Khi thuê văn phòng, chi phí chắc chắn là một trong những vấn đề đầu tiên bạn nên quan tâm. Do đó, việc kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng một cách cụ thể sẽ là cơ sở đầu tiên để thành lập hợp đồng. Vậy rốt cuộc việc kế toán sẽ bao gồm những khoản chi phí nào? Bạn cần lưu ý những điểm gì để tránh sơ xuất trong quá trình kế toán? Tất cả đều có trong bài viết sau đây!
Những khoản chi phí cần kế toán
Đây là công việc đòi hỏi cần phải có độ chính xác cao. Trước khi kế toán hay hạch toán dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn phải thật cẩn thận kiểm kê lại các khoản sau:
Chi phí cố định dành cho mặt bằng
Chi phí cố định là khoản chi phí cơ bản nhất mà mỗi tổ chức phải chi trả khi thuê văn phòng. Chúng ta tạm gọi bên thuê nhà là bên A, bên cho thuê nhà là Bên B. Trước khi thuê mặt bằng, bạn cần thật cẩn thận xem xét hợp đồng cho thuê, bao gồm:.
– Chi phí cho không gian: Tùy thuộc vào nguyên trạng mặt bằng mà bên B sẽ quy định mức giá cho không gian cho thuê. Đó là các yếu tố về độ rộng của căn nhà (m2), vị trí gần khu trung tâm không, tình trạng sử dụng của căn nhà. Chi phí này sẽ được công khai trong thông tin cho thuê nhà. Bạn có thể chọn một trong các cách thức thanh toán: theo năm, theo kỳ, theo tháng. Tất cả đều dựa trên thỏa thuận của hai bên và được ghi rõ trong hợp đồng.
– Chi phí thuê nội thất nếu có: Với một số cơ sở được trang bị sẵn nội thất, bên B có thể cho bên A thuê nếu bên A có nhu cầu. Đồng thời, bổ sung những điều khoản về trách nhiệm bảo quản nội thất trong suốt quá trình sử dụng. Trường hợp để xảy ra hỏng hóc, bên A sẽ phải bồi thường chi phí khôi phục tình trạng nội thất.
– Chi phí đóng góp định kỳ: Dễ thấy nhất là các phí chi trả cho các dịch vụ tiện ích phục vụ cho quá trình sử dụng. Bao gồm phí đóng góp xây dựng; phí vận hành thang máy; phí chăm sóc cây xanh và diệt côn trùng.
– Thuế thuê nhà: Một chi phí hết sức quan trọng mà bạn phải quan tâm khi đi thuê văn phòng là thuế thuê nhà. Vì là vấn đề có liên quan đến luật pháp, quá trình kê khai sẽ phải cực kì chính xác.
Tham khảo thêm: ” Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng” chính xác và hiệu quả
Chi phí sinh hoạt phải chi trả trong quá trình sử dụng
– Tiền điện, nước tiêu thụ: Trong hợp đồng cho thuê, bên B sẽ làm rõ quy định mức giá cho việc tiêu thụ điện, nước. Dựa trên khối lượng điện nước mà văn phòng sử dụng, bạn sẽ phải trả số tiền tương ứng. Mỗi văn phòng sẽ có đồng hồ đo riêng để theo dõi mức độ sử dụng.
– Chi phí cho các dịch vụ của địa điểm thuê: Thông thường sẽ là các dịch vụ được tính theo tháng. Như là phí dọn vệ sinh chung, phí trông giữ xe cho nhân viên văn phòng, phí lễ tân, bảo vệ.
– Tiền đền bù những hư hại: Trường hợp bạn để xảy ra sự cố ảnh hướng tới tình trạng của mặt bằng sẽ phải đền bù. Ngoài chi phí để hồi phục nguyên trạng, bạn sẽ phải trả phí bồi thường nếu điều này có quy định trong hợp đồng.
Khoản chi phí chi trả một lần duy nhất
– Chi phí hoàn trả nguyên trạng mặt bằng: Chi phí này sẽ được kế toán ngay tại thời điểm bàn giao mặt bằng. Do trong quá trình sử dụng, đơn vị có thể thay đổi một số chi tiết trong văn phòng. Khi kết thúc hợp đồng, bạn có trách nhiệm phải hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu. Hạch toán chi phí cho thuê văn phòng chi trả 1 lần cần chính xác và nhanh chóng.
– Chi phí thi công nội thất: Với những tòa nhà đang thi công xây dựng nội thất văn phòng, bạn sẽ được miễn tiền thuê. Tuy nhiên, bạn sẽ phải trả một số chi phí đi kèm.
Các phụ phí khác
Ngoài những chi phí trên, bạn sẽ phải trả cho hoạt động ngoài giờ quy định sử dụng văn phòng. Trong quá trình kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng, bạn cần theo dõi chi phí dùng quá giờ. Khoản chi phí này có thể được tính theo 3 cách;
- Tính theo diện tích
- Tính theo giờ sử dụng văn phòng
- Tính theo thiết bị
Kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng được tính theo những cách nào?
