Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng như thế nào là chính xác?

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng như thế nào là chính xác?

Đối với một công ty, tài chính là một mảng rất quan trọng. Và một trong những công việc trong thuê văn phòng chính là hạch toán tiền thuê văn phòng. Công việc này đòi hỏi phải được thực hiện định kỳ theo tháng hoặc theo quý. Trong bìa viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng – một phương thức thanh toán phổ biến hiện nay.

Hiện nay có mấy cách thanh toán và ưu nhược điểm của từng cách thanh toán 

Đối với thuê văn phòng, tùy từng tình hình công ty cũng như sự thỏa thuận của bên cho thuê văn phòng, bạn sẽ có cách thanh toán tiền thuê khác nhau. Hiện nay, chúng ta có những loại thanh toán như sau:

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng có nhiều cách thanh toán.

  • Thanh toán trả trước toàn bộ 
  • Thanh toán trả trước theo tháng 
  • Thanh toán trả trước theo định kỳ 
  • Thanh toán trả sau

Chúng ta sẽ đi chi tiết vào từng cách như sau.

Thanh toán trả trước toàn bộ 

Bạn phải thanh toán đầy đủ số tiền thuê nhà cho bên cho thuê trước khi sử dụng hoặc trong giai đoạn đầu sử dụng văn phòng. Với cách này, bạn có thể hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng ngay luôn từ đầu. Bạn sẽ không phải hạch toán hằng tháng mà chỉ cần 1 lần là được. Tuy nhiên, với cách này, bạn phải chuẩn bị một số tiền để thanh toán. Đối với những công ty nhỏ thì đây thực sự không phải là cách hay. 

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng -1

Bạn có thể trả hoàn toàn chi phí thuê văn phòng một lần.

Thanh toán trả trước theo tháng

Tức là hằng tháng bạn sẽ phải hạch toán 1 lần. Vì tháng nào đầu tháng bạn cũng phải thanh toán cho bên cho thuê. Với phương pháp này, bạn có thể xoay được tiền. Tuy nhiên công việc hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng lại phải được thực hiện hằng tháng. 

Thanh toán được chia theo định kỳ

Tiền thuê văn phòng sẽ được chia ra định kỳ để đóng. Với cách này, số lần hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng sẽ được giảm đi. Và đây là cách được khá nhiều công ty lựa chọn và đàm phán. 

Thanh toán trả sau

Sau khi sử dụng văn phòng, bạn sẽ hạch toán toàn bộ số tiền cho bên cho thuê trả sau. Với cách này, nó cũng có những đặc điểm tương tự như cách hạch toán trả trước. 

Như vậy, với 4 cách trên đều có những điểm riêng và cách chọn lựa như thế nào là thuộc vào vào tình hình của bạn. Hiện này hình thức trả trước theo tháng hoặc theo định kỳ được sử dụng khá nhiều. 

Những giấy tờ cần chuẩn bị cho hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng 

Hạch toán chi phí thuê văn phòng là một việc liên quan đến tiền bạc. Công việc này có tính chất liên quan đến luật pháp. Vì vậy, chúng ta không thể thiếu đi những giấy tờ, hồ sơ. Hồ sơ, giấy tờ chính là những phần không thể thiếu đối với việc hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng. Nhân viên hạch toán cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

  • Hợp đồng thuê văn phòng: Đây là tài liệu quan trọng nhất  mà bạn cần chuẩn bị. 
  • Biên bản giao văn phòng của bên cho thuê với công ty doanh nghiệp 
  • Các chứng từ thanh toán của 2 bên cho thuê và bên thuê văn phòng.
  • Các hóa đơn liên quan đến vấn đề này.

Với việc chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này, việc hạch toán sẽ trở nên đơn giản và dễ dàng hơn cho bạn. Hơn nữa, nếu có xảy ra sai sót bạn cũng sẽ dễ dàng xem xét lại hơn. 

Những chú ý khi hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng để không sai hoặc nhầm 

Việc hạch toán tiền thuê văn phòng đôi khi sẽ có những sai sót hoặc nhầm lẫn. Vì vậy, cẩn thận và những lưu ý sẽ là công cụ để bạn giảm bớt đi những sai sót của mình. 

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng -2

Khi hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng cần lưu ý nhiều vấn đề khác nhau.

Tuân thủ theo những điều khoản quy định trong hợp đồng thuê văn phòng

Như đã nói ở trên thì hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh rất quan trọng. Những quy định trong hợp đồng quy định tất cả những gì liên quan đến thuê văn phòng. Và việc hạch toán của bạn phụ thuộc vào tất cả những quy định trong hợp đồng. Do đó để tránh những tranh chấp, hợp đồng thuê văn phòng cần có những yếu tố sau: 

  • Hợp đồng được thống nhất nhất quán từ hai bên cho thuê và bên thuê văn phòng. 
  • Các điều khoản về thanh toán tiền văn phòng phải chi tiết và đầy đủ. Giá thuê văn phòng là bao nhiêu? Thời hạn đóng tiền trong bao lâu? Đóng theo tháng hay đóng định kỳ? Và đặc biệt, trong hợp đồng phải có điều khoản rõ ràng về thay đổi giá thuê văn phòng. 
  • Sự đồng ý từ hai bên cùng với sự chứng kiến của bên thứ 3. 

Ngoài những yếu tố trên thì một bản hợp đồng hoàn chỉnh cần có thêm những điều sau: 

  • Thông tin cá nhân của 2 bên thuê văn phòng
  • Điều khoản về quyền và nghĩa vụ của hai bên 
  • Quy định về điều khoản chấm dứt hợp đồng

Hãy tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm 

Nếu bạn là một người mới và bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm về hạch toán trả trước thuê văn phòng. Vậy thì bạn ngoài tài liệu ra, bạn nên tham khảo ý kiến của người đi trước. Những kinh nghiệm của họ sẽ giúp bạn hạch toán chính xác và không bỏ sót. 

Hãy luôn kiểm tra lại một lần sau khi hạch toán

Hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng là một công việc cần sự tỉ mỉ. Vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn cần cẩn thận vào từng con số cũng như những lưu ý. 

Tuy nhiên trong quá trình làm việc sẽ không tránh được sự sai sót. Vì vậy bước cuối cùng là xem lại vấn đề. Bạn có thể nhờ một người khác xem lại giúp mình hoặc tự mình làm. Có rất nhiều người bỏ qua bước này. Tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn hãy thực hiện nó để hạch toán được chính xác và đầy đủ nhất. 

Thuế – khoản tiền cần chú ý khi hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng 

Trong hạch toán văn phòng, chắc chắn vấn đề về thuế sẽ khuyến bạn đau đầu nhất. Bởi có rất nhiều quy định, vấn đề mà bạn cần chú ý. Cũng như bạn cần phải xem xét thật kỹ càng để có đưa ra còn số thuế mà bạn phải đóng. Vì vậy, khi làm về thuế bạn cần chú ý những điều sau: 

  • Đọc kỹ các quy định của pháp luật quy định về thuế. 
  • Chuẩn bị và liệt kê các vấn đề của bạn để chọn đúng mức thuế cần đóng. Hãy chú ý những khoản thuế bắt buộc và những khoản được miễn để dễ dàng hơn trong hạch toán. 
  • Xem xét vấn đề để có thể xét đến trường hợp cụ thể của bạn. 
  • Các quy định về thuế có thể thay đổi. Vì vậy, bạn hãy cập nhật tình hình để nhanh chóng thay đổi trong công việc hạch toán. 
  • Hãy hỏi và xin ý kiến của những người có kiến thức và kinh nghiệm về thuế. 

Thuế chưa bao giờ là một vấn đề dễ trong hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng. Tuy nhiên, chỉ cần bạn chú ý và đầu tư thì vấn đề này có thể xử lý một cách nhanh chóng và dễ dàng. Và đặc biệt, đừng bỏ qua bất cứ lưu ý nào bên trên dù có thể với bạn, chúng là căn bản. 

Như vậy, trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hạch toán trả trước tiền thuê văn phòng. Trả trước là một phương thức thanh toán được rất nhiều công ty lựa chọn hiện nay. Bởi chúng có rất nhiều ưu điểm hay. Và hạch toán tiền thuê văn phòng cũng không thể làm khó bạn. Tuy nhiên để tránh những rủi ro xảy ra thì những lưu ý trên chắc chắn sẽ cần cho bạn. Và thuế là một vấn đề có thể sẽ làm bạn khá đau đầu. Vì vậy, hãy chú ý nhiều vào nó nhé. Cuối cùng, chúng tôi hy vọng bài viết này cung cấp cho bạn những thông tin thực sự cần thiết. Và bài viết này sẽ là một bước nền cho việc hạch toán tiền thuê văn phòng trở nên dễ dàng hơn. 

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


0919813444