Thực trạng phổ biến hiện nay có rất nhiều trường hợp là các khoản chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn. Vậy trong các trường hợp này thì cách hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn như thế nào? Cách hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn ra sao? Đây là thắc mắc được rất nhiều kế toán viên tìm hiểu nhưng hầu như chưa có lời giải đáp chính xác nhất. Nếu như bạn đang muốn tìm hiểu về vấn đề này thì đừng bỏ qua bài viết có các thông tin tham khảo sau đây nhé! Hi vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn một vài thông tin hữu ích về hạch toán chi phí thuê phòng không có hóa đơn cũng như những lưu ý liên quan để giúp bạn hiểu hơn về vấn đề này.
Tham khảo một số cách hạch toán chi phí phổ biến sau:
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng hợp lý
Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng
Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xử lý ra sao?
Quy trình xử lý tiền thuê văn phòng không có hóa đơn
Những cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà dưới 100 triệu/năm hoặc dưới 8,4 triệu/tháng thì không phải đóng thuế. Trường hợp , nếu bạn phải nộp thuế GTGT, TNCN nhưng cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ thì khi cho thuê văn phòng không có hóa đơn nhưng có khoản chi phí hợp lý bạn chỉ cần đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm
- Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê
Tóm lại, các cá nhân cho thuê không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT. Bạn chỉ phải nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp của bạn không cần phải có hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà. Mặc dù thế, bạn vẫn cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý.
Hình thức chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Hồ sơ chứng từ thuê văn phòng đầy đủ, hợp lý
Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ thuê văn phòng không có hóa đơn bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng (không bắt buộc phải có công chứng dựa theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
- Chứng từ thanh toán tiền thuê văn phòng. Bạn không cần phải chuyển khoản theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96, vì không có hóa đơn.
- Chứng từ nộp thuế môn bài của cá nhân cho thuê văn phòng. Thay vì để cá nhân cho thuê tự đi nộp thì doanh nghiệp thuê có thể tự đi nộp. Sau đó, bạn sẽ được cơ quan Thuế cấp cho chứng từ nộp thuế để gửi lại doanh nghiệp.
- Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC). Khi nào trả tiền thuê văn phòng và lưu tại doanh nghiệp nên lập bảng kê. Trên đó phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền.
Các trường hợp chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Trường hợp 1
Cá nhân không kinh doanh cho doanh nghiệp thuê chỉ cần nộp thuế không cần hóa đơn.
Thuê nhà làm kho, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của cá nhân có doanh thu lớn hơn 100 triệu/năm. Lúc này, bạn không cần hóa đơn tài chính. Công ty tự trích nộp 5% thuế GTGT và 5% thuế TNCN, thuế môn bài. Bạn cần nộp vào ngân sách nhà nước, theo bộ hồ sơ sau:
- Hợp đồng thuê nhà…
- Chứng từ thanh toán tiền: tiền mặt hay chuyển khoản đều hợp lệ
- Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Biên bản bàn giao nhà…
- Nộp thuế môn bài
- Chứng từ khấu trừ thuế là căn cứ để Công ty tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn xét trong trường hợp nào?
Trường hợp 2
Cá nhân không kinh doanh nếu tổng tiền thuê văn phòng dưới 100 triệu/năm: miễn thuế TNCN, GTGT, MÔN BÀI và không cấp hóa đơn. Về hóa đơn: Trường hợp tổ chức không phải là doanh nghiệp, hộ và cá nhân không kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng hoặc thuộc trường hợp không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì cơ quan thuế không cấp hóa đơn.
Về thuế TNCN và thuế GTGT: Đối với cá nhân cho thuê tài sản thì mức doanh thu 100 triệu đồng/năm trở xuống. Các cá nhân xác định không phải nộp thuế giá trị gia tăng. Bạn không phải nộp thuế thu nhập cá nhân là tổng doanh thu phát sinh trong năm dương lịch của các hợp đồng cho thuê tài sản.” Về Miễn lệ phí môn bài : Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài, gồm
- Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.
- Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
- Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.
- Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.
Trường hợp 3
Nếu tổng tiền thuê nhà dưới 100triệu /năm mà doanh nghiệp không thực hiện nộp thay thuế cho chủ nhà: cá nhân phải đi mua hóa đơn, nộp thuế GTGT, Thuế TNCN. Bộ hồ sơ gồm:
– Hợp đồng thuê văn phòng kèm CMT photo của chủ nhà
– Biên bản bàn giao văn phòng cho thuê
– Chứng từ thanh toán: trên 20 triệu phải chuyển khoản
– Hóa đơn bán lẻ của cơ quan thuế cấp cho chủ nhà xuất cho doanh nghiệp.
– Nếu tổng số tiền văn phòng mà dưới 100.000.000/năm hoặc dưới 8,4 triệu/tháng. Các cá nhân cho thuê phải khai thuế, nộp thuế. Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân.
– Doanh nghiệp thuê văn phòng để làm văn phòng và thuê kho để hàng. Khi có đầy đủ chứng từ theo quy định thì chi phí đi thuê văn phòng này được hạch toán. Các chi phí đó được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế, doanh nghiệp phải làm thủ tục. Xin giấy phép mở chi nhánh, địa điểm kinh doanh,… đối với Sở kế hoạch đầu tư.
– Trường hợp doanh nghiệp phát sinh thuê để làm địa điểm kinh doanh, chi nhánh. Bạn cần thông báo với cơ quan thuế thì những chi phí phát sinh này không được tính là chi phí hợp lý.
Những lưu ý khi thuê văn phòng không có hóa đơn
Trong trường hợp bạn cần thuê văn phòng không có hóa đơn thì bạn cần lưu ý những điểm sau để có những bước khởi đầu hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình:
Vấn đề 1
Bạn cần lên ngân sách và xác định thời gian thuê văn phòng hợp lý. Đây là vấn đề hết sức quan trọng các doanh nghiệp cần lưu ý khi xác tìm thuê văn phòng không có hóa đơn. Bạn cần cân nhắc xem ngân sách của mình. Không chỉ thế, khoảng thời gian dự tính thuê cũng cần xem xét. Bạn có thể lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong các cao ốc hiện đại hay chỉ là những văn phòng nhỏ ở phố. Chi phí thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp. Vì thế, bạn cần lên ngân sách rõ ràng và chắc chắn ngay từ đầu. Việc ổn định trong vấn đề này giúp cho doanh nghiệp bạn được phát triển lâu dài hơn.
Những lưu ý khi thuê văn phòng không hóa đơn
Vấn đề 2
Vấn đề thứ hai bạn cần lưu ý chính là xác định địa điểm văn phòng. Vị trí lý tưởng để đặt văn phòng phụ thuộc vào ngành nghề bạn kinh doanh cũng như phong thủy. Trong lĩnh vực kinh doanh, bạn cần tìm một vị trí thật trung tâm. Những nơi sầm uất là một lợi thế để phát triển ngành nghề kinh doanh. Bên cạnh đó, vị trí giao thông thuận tiện cũng ảnh hưởng đến vấn đề bạn chọn địa điểm này để thuê không đó. Trong phong thủy, bạn cần đảm bảo giao thông tốt, vị trí đem đến nhiều thuận lợi trong công việc.
Vấn đề 3
Diện tích văn phòng cần lựa chọn dựa theo số lượng nhân viên, lên kế hoạch chiến lược. Diện tích trung bình cho không gian làm việc thật thoải mái. Bạn cần có sự tính toán diện tích thật hợp lý. Hãy thương thảo kỹ để tránh các mâu thuẫn xảy ra về hợp đồng.
Vấn đề 4
Cách thức thương lượng hợp đồng: Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong vấn đề này thì hãy tìm một công ty dịch vụ. Thông qua công ty đó, bạn hãy khảo cứu cùng họ nội dung của hợp đồng trước khi đi đến ký kết. Việc thuê văn phòng không có hóa đơn rất cần đến cách thức này. Thông thường, trong hợp đồng thuê thì giá thuê văn phòng được giữ nguyên trong vòng 2 đến 3 năm đầu. Khi bạn ký kết hợp đồng 5 – 10 năm thì thời gian sau giá sẽ thay đổi. Nó có thể tăng hoặc giảm tùy thuộc vào thị trường. Tuy nhiên, nhiều trường hợp nó sẽ chỉ tăng thôi. Nó sẽ giúp bạn giảm thiểu được một khoản chi phí kha khá trong thời gian lâu dài.
Tham khảo thêm hướng dẫn “hạch toán chi phí thuê văn phòng” hợp lý và chính xác nhất!
Trên đây là toàn bộ những thông tin về Chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn. Chúng tôi hy vọng những thông tin này thực sự giúp ích cho bạn trong quá trình tìm thuê văn phòng. ( Tham khảo thêm: Cách hạch toán chi phí thuê nhà không có hóa đơn )
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty hàng đầu cho thuê văn phòng, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, cho thuê không gian làm việc chung (Coworking space) chuyên nghiệp.
Yến có hơn 8 năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng lựa chọn văn phòng phù hợp và các dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp, báo cáo thuế.