Để giúp các Startup dễ hình dung ra cách thức triển khai kế toán, chúng ta sẽ có 4 cách tính:
Thanh toán trả trước
- Ở cách này, đơn vị sẽ trả toàn bộ tiền thuê văn phòng trước theo quy định của hợp đồng. Theo đó, bạn sẽ phải tuân thủ đúng theo thời hạn thuê nhà đã thỏa thuận. Nếu muốn tiếp tục thuê sau đó, hai bên sẽ cùng làm hợp đồng thuê văn phòng mới. Khi triển khai kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng trả trước, bạn sẽ cần chú tuân thủ các điều khoản của Nợ TK 331, có 111,112.
- Ngoài ra, nếu chưa có khả năng chi trả hết trong một lần, bạn có thể đặt cọc trước. Bên B sẽ giữ tiền đặt cọc để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng . Lưu ý việc nhận tiền đặt cọc phải xuất hóa đơn để đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên. Sau thời gian thỏa thuận, đơn vị sẽ phải thanh toán toàn bộ chi phí thuê văn phòng cho bên B.
Thanh toán trả sau
- Cách thức này cho phép các Startup hoạch toán chi phí sau thời gian sử dụng Ví dụ với hợp đồng cho thuê văn phòng 7 tháng, thì tháng thứ 7 mới cần thanh toán. Lúc này, bên cho thuê nhà mới có thể xuất hóa đơn. Đây là lợi thế cho những đơn vị nhỏ để giảm bớt gánh nặng ban đầu về chi phí thuê. Tuy nhiên, các bạn cũng cần hết sức chú ý để tránh trễ hẹn hợp đồng.
- Hoạch toán hàng tháng: Nợ TK 154, 627, 641,642,… Có 335 phát sinh chi phí nhưng chưa chi trả
Khi thanh toán hoặc khi nhận hóa đơn: Nợ TK 335, Có Tk 111,112 nếu là thanh toán. Nợ TK 331 nếu là khi nhận hóa đơn.
Trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
Cách này này được minh họa cụ thể: Bên A thuê nhà của bên B từ tháng 1 – 8, thanh toán 1 lần vào tháng 1 chưa nhận được hóa đơn. Hoặc nhận được hóa đơn sẽ hoạch toán như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133, có TK 331, 111, 112
- Đối với việc định kỳ phân bổ khoản trả trước đó, tùy vào mục đích thuê nhà hoạch toán như sau:
Đối với tài khoản Nợ: Nợ TK 154, TK 627, TK 641, TK 642,…
Đối với tài khoản Có: Có TK 242
Kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng theo tháng
- Đa phần các đơn vị thuê văn phòng đều muốn lựa chọn cách thức này. Bởi khi chi trả theo tháng, số tiền sẽ được phân bổ, đơn vị sẽ không phải lo đóng một khoản quá lớn. Bên cạnh đó, việc kế toán cũng đơn giản hơn rất nhiều. Mỗi tháng đơn vị sẽ nhận được hóa đơn để thanh toán. Tùy thuộc vào mục đích thuê nhà, bạn sẽ tiến hành hoạch toán theo các điều khoản:
Nợ TK 154, 627, 641, 642,…
Hỗ trợ kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng
Việc kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng là hết sức phức tạp. Nếu không cẩn thận, các Startup sẽ rất dễ mắc phải sai sót. Trong khi đó kết quả kế toán lại ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính của công ty. Vậy nên tất cả quá trình này phải được giao cho bộ phận có chuyên môn cao. Nếu có bộ phận kế toán riêng thì đây sẽ là một trong những nhiệm vụ hàng đầu bộ phận phải hoàn thành.
Tuy nhiên, mức chi phí dành cho nhân viên kế toán không hề thấp. Với một số đơn vị thuê văn phòng quy mô nhỏ sẽ không thể đáp ứng được. Vậy giải pháp ở đây là gì? Các Startup hoàn toàn có thể thuê các dịch vụ kế toán ở bên ngoài. Ưu điểm của cách làm này là:
- Tiết kiệm chi phí.
- Cách thức làm việc chuyên nghiệp đem lại kết quả tốt nhất.
- Đảm bảo tính cập nhật thông tin khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến các điều khoản.
Trước nhu cầu ngày càng gia tăng của doanh nghiệp, đây thực sự là một tiện ích không thể bỏ qua!
Trên đây là một số hướng dẫn chi tiết để kế toán dịch vụ cho thuê văn phòng. Hy vọng thông qua bài viết, các Startup đã có lựa chọn tối ưu nhất giúp ích cho họat động của doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
