Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào chính xác?

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào chính xác?

Bạn đang muốn tìm một vị trí phù hợp để có thể đặt văn phòng của mình. Khi quyết định thuê lại một văn phòng, bạn cần rất nhiều hồ sơ, thủ tục. Và một trong những đề đó chính là hạch toán các khoản chi.  Tuy nhiên, một trong những vấn đề bạn sẽ cảm thấy khó khăn chính là tài chính và hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào cho đúng quy định? Vì vậy trong bài viết này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu xem tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào là chính xác nhé.

Tầm quan trọng của vấn đề tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào

Tài chính của một công ty hay cửa chính bạn là một yếu tố thực sự rất quan trọng. Một trong những khoản mà bạn cần phải chi trả hằng tháng hoặc theo định kỳ chính là tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào?  

Hạch toán tiền thuê văn phòng

Hạch toán tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng không phải là một khoản tiền nhỏ trong chi phí hằng tháng cho tài chính của bạn và công ty. Vì vậy bạn cần phải tính toán và hạch toán tất cả các khoản thật rõ ràng. Những yếu tố bạn cần lưu ý là: 

  • Hợp đồng rõ ràng 
  • Tham khảo thật kỹ các điều khoản quy định về luật thuê văn phòng, tiền thuế. 
  • Bạn nên có cho mình một sự tư vấn từ những người có kinh nghiệm. 
  • Thuế là yếu tố quan trọng trong vấn đề này nếu như giá trị hợp đồng càng lớn.

Một số chú ý khi thực hiện hạch toán tiền thuê văn phòng 

Chuyện hạch toán tiền thuê văn phòng thực sự cần sự rõ ràng và rành mạch giữa hai bên thuê và bên cho thuê. Như vậy, giữa hai bên điều đầu tiên là cần rành ròi các loại hợp đồng cùng với các khoản tiền. Trước khi xử lý những thắc mắc về tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào, bạn cần phải ghi nhận các khoản tiền mà mình bỏ ra là hợp lệ. Vì vậy, chúng ta cần có những yếu tố sau: 

  • Đối với cá nhân, khi thuê văn phòng bạn cần có hợp đồng thuê nhà kèm theo với các giấy tờ, chứng từ từ phía 2 bên. 
  • Đối với công ty thuê văn phòng , chúng ta cũng cần có bản hợp đồng thuê, các loại hóa đơn cùng với chứng từ cần thiết. 

Hợp đồn thuê phòng

Khi thuê văn phòng, hợp đồng thuê là văn bản quan trọng nhất. Vì vậy nên bên trong hợp đồng cần có những thông tin đầy đủ sau: 

  • Giá tiền thuê văn phòng chi tiết. 
  • Thời hạn thuê văn phòng là bao nhiêu?
  • Thời gian hạch toán theo tháng hay theo năm,…?
  • Các yêu cầu khi một bên chấm dứt hợp đồng. 
  • Sự xác nhận của 2 bên thuê văn phòng và người chủ cùng với xác nhận của bên phía thứ 3 để làm chứng. 

Như vậy, để có thể xử lý tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào, điều đầu tiên bạn cần nghiên cứu thật kỹ các vấn đề liên quan và nắm chắc các yêu cầu cùng điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng. Và đặc biệt để vấn đề hạch toán được minh bạch và rõ ràng thì các giấy tờ phải được hợp lệ và hợp lý. 

Ngoài ra, thuế cũng sẽ là một khoản tiền nằm trong vấn đề hạch toán của chúng ta. Vì vậy, bạn cũng nên chuẩn bị thêm các chứng từ nộp thuế. 

