Văn phòng ảo

Văn phòng ảo không còn là khái niệm quá xa lạ tại thị trường Việt Nam trong những năm gần đây. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ngày càng phát triển mạnh mẽ, nhất là ở các thành phố lớn. Với dịch vụ này, các chủ công ty, doanh nghiệp sẽ giảm bớt áp lực về tài chính nhưng vẫn sở hữu văn phòng giao dịch đảm bảo chất lượng, tiện ích hấp dẫn và thủ tục pháp lý.

Khái quát thông tin về văn phòng ảo

Văn phòng ảo là cụm từ không còn quá xa lạ hiện nay. Nơi đây còn được biết đến là văn phòng đặt địa chỉ kinh doanh của một số công ty, doanh nghiệp. Hiện tại, chưa có khái niệm cụ thể về van phong ao nhưng có thể hiểu đơn giản là thuật ngữ chỉ về địa điểm giao dịch, văn phòng đại diện của đơn vị kinh doanh bất kỳ.

Với những ưu điểm nổi bật, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đang ngày càng nở rộ mạnh mẽ. Lượng khách hàng tìm đến với dịch vụ này tăng cao chóng mặt, nhất là tại các thành phố lớn với điều kiện kinh tế phát triển. 

Mặc dù được gọi là văn phòng ảo nhưng các văn phòng này hoàn toàn có thật, không hề “ảo”. Trong văn phòng được bài trí đầy đủ các tiện nghi, trang thiết bị máy móc cần thiết và dịch vụ của một không gian làm việc hiện đại như máy tính, bàn ghế, phòng họp, phòng tiếp khách, ban lễ tân, kế toán,… Khách hàng có thể sử dụng để thực hiện các giao dịch, làm việc,…

Sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo sẽ giúp cho các đơn vị doanh nghiệp giảm bớt áp lực về tài chính. Thay vì phải đầu tư một khoản chi phí lớn cho việc thuê mặt bằng, trang bị các tiện ích thì doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng ảo để đáp ứng được các yêu cầu trên. 

Văn phòng ảo đem lại lợi ích gì cho khách hàng?

Không phải ngẫu nhiên khi dịch vụ văn phòng ảo ngày càng phát triển và mở rộng hơn.. Bên cạnh tối ưu về chi phí, giảm bớt áp lực tài chính cho các chủ doanh nghiệp thì văn phòng ảo còn đem lại những lợi ích thiết thực khác.

Tiết kiệm tối ưu về chi phí

Mức giá thuê văn phòng ảo sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc đầu tư trang bị văn phòng truyền thống. Theo đó, khi bạn lựa chọn thuê văn phòng ảo để sử dụng sẽ vẫn đảm bảo được các yêu cầu mà một văn phòng cần có để hoàn thành công việc. Đối với người mới bắt đầu khởi nghiệp, các chủ doanh nghiệp nhỏ hay đơn vị muốn mở rộng chi nhánh tại địa điểm mới thì điều này sẽ giúp tiết kiệm được tối ưu về mặt chi phí hiệu quả.

Văn phòng nằm tại vị trí địa lý đắc địa, thuận lợi trong kinh doanh

Hầu hết các văn phòng ảo sẽ được đặt tại những vị trí đắc địa, khu vực đông dân cư, mặt tiền thông thoáng. Với những vị trí đẹp, việc tiếp cận khách hàng sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Ngoài ra, khi địa chỉ văn phòng đại diện của bạn được đặt tại vị trí đẹp sẽ góp phần nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu cũng như độ uy tín. Trong quá trình đàm phán, trao đổi và hợp tác làm việc với khách hàng bạn cũng sẽ cảm thấy tự tin hơn.

Đảm bảo các trang thiết bị máy móc hiện đại cần có của văn phòng làm việc

Mặc dù là văn phòng ảo nhưng không gian làm việc tại đây vẫn được trang bị đầy đủ các trang thiết bị máy móc hiện đại như máy tính, bàn ghế làm việc, phòng họp, máy in,… Khách hàng có thể thoải mái sử dụng, phục vụ cho mục đích công việc.

Nhân viên chuyên nghiệp

Các địa điểm cho thuê văn phòng ảo không chỉ cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc mà còn đảm bảo về đội ngũ nhân viên, lễ tân chuyên nghiệp. Công việc của đội ngũ nhân viên tại đây sẽ giúp bạn xử lý các vấn đề như tiếp nhận điện thoại, bưu phẩm, lên lịch hẹn,…

Những hoạt động trong ngày tại văn phòng sẽ được nhân viên gửi email báo cáo đến chủ doanh nghiệp. Khách hàng có thể phải trả phí hoặc không cho dịch vụ này tùy vào các trường hợp cụ thể khi làm hợp đồng.

Điểm hạn chế của văn phòng ảo

Bên cạnh những lợi ích mà văn phòng ảo đem lại thì loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng này cũng tồn tại các điểm hạn chế. Mặc dù những nhược điểm này không quá lớn nhưng trong quá trình sử dụng dịch vụ, khách hàng có thể gặp phải một số rắc rối không mong muốn. Việc tìm hiểu trước có thể giúp bạn khắc phục tối đa các điểm hạn chế để đạt được kết quả tốt hơn.

• Thời gian sử dụng văn phòng bị hạn chế: Với dịch vụ cho thue van phong ao sẽ cùng lúc tiếp nhận rất nhiều đối tượng khách hàng khá nhau. Nhiều khách hàng cùng thuê sẽ khiến cho việc sử dụng văn phòng bị hạn chế cả về không gian lẫn thời gian. Một số tiện ích trong văn phòng sẽ cần phải đặt lịch trước mới có thể được sử dụng.
• Dễ xảy ra sự nhầm lẫn giữa các công ty, doanh nghiệp: Nhiều doanh nghiệp sẽ cùng thuê một văn phòng ảo nên rất dễ xảy ra sự nhầm lẫn. Điều này có thể gây ra sự bất tiện cho việc tìm kiếm thông tin, gặp mặt khách hàng,…
• Thiếu tính riêng tư và ổn định: Không gian làm việc tại văn phòng ảo cho thuê sẽ không thể đảm bảo được tính riêng tư và sự ổn định. Các nhân viên khi đến văn phòng sẽ phải tự tìm kiếm và sắp xếp chỗ ngồi phù hợp. Hoàn toàn không có không gian, vị trí làm việc riêng cố định.

Đối tượng khách hàng nên lựa chọn dịch vụ thuê văn phòng ảo

Khi bạn có nhu cầu tìm kiếm địa chỉ văn phòng hợp pháp đều có thể lựa chọn thuê văn phòng ảo. Dịch vụ này đem lại nhiều lợi ích thiết thực, đảm bảo các chức năng cần có của một văn phòng nhưng vẫn tối ưu về chi phí. Dịch vụ văn phòng ảo phù hợp với rất nhiều khách hàng khác nhau. Trong đó, các đối tượng khách hàng lựa chọn phổ biến dịch vụ này có thể kể đến như:

• Những người vừa mới bắt đầu trên hành trình khởi nghiệp, đang tìm kiếm địa điểm văn phòng công ty
• Doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, đang muốn mở rộng phạm vi kinh doanh tại các tỉnh thành khác
• Các startup hoặc doanh nghiệp có nguồn vốn hạn chế, muốn có văn phòng đại diện nhưng không phải chịu áp lực về tài chính quá lớn.
• Đối tượng khách hàng đang hoạt động trong lĩnh vực freelancer muốn có địa chỉ văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi, gặp mặt khách hàng, nâng cao sự uy tín.
• Các công ty, doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm kiếm văn phòng đại diện hoặc địa điểm để thực hiện quá trình thăm dò, nghiên cứu thị trường Việt Nam trước khi đầu tư
• Khách hàng muốn tìm thuê văn phòng để làm việc trong các lĩnh vực như bất động sản, du học, xuất nhập khẩu. tài chính,…

Có thể thấy, văn phòng ảo đem đến sự tiện lợi, hiệu quả cho rất nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Loại hình văn phòng này vẫn đáp ứng được các yêu cầu tương tự như một văn phòng truyền thống.  

