phải đóng.
Ngoài các trường hợp trên thì trong luật thuế có quy định một số trường hợp bạn được miễn thuế môn bài. Hãy chú ý và tìm hiểu thật kỹ nhé.
Một số chú ý không thể thiếu khi hạch toán kế toán cho thuê văn phòng
Việc hạch toán kế toán cho thuê văn phòng được thực hiện theo định kỳ. Vì vậy, để công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn thì chắc chắn bạn đừng quên những điều sau
Chú ý trong quá trình hạch toán
Quá trình hạch toán kế toán cho thuê văn phòng bạn cần chú ý những điều sau:
- Hãy cẩn thận, rõ ràng: Tài chính của công ty thực sự cần những yếu tố này. Một chi tiết bị sai lệch cũng có thể làm bạn mất rất nhiều công sức.
- Hạch toán cần dựa vào hợp đòng để chính xác nhất. Bởi hợp đồng thuê văn phòng chính là công cụ chính xác nhất cho bạn. Đó chính là một hệ quy chiếu để bạn đối chiếu.
- Chú ý đến các trường hợp đặc biệt với khoản đóng thuế. Bạn cần đọc thật kỹ các văn bản về thuế cũng như có thể tham khảo ý kiến của một số người có kinh nghiêm trong những vấn đề này.
Như vậy, với 3 chú ý này, trong quá trình hạch toán hy vọng bạn có thể xử lý một cách nhanh chóng. Đặc biệt, bạn có thể tránh được những sai lầm trong quá trình làm việc.
Chú ý khác trước và sau khi hạch toán kế toán cho thuê văn phòng
Đối với hạch toán, trước và sau khi xử lý bạn cần chú ý những vấn đề sau:
- Bạn cần lên một danh sách các khoản càn khi hạch toán. Việc này sẽ giúp bạn rõ ràng hơn trong quá trình hạch toán. Và tất nhiên là tránh được sự bỏ sót trong quá trình làm việc.
- Tham khảo các mẫu hợp đồng để có thể soạn thảo một hồ sơ hoàn chỉnh.
- Tìm kiểm sự góp ý của những người có kinh nghiệm
- Đừng boa giờ quên những khoản thuế nhé.
- Sau khi hạch toán sau, hãy kiểm tra lại.
- Chú ý các điều khoản trong hợp đồng có thể thay đối. Trong hợp đồng sẽ có những điều khoản thay đối theo từng thời kỳ. Vì vậy hãy chú thích vào chúng.
Như vậy để hạch toán kế toán vấn đề cho thuê văn phòng này, bạn cần chú ý cả trước sau và cả trong khi hạch toán.
Tổng kết hạch toán kế toán cho thuê văn phòng
Vấn đề hạch toán chi phí thuê văn phòng sẽ được xử lý định kỳ theo hợp dồng thuê văn phòng. Bởi vậy có thể coi đây là một hoạt động thường xuyên. Tuy nhiên bạn cũng không nên quá đặt nhẹ vấn đề này. Hãy chú ý và thật sự để tâm vào vấn đề này.
Những vấn đề cần quan tâm khi thuê cũng như khi hạch toán thuê văn phòng chính là:
- Hợp dồng thuê văn phòng
- Hồ sơ và các giấy tờ để nộp lên cơ quan đóng thuế
- Các thông tin liên quan phải được đề cập chi tiết trong bản hợp đồng thuê văn phòng
- Sự cẩn thận và chuyên nghiệp của người hạch toán
Với những công ty lớn thì vấn đê hạch toán với số tiền lớn sẽ càng trở nên quan trọng. Nó liên quan đến khá nhiều khoản. Cũng như chúng cũng sẽ liên quan đến luật về kinh doanh. Dó đó, hãy hạch toán kế toán cho thuê văn phòng một cách chính xác. Và hạch toán một cách đầy đủ. Cuối cùng, chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ là cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích. Và chúng tôi mong việc hạch toán của bạn được rõ ràng và chính xác.
Giám đốc kinh doanh tư vấn cho thuê văn phòng, giám đốc pháp chế tại Sea Office với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê, kinh doanh bất động sản, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, thuế.
