Một văn phòng làm việc cần đảm bảo được những yếu tố thuận lợi nhất để đi đến hoạt động. Văn phòng làm việc cần có vị trí đắc địa, có diện tích rộng rãi, hợp lý, hay cơ sở hạ tầng …là những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong việc tạo nên hiệu quả, thành công của doanh nghiệp đó. Sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc để giúp bạn thuê được văn phòng làm việc mong muốn cho mình.
Tầm quan trọng của văn phòng làm việc đối với doanh nghiệp
Văn phòng làm việc đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp hiện hành. Văn phòng làm việc chính là địa điểm để diễn ra các hoạt động lao động, sáng tạo, sản xuất của công nhân viên trong văn phòng, công ty. Hơn nữa, văn phòng làm việc còn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo nên những giá trị về mặt văn hóa, yếu tố chuyên nghiệp của doanh nghiệp, công ty cũng cần được thể hiện một cách rõ ràng qua văn phòng làm việc.
Chính vì thế, bạn cũng cần tham khảo những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc dưới đây để có thể chuẩn bị được một văn phòng làm việc phù hợp nhất và hưng vượng nhất đối với doanh nghiệp.
Những lưu ý khi thuê văn phòng bạn cần biết:
Một số lưu ý khi thuê văn phòng làm việc rất cần thiết dành cho bạn tham khảo. Đây thực sự là những lưu ý cần thiết khi tiến hành cho thuê văn phòng. Một số lưu ý quan trọng bao gồm:
Một là: Lên ngân sách và xác định thời gian thuê văn phòng
Đây là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng quan trọng. Đây cũng là điểm mà các doanh nghiệp, công ty cần lưu ý đầu tiên khi tiến hành thuê văn phòng làm việc. Ngân sách chính là yếu tố quan trọng nhất, quyết định đến việc thuê văn phòng làm việc. Tùy thuộc vào nguồn ngân sách dự tính, cũng như chi phí cho thuê văn phòng làm việc mà bạn sẽ tìm kiếm những văn phòng cho thuê có giá tương ứng.
Có thể chọn thuê những loại văn phòng hạng a, hạng b, hạng c, văn phòng cao cấp… tùy thuộc vào nguồn ngân sách. Bạn cần tính toán tối ưu nguồn ngân sách dành cho việc thuê văn phòng.
Hơn nữa, chi phí thuê văn phòng làm việc cũng là một khoản cố định trong hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Khoản chi phí này cần được tính toán và hạch toán để đảm bảo được tính pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp.
Hai là: Cần xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc
Xác định địa điểm thuê văn phòng làm việc chính là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng vô cùng cần thiết. Khi xác định địa điểm thuê văn phòng, vị trí lý tưởng để bạn có thể đặt văn phòng làm việc. Bạn cần phải làm rõ những vấn đề như sau:
+ Lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ, lĩnh vực hoạt động của mình là gì?
+ Yêu cầu về vị trí văn phòng làm việc cần thuận lợi cho việc kinh doanh cũng như hoạt động đi lại của cán bộ, công nhân viên.
+ Chiến lược quảng bá hình ảnh như thế nào: Văn phòng làm việc của bạn có nằm trong chiến lược quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp bạn hay không. Nếu như công ty bạn cần phải đánh bóng thương hiệu, thu hút nhân tài chất lượng, tạo độ tin tưởng với khách hàng, tăng tính chuyên nghiệp.. thì việc cần phải đầu tư vào văn phòng làm việc là điều hết sức cần thiết.
+ Vị trí cũng cần lưu ý đến yếu tố phong thủy: Bạn cần xác định được vị trí văn phòng làm việc đảm bảo được yếu tố thông thoáng, không khí lưu thông tốt để có thể đem lại may mắn thuận lợi trong công việc.
Ba là: Những lưu ý về diện tích văn phòng làm việc
Diện tích văn phòng làm việc như thế nào cũng là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc quan trọng bạn cần chuẩn bị. Diện tích văn phòng làm việc cho thuê sẽ được dựa trên các yếu tố sau:
+ Căn cứ vào số lượng nhân viên hiện tại, cũng như dựa trên kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty. Dự định tăng nhân sự trong thời gian tới hay không, diện tích như thế nào sẽ đảm bảo được.
+ Diện tích trung bình cho 1 người trong văn phòng làm việc là 4m2/người.
+ Xem xét đến các kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc vào những yếu tố nào. Tính toán đến việc mở rộng quy mô văn phòng thì sẽ ra sao?
Việc tính toán diện tích cho thuê văn phòng hợp lý sẽ giúp công ty của bạn tận dụng được tối ưu giá trị của văn phòng đi thuê. Đồng thời tránh được những hiện tượng lãng phí.
Bốn là: Quan tâm đến các dịch vụ khi thuê văn phòng
Khi tiến hành thuê văn phòng làm việc, bạn cần phải quan tâm đến các dịch vụ, những tiện ích đi kèm. Khi bạn chọn thuê, bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ cộng thêm liên quan đến cơ sở hạ tầng, dịch vụ tiện ích đi kèm như thế nào? Một số dịch vụ, chi phí khác bạn cần lưu tâm khi thuê văn phòng làm việc bao gồm:
- Chi phí quản lý: nếu bạn thuê văn phòng làm việc tại các tòa nhà văn phòng, thì bạn cần phải quan tâm đến chi phí quản lý này. Bạn sẽ cần phải trả thêm một khoản chi phí quản lý nhất định cho từng m2. Phí này có thể là: phí bảo vệ tòa nhà, bảo trì tòa nhà, tiếp tân, điện, nước… và các chi phi này cũng sẽ chiếm một khoản khá lớn nếu như bạn không làm rