Đối với dân công sở có thể nói văn phòng là ngôi nhà thứ hai cũng là nơi mà họ dành phần lớn thời gian trong cuộc đời. Tuy nhiên, không phải người nào cũng nắm rõ được khái niệm, chức năng của văn phòng là gì? Đặc biệt, nếu bạn đang có dự định tìm kiếm, đầu tư hoặc cho thuê, xây dựng thì càng phải hiểu rõ được bản chất của mô hình này. Bởi có như vậy mới đưa ra được những quyết định chính xác và phù hợp nhất.
Văn phòng là gì?
Trên thực tế, khái niệm hay định nghĩa văn phòng công ty sẽ được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Nhất là trong thời đại mà nền kinh tế, xã hội không ngừng thay đổi và phát triển dưới sự tác động mạnh mẽ của công nghệ thì khái niệm này càng được mở rộng. Theo đó, văn phòng là gì sẽ được hiểu theo hai cách định nghĩa như sau:
Theo quan niệm truyền thống, văn phòng là một nơi làm việc cụ thể. Đó có thể là một phòng làm việc hay trụ sở làm việc của doanh nghiệp hoặc đơn vị tổ chức, công ty. Đây là nơi soạn thảo , thu thập và lưu trữ các công văn giấy tờ, hồ sơ nhằm thông tin, quản lý và chỉ đạo hoạt động kinh doanh.
Hình 1: Theo định nghĩa truyền thống và hiện đại, văn phòng là gì?
Nhìn chung, định nghĩa văn phòng theo truyền thống thường nghiêng về hoạt động quản lý và văn thư, nơi tập trung các hoạt động thủ tục giấy tờ nhiều nhất, các chức năng kinh doanh đều được quy định, chỉ đạo từ văn phòng.
Theo tư duy mới hiện đại, định nghĩa văn phòng sẽ được xem là một hoạt động hay khu vực chức năng hơn thay vì là một địa điểm. Vì thế, văn phòng có thể tồn tại bất cứ nơi đâu hay bất kỳ nơi nào đều được xem là văn phòng nếu nơi này thực hiện các hoạt động chính thức như văn thư, hành pháp.
Xem ngay:
Vai trò và chức năng của văn phòng
Văn phòng có thể được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau nhưng đều tập trung thực hiện các chức năng phổ biến dưới đây:
Địa điểm, không gian làm việc
Văn phòng là nơi tập trung mọi người trong một công ty, đơn vị hoặc cơ quan hành chính với nhiều cấp bậc khác nhau. Tại đây, mọi người cùng thực hiện các hoạt động công sở, giao dịch kinh doanh, các công tác giấy tờ nhằm đáp ứng theo nhu cầu hoặc tính chất của công việc.
Để tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp các nhân viên trần đầy năng lượng, hoàn thành tốt công việc của mình thì lựa chọn vị trí đặt văn phòng rất quan trọng. Đồng thời kết hợp với sự bố trí không gian văn phòng hợp lý sẽ giúp thu hút và giữ chân nhiều nhân tài, giúp doanh nghiệp, công ty, cơ quan ngày càng phát triển trong tương lai.
Hình 2: Cung cấp không gian, địa điểm để làm việc
Giao dịch và tiếp đón các đối tác
Ngoài chức năng là nơi làm việc chung, văn phòng còn là điểm kết nối với các đối tác nước ngoài, khách hàng. Đây chính là nơi diễn ra các cuộc gặp gỡ, tiếp đón, trao đổi và ký kết các công việc làm ăn, hợp tác với các đối tác bên ngoài. Hay nói cách khác thì văn phòng cũng là nơi thực hiện các ngoại giao.
Thu thập, phân tích, xử lý và cung cấp, quản lý thông tin
Đây là một trong những chức năng hàng đầu và quan trọng nhất của văn phòng. Tại hoạt động của bất kỳ một cơ quan hay tổ chức, công ty nào thì cũng đều cần phải có thông tin, đồng thời những thông tin này cũng cần được xử lý, phân tích và chọn lọc. Những thông tin này sẽ được cung cấp lên lãnh đạo nhằm làm căn cứ. Từ đó, ban lãnh đạo sẽ đưa ra các quyết định phù hợp và đúng đắn. Cuối cùng thông tin được lưu trữ tại văn phòng để cơ quan hay đơn vị, công ty này nâng cao chất lượng quản lý tốt hơn.
Lưu trữ, bảo quản hồ sơ và các loại giấy tờ
Khi nhắc đến chức năng của văn phòng thì không thể bỏ qua chức năng lưu trữ và bảo quản. Hơn nữa, đây cũng là nơi an toàn nhất để các giấy tờ, hồ sơ sau khi các thông tin được tiếp nhận, xử lý hoặc thư từ văn bản, hợp đồng đã được ký kết được lưu trữ, bảo quản.
Hình 3: VP là nơi lưu trữ và bảo quản các hồ sơ, giấy tờ an toàn nhất
Chức năng hậu cần
Văn phòng thực hiện chức năng hậu cần của mình bằng việc cung cấp kịp thời và đầy đủ các phương tiện và điều kiện vật chất cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan đơn vị. Nó bao gồm nhà cửa, thiết bị, phương tiện giao thông, công cụ, tài chính,…
Những phương tiện và điều kiện này không ngừng được bổ sung, nhằm thực hiện tốt các công tác hậu cần như mua sắm, tu sửa, bảo dưỡng và thanh lý các trang thiết bị, điều hành phương tiện di chuyển, quản lý tài sản, quản lý nguồn thu – chi. Nếu công ty, cơ quan tận dụng tốt chức năng này với chi phí thấp sẽ càng chứng tỏ và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, cơ quan đó.
Chức năng gắn kết và quan hệ công chúng
Văn phòng là gì, là nơi tập trung nhiều mối quan hệ công chúng khác nhau như cổ đông, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, những làm truyền thông,….Vì thế, để công ty, cơ quan, đơn vị có thể phát triển thì văn phòng có chức năng gắn kết, gìn giữ và duy trì các mối quan hệ chặt chẽ. Mối quan hệ này sẽ bao gồm tất cả những người có liên quan gián tiếp hoặc trực tiếp đến công việc bằng cách phân phối các thông tin hoặc tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hoạt động thường niên.
Chức năng quảng bá
Mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có những giá trị văn hóa riêng. Vì thế, để có thể vừa giữ gìn, phát huy cũng củng cố, quảng bá hình ảnh và thương hiệu doanh nghiệp thì đây chính là một trong những chức năng phổ biến của văn phòng.
Hình 4: Chức năng quảng bá doanh nghiệp của VP
Các loại văn phòng phổ biến
Dựa vào chức năng, nhu cầu và xu hướng làm việc mà văn phòng bao gồm những loại phổ biến sau:
Văn phòng truyền thống
Đây là một dạng văn phòng làm việc tập trung. Theo đó, mô hình này đa dạng các chức năng khác nhau và nhiều tiện ích cho toàn bộ nhân viên và ban lãnh đạo. Các tiện ích kể đến như phòng ăn, phòng giải trí, phòng họp, phòng làm việc, phòng tiếp khách, hội trường,…Tất cả đều cùng tụ chung trong một tòa nhà hoặc phòng làm việc lớn, thuộc quyền quản lý và sở hữu riêng của một công ty, tập đoàn, đơn vị hay cơ quan có quy mô lớn. Ví dụ như văn phòng Chính Phủ, Samsung, Apple,…
Ưu điểm lớn nhất của mô hình này là đảm bảo được sự riêng tư cho toàn thể nhân viên, ban lãnh đạo công ty. Đồng thời đảm bảo được tính ổn định, dài lâu, các thông tin được bảo mật tuyệt đối. Các doanh nghiệp cũng sẽ tự do trang trí và sinh hoạt tạo dựng được văn hóa, hình ảnh thương hiệu riêng biệt. Nhưng song song đó là chi phí đầu tư và nguồn tài chính phải lớn, không phù hợp với các công ty startup, có quy mô nhỏ.
Hình 5: Vp cố định phù hợp với những công ty có quy mô lớn
Văn phòng ảo – Virtual Office
Virtual Office là mô hình văn phòng kiểu mới, được các doanh nghiệp nhỏ, startup săn đón. Hiểu một cách đơn giản thì các doanh nghiệp, công ty sẽ “thuê” dịch vụ địa chỉ, liên lạc và các cơ sở vật chất khác thay vì có một không gian làm việc thực tế.
Văn phòng ảo cho phép các công ty, doanh nghiệp thuê địa chỉ trụ sở để thực hiện đăng ký thành lập công ty theo đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể trả thêm phí để có thêm các dịch vụ kèm thoe như lễ tân, nhận thư từ, cuộc gọi, thuê phòng họp và chỗ ngồi làm việc. Bởi cơ sở vật chất tại văn phòng ảo cũng rất đầy đủ, đáp ứng mọi hoạt động của một văn phòng truyền thống như hoạt động tiếp khách, hội họp hay tổ chức sự kiện.
Sử dụng Văn phòng ảo là giải pháp để giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm tối đa các chi phí đầu tư, xây dựng địa điểm làm việc. Hơn nữa, mô hình này cũng tạo ra nhiều tiện ích khi đầy đủ các dịch vụ, chức năng.
Hình 6: VP ảo cho phép bạn thuê địa chỉ trụ sở thay cho không gian làm việc thực tế
Văn phòng chia sẻ – Coworking Space
Cũng là một trong những mô hình VP làm việc kiểu mới, hiện đại và ưa chuộng. Đây chính là nơi mà có cùng nhiều công ty, cá nhân, đơn vị kinh doanh cùng nhau chia sẻ không gian làm việc với nhau. Và đây là một không gian làm việc lớn.
Những công ty, đơn vị, cá nhân này có thể hoặc không liên quan với nhau về lĩnh vực, ngành làm việc nhưng lại cùng sử dụng chung các tiện ích trong không gian của Coworking Space. Chúng bao gồm địa chỉ giao dịch, khu vực làm việc, trang thiết bị và tiện ích như máy in, phô tô giấy tờ, máy chiếu, máy lạnh, phòng họp,…
VP chia sẻ thường được xây dựng tại những tòa nhà cao ốc, trung tâm thành phố với vị trí địa lý vô cùng thuận lợi phát triển. Thuê và sử dụng Coworking Space sẽ giúp tạo ra nhiều lợi ích lớn cho các doanh nghiệp, cá nhân, startup. Bởi nó giúp giải quyết bài toán về chi phí, mang tới không gian làm việc sáng tạo, có nhiều cơ hội hợp tác, giao lưu, học hỏi kinh nghiệm. Đặc biệt, tùy theo nhu cầu mà bạn có thể thuê chỗ ngồi làm việc hoặc không gian làm việc theo diện tích mong muốn.
Hình 7: Văn phòng chia sẻ là giải pháp chi phí hàng đầu cho các doanh nghiệp
Kết luận
Như vậy, qua bài viết trên đây Sea Office đã giúp bạn hiểu rõ hơn về văn phòng là gì cùng những công dụng và chức năng của đó. Đối với bất kỳ một doanh nghiệp hay cơ quan, đơn vị, tổ chức nào thì việc có một trụ sở, văn phòng làm việc vô cùng quan trọng.
Vì thế cùng với hiểu rõ định nghĩa của nó thì việc lựa chọn một loại mô hình VP phù hợp sẽ góp phần không nhỏ giúp tiết kiệm và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó. Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý khi lựa chọn đơn vị cho thuê để đảm bảo các tiện ích, dịch vụ được cung cấp tốt nhất
Sea Team là đội ngũ chuyên nghiệp phụ trách tạo ra các nội dung chất lượng cao trên Seaoffice.vn. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia, chúng tôi mang đến những bài viết hữu ích, được kiểm chứng kỹ lưỡng, giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin và kiến thức giá trị. Đội ngũ luôn nỗ lực không ngừng để cung cấp những nội dung đáng tin cậy và truyền cảm hứng, đồng hành cùng bạn trên hành trình khám phá tri thức.