Tiêu chí “vàng” khi lựa chọn thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo ngày càng xuất hiện nhiều hơn mang lại sự tiện lợi cho những người có nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, mọi người cần chú ý trong việc tìm hiểu và lựa chọn kỹ lưỡng khi tìm đến với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Để đảm bảo thuê được văn phòng chất lượng, uy tín và hợp pháp, mọi người cần tuân thủ một số tiêu chí như:

Vị trí thuận lợi

Địa điểm của van phong ao là yếu tố quan trọng khách hàng cần chú ý. Văn phòng sở hữu vị trí đẹp, thuận lợi sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích. Bởi địa chỉ văn phòng là nơi để thực hiện các giao dịch, gặp mặt, đàm phán với khách hàng, đối tác. Với vị trí đẹp, bạn có thể tạo được ấn tượng tốt và nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Đảm bảo về hệ thống giao thông

Các tiện ích xung quanh là yếu tố tiếp theo bạn không thể bỏ qua. Bạn không chỉ lựa chọn địa chỉ văn phòng thích hợp mà vị trí của các văn phòng ảo này cần đảm bảo tính thuận tiện về hệ thống giao thông.

Văn phòng nằm tại khu vực có giao thông thuận lợi, đường rộng rãi và bãi đậu xe sẽ tạo cảm giác thoải mái, an toàn cho khách hàng/đối tác của bạn. Ngoài ra, việc bạn di chuyển đến văn phòng cũng trở nên tiện lợi hơn.

Văn phòng đảm bảo được các tiện ích hiện đại

Hãy ưu tiên lựa chọn các văn phòng ảo được trang bị đầy đủ thiết bị máy móc hiện đại. Văn phòng có không gian rộng rãi, thông thoáng và đảm bảo vệ sinh. Các công năng như phòng họp, không gian làm việc được tách biệt rõ ràng sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho bạn trong quá trình sử dụng dịch vụ.

Chi phí phù hợp, phải chăng

Đừng quên tham khảo giá thuê văn phòng ảo trên thị trường trước khi đi đến quyết định. Hiện nay, có khá nhiều mức giá cho thuê văn phòng ảo khác nhau. Tùy thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí, trang thiết bị, diện tích, dịch vụ đi kèm,… mà mức giá thuê văn phòng sẽ có sự chênh lệch.

Bạn nên tìm hiểu về mức giá thuê văn phòng ảo chung để có sự đánh giá, cân đối và lựa chọn phù hợp. Tùy thuộc vào nhu cầu để lựa chọn được văn phòng phù hợp, đảm bảo các tiêu chí giá rẻ và chất lượng tốt.

Văn phòng ảo đảm bảo tính pháp lý

Yếu tố này vô cùng quan trọng để đảm bảo quyền lợi và quá trình hoạt động của bạn trong tương lai khi thuê văn phòng ảo.  Người sở hữu hợp pháp văn phòng ảo phải đảm bảo được các yếu tố như: cung cấp đủ giấy đăng ký quyền sở hữu nhà và đất, không bị kê biên, không xảy ra mâu thuẫn tranh chấp, có giấy phép cho thuê văn phòng.

Trên đây là một số thông tin về văn phòng ảo. Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hiện nay khá phát triển bởi những ưu điểm vượt trội. Việc lựa chọn loại hình dịch vụ này sẽ giúp khách hàng tiết kiệm được rất nhiều chi phí và vẫn đảm bảo được nhu cầu công việc. Để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về văn phòng ảo cho thuê, hãy truy cập seaoffice.vn