Phân loại các loại hạch toán theo cách thức thuê văn phòng

Việc thuê văn phòng, tùy theo điều kiện của từng cá nhân , công ty thì có các cách thanh toán tiền văn phòng khác nhau. Trong bài viết này chúng ta sẽ đi sâu vào từng cách thanh toán tiền thuê văn phòng như sau: 

  • 1: Thanh toán tiền thuê văn phòng trả trước
  • 2: Thanh toán tiền thuê văn phòng theo tháng 
  • 3: Thanh toán tiền thuê trả trước theo nhiều kỳ 
  • 4: Thanh toán tiền thuê văn phòng trả sau

Đây là 4 cách thanh toán trả tiền văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Và tất nhiên, đây cũng là một vấn đề mà hai bên cần đề cập vào trong hợp đồng thuê văn phòng. Từ đây, chúng ta hãy cùng đi sâu tìm hiểu về tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào theo từng cách trên nhé. 

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào đối với thanh toán trả trước

Trước khi đi sâu vào hạch toán, bạn nên phân định được 2 khoản tiền trả trước và khoản tiền đặt cọc văn phòng. Với 2 khoản tiền này, bạn sẽ có cách hạch toán khác nhau. 

Trong trường hợp trả trước này, tiền hạch toán văn phòng sẽ được quy định vào:

  • Nợ TK 331: 
  • Nợ có  111, 112 

Tức là người hay công ty thuê văn phòng sẽ phải trả cho bên chủ cho thuê tiền thuê theo đúng như điều khoản mà hợp đồng đã quy định. 

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào đối với thanh toán hàng tháng 

Thanh toán hàng tháng hoặc tháng nào bạn cũng nhận được hóa đơn là một trong những cách thanh toán được rất nhiều người dùng. Bởi cách này tạo cho người thuê văn phòng không phải xoay qua nhiều tiền cùng một lúc. 

Với cách thanh toán này, chúng ta sẽ tuân theo quy định :

  • Nợ TK 154, 642, 627,… Tùy vào mục đích sử dụng văn phòng của bạn thì bạn sẽ phải tuân theo những khoản nợ khác nhau. 
  • Có TK 331, 112, 111

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào đối với thanh toán trả sau

Thanh toán trả sau tức là sau khi hết một thời gian quy định như trong hợp đồng thuê, bên phía người thuê mới chi trả đầy đủ số tiền thuê văn phòng. Thời gian có thể là 1 tháng hoặc 3 tháng tùy vào sự thỏa thuận của 2 bên.

Chúng ta lấy ví dụ cụ thể hơn cho phương thức này nhé. Công ty của bạn đã sử dụng văn phòng từ tháng 1 đến tháng 3, sau đó mới thanh toán cho bên chủ nhà 3 tháng sử dụng kia. Tức là công ty của bạn đang sử dụng phương thức thanh toán trả sau. Với kiểu thanh toán này, bên phía công ty thuê sẽ khá có lợi bởi không phải dồn vốn ban đầu để chi trả tiền thuê văn phòng.  

Đối với việc hạch toán hàng tháng, bạn cần tuân theo: 

  • Nợ TK 627, 641, 642, 154,… Vấn đề này thì tùy vào sự sử dụng 
  • Có TK 335: tức là các khoản bên thuê chưa thể chi trả được, đây là khoản phát sinh sau khi sử dụng. 

Khi bạn hạch toán hay bạn nhận được hóa đơn: 

  • Nợ TK 335
  • Có TK 112, 112 – Đối với khi bạn thanh toán 
  • Có TK 331 – Đối  với khi bạn nhận được hóa đơn

Quay trở lại với ví dụ đã đề cập trên, sau 3 tháng bạn cần thanh toán hết cho bên cho thuê, kể cả tiền phát sinh trong quá trình sinh hoạt trong thời gian 3 tháng. 

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào theo phương thức thanh toán trả trước nhiều kỳ 

Phương thức trả trước theo kỳ này có chút khác biệt với phương thức trả sau. Bạn sẽ phải thanh toán cho chủ nhà từ tháng đầu tiên trong kỳ. Tức là nếu thuê nhà theo kỳ tháng 1 đến tháng 6 thì bạn sẽ phải chuyển tiền từ tháng 1. 

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào?

Tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào?

Cách thức hạch toán như sau: 

  • Nợ TK 242: Đây là tổng số bạn cần thanh toán.
  • Nợ TK 133: Đối với công ty thuê nhà, thì sx bao gồm cả thuế GTGT 
  • Có TK 331, 112, 111. 
  • Đối với khoản chi trả trước phân bố định kỳ thì bạn đưa vào chi phí tương ứng. Trong trường hợp thuê văn phòng này thì đưa vào TK 6422, 642.

Để tìm hiểu thêm, mời bạn xem chi phí văn phòng hạch toán tính như thế nào.

Những lưu ý về thuế khi thực hiện hợp đồng thuê văn phòng 

Thuế là một khoản tiền không hề nhỏ đối với một vụ làm ăn. Và với vấn đề thuê văn phòng, thuế đóng vai trò quan trọng. Vì vậy, khoản thuế là một trong những vấn đề quan trọng nhất. 

Hạch toán như thế nào? 

Hạch toán như thế nào?

Vấn đề thuế, bạn cần tham khảo đầy đủ trong các văn bản quy định về thuế. Và tất nhiên, vấn đề này bạn cần đề cập trong hợp đồng thuê văn phòng. Bạn cần quy định rõ bên thuê hay bên cho thuê à người chịu trách nhiệm về chi trả thuế. Và khoản tiền thuế là bao nhiêu. 

Bạn có phải nộp thuế hay không?

Đối với quy định về thuế, sẽ có 3 trường hợp quyết định bạn có phải nộp thuế hay không? 

Trường hợp 1: Công ty hay cá nhân thuê văn phòng phục vụ cho mục đích làm kho. Khi đó, công ty chỉ cần nộp thuế mà không cần hóa đơn. 

Khi đó, công ty sẽ chỉ chỉ trích ra 5% thuế GTGT, 5% thuế TNCN, thuế môn bài để nộp vào ngân sách nhà nước. 

Trường hợp 2: Công ty hay cá nhân thuê không để kinh doanh những số tiền giá trị dưới 100 triệu. thì sẽ được miễn thuế. 

Trường hợp 3: Tổng số tiền thuê nhà lớn hơn 100 triệu thì cá nhân cho thuê nhà phải đi mua hóa đơn và tiến hành nộp thuế GTGT, thuế TNCN.

Hồ sơ nộp thuế bao gồm những gì?

Một hồ sơ để hoàn thành quá trình nộp thuế trong từng trường hợp sẽ có sự khác nhau. Tuy nhiên, trong một bộ sơ nộp thuế cần có những giấy tờ sau: 

  • Hợp đồ soạn thảo thuê văn phòng có kèm theo giấy tờ tùy thân của chủ nhà cho thuê
  • Biên bản giao văn phòng của chủ nhà cho công ty hoặc cá nhân thuê nhà.
  • Chứng từ thanh toán. Đối với số tiền trên 20 triệu thì bắt buộc công ty phải thanh toán qua hình thức chuyển khoản. Dưới 20 triệu thì bạn có thể chuyển tiền mặt cho chủ nhà. 
  • Các hóa đơn liên quan. 

Ngoài những trường hợp bên trong, bạn cần phải nắm bắt được các trường hợp đặc biệt như khi nào thì được miễn thuế môn bài, hay phần trăm nộp thuế của từng trường hợp là bao nhiêu. 

Cho nên tùy từng hoạt động của cá nhân, công ty mà sẽ có những quy định khác nhau. Vậy nên bạn sẽ cần phải tìm hiểu sự tư vấn của người có chuyên môn. 

Lời kết

Như vậy chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về tiền thuê văn phòng hạch toán như thế nào. Theo từng hình thức khác nhau thì cách hạch toán sẽ có sự khác biệt. Với 4 phương thức thanh toán phổ biến nhất trong bài viết này, hy vọng rằng bạn sẽ có cho mình những kiến thức cơ bản về thuê văn phòng. Bên cạnh đó, thuế cũng là một vấn đề bạn cần quan tâm rất nhiều. Vậy nên hãy tìm hiểu thật kỹ trong quá trình hình thành hợp đồng thuê văn phòng nhé. Chúc các bạn có thể lựa chọn và hạch toán các khoản thuê văn phòng thật chính xác. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


0919813444