Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng ra sao?

5/5 - (1 bình chọn)

Ngày nay, hình thức cho thuê mặt bằng để sử dụng làm văn phong đang rất phổ biến. Trước mỗi giao dịch cho thuê, cả hai bên sẽ cùng thỏa thuận các điều khoản và ghi lại trong hợp đồng. Để đảm bảo những điều khoản quy định trong hợp đồng chắc chắn được thực hiện, việc công chứng là vô cùng cần thiết. Trong bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ đi tìm hiểu chi tiết về các thủ tục công chứng. Hy vọng sẽ hỗ trợ được cho các bạn trong quá trình làm thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng.

Một số mẫu hợp đồng thuê văn phòng khi tiến hành thủ tục công chứng:

Hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng cho thuê nhà

Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo

Mẫu hợp đồng cá nhân thuê văn phòng

Công chứng hợp đồng là gì?

Tóm tắt nội dung

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường nghe đến việc công chứng rất nhiều. Vậy chính xác công chứng là gì? Theo Luật công chứng phát hành năm 2014, công chứng được định nghĩa như sau:
Công chứng là chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội của một hợp đồng hay giao dịch dân sự bằng văn bản. Quá trình công chứng sẽ diễn ra khi cơ quan hoặc tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng Thủ tục này chỉ được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền. Thường là Văn phòng công chứng hay Phòng công chứng.

Bạn có thể tham khảo ” Tải mẫu hợp đồng thuê văn phòng” chi tiết tại đây!

Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Công chứng hợp đồng là cơ sở pháp lý đáng tin cậy

Việc một hợp đồng được công chứng sẽ xác nhận hiệu lực pháp lý của các điều khoản. Theo đó, những cam kết và thỏa thuận của hai bên sẽ được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước. Cả hai bên tham gia giao dịch bắt buộc phải thực hiện đúng những gì hợp đồng đã quy định. Bất cứ bên nào vi phạm sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường cho bên còn lại

Quy định của luật pháp về việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng

Vì công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng là vấn đề liên quan trực tiếp đến pháp luật. Do đó, nhà nước ta đã có xây dựng những bộ luật riêng quy định việc công chứng:

Luật Công chứng 2014

Đây là văn bản pháp lý đầy đủ nhất về việc thực hiện thủ tục công chứng ở Việt Nam. Cụ thể, về giá trị pháp lý của công chứng, Điều 5 bộ luật này quy định như sau:
– Văn bản được công chứng có hiệu lực từ ngày được ký, đóng dấu bởi cơ quan có thẩm quyền.
– Văn bản công chứng có hiệu lực với tất cả các bên liên quan. Khi bên nào không tuân thủ theo hợp đồng, bên còn lại có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết. Ngoại trừ trường hợp các bên tham gia giao dịch có thỏa thuận khác..
– Bản dịch, bản sao được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ bản gốc.

Luật Dân sự 2015 về nhà ở

Với thủ tục công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng, chúng ta còn cần chú ý đến các điều khoản của Luật Dân sự. Dưới đây là bản tóm tắt những quy định khoản 2 điều 122 của bộ luật này:

Trường hợp tổ chức tặng lại nhà, cho mượn hay ở nhờ thi không bắt buộc phải công chứng.
Hiệu lực hợp đồng 2 bên thỏa thuận hoặc nếu không có thì bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng.
Những trường hợp đặt biệt thì bạn cũng có thể mang hợp đồng đi chứng từ, công chứng.

Thủ tục công chứng hợp đồng thuê văn phòng và các yêu cầu giấy tờ

Cũng như các thủ tục hành chính khác, việc công chứng hợp đồng cũng yêu cầu một số giấy tờ nhất định. Sau đây là những thủ tục giấy tờ cơ bản bạn cần chuẩn bị:

– Phiếu yêu cầu công chứng, giấy tờ giao dịch theo mẫu có sẵn. Bạn có thể nhận và điện phiếu này ngay tại cơ quan công chứng.
– Dự thảo hợp đồng, giấy tờ giao dịch. Trước khi yêu cầu công chứng, giấy tờ này phải được cả 2 bên ký xác nhận.
– Bản sao giấy tờ tùy thân. Đồng thời, bạn cũng phải chuẩn bị bản chính để tiến hành đối chiếu trong quá trình công chứng.
– Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng nhà đất hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định.
– Bản sao giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng, giao dịch yêu cầu phải có theo quy định của pháp luật.

Lưu ý, nội dung giấy tờ bản sao phải đầy đủ, chính xác như bản chính và chưa chứng thực.

Thủ tục công chứng hợp đồng rất quan trọng khi thuê văn phòng

Các bước công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng

Sau khi chuẩn bị giấy tờ chu đáo, công việc tiếp theo là tiến hành quá trình công chứng. Bạn cần nắm rõ quy trình các bước công chứng để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, người đi công chứng cần để ý về thời gian làm việc của các cơ quan. Các cơ sở hành nghề công chứng sẽ mở cửa nhận hồ sơ từ thứ hai đến thứ 6 hàng tuần. Thời gian làm việc buổi sáng từ 7h30 đến 11h30, buổi chiều từ 13h đến 17h. Dưới đây là một quy trình chuẩn các bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Nộp hồ sơ
Đơn vị yêu cầu công chứng sẽ hoàn thiện giấy tờ và nộp về cho cơ sở hành nghề công chứng.

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Về tiếp nhận hồ sơ. Trong trường hợp tiếp nhận gián tiếp qua Bộ phận tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển lại cho Công chứng viên. Trường hợp Công chứng viên trực tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ để công chứng.

Về kiểm tra hồ sơ sẽ có 3 trường hợp xảy ra:

Hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, đạt yêu cầu. Công chứng viên sẽ thụ lý và ghi vào sổ Công chứng
Trường hợp hồ sơ công chứng chưa đầy đủ. Công chứng viên sẽ viết giấy hướng dẫn và yêu cầu bổ sung. Trong phiếu này sẽ hướng dẫn cụ thể cần bổ sung giấy tờ nào, ngày tháng nộp lại. Đồng thời, phiếu cũng ghi tên Công chứng viên chịu trách nhiệm để các bạn thuận tiện liên lạc.
Trường hợp văn bản công chứng không đạt yêu cầu pháp lý. Công chứng viên sẽ giải thích lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Người yêu cầu công chứng có quyền đề nghị thủ tục từ chối bằng văn bản. Lúc này, công chứng viên sẽ xin ý kiến của Trưởng phòng và soạn văn bản từ chối.

Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

Trường hợp người yêu cầu công chứng đã soạn thảo sẵn văn bản. Công chứng viên sẽ kiểm tra bản sự thảo văn bản. Nếu dự thảo văn bản đạt yêu cầu, Công chứng viên sẽ ký xác nhận. Ngược lại, nếu dự thảo văn bản không đạt, Công chứng viên sẽ hướng dẫn sửa chữa. Nếu bên yêu cầu công chứng không chấp nhận sửa chữa, Công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Trường hợp Công chứng viên sọan thảo văn bản theo yêu cầu của người đi công chứng. Người yêu cầu công chứng sẽ có mặt để xác nhận các thông tin trong văn bản là xác thực. Sau khi xét các điều kiện, công chứng viên sẽ thực hiện công chứng cho hợp đồng.

Bước 4: Ký chứng nhận công chứng hợp đồng cho thuê văn phòng

Cơ quan công chứng yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng.
Người đi công chứng ký vào từng trang của hợp đồng. Sau đó, chuyển phí dịch vụ cho bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

Bước 5: Trả kết quả công chứng hợp đồng

Bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định.
Cơ quan công chứng đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

Dịch vụ cho thuê văn phòng yêu cầu công chứng hợp đồng

Những lưu ý khi công chứng hợp đồng

Việc công chứng hợp đồng là một trong những thủ tục pháp luật hết sức quan trọng. Sau khi được công chứng văn bản sẽ là căn cứ để xét nghĩa vụ và quyền lợi của hai bên. Điều này càng trở nên có ý nghĩa hơn trong trường hợp xảy ra sự cố, đây sẽ là cơ sở để giải quyết vấn đề. Do đó, bạn không thể chủ quan trong từng bước trong quá trình công chứng. Cụ thể, các bạn nên:

– Tìm hiểu kỹ càng về các điều khoản của Luật công chứng.
– Sự đồng ý của hai bên phải có sự chứng kiến của bên thứ 3.
– Mời luật sư riêng tham gia vào quá trình thỏa thuận giữa 2 bên. Đây là giải pháp để tránh được những hiểu lầm không đáng có do không hiểu rõ điều khoản của điều luật. Ngoài ra, luật sư sẽ là người đảm bảo tính hợp pháp của bản hợp đồng giao dịch.
– Có thời gian để theo dõi, bổ sung, sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng. Cả hai bên có thể thống nhất các mốc thời gian để thỏa thuận trước khi đi công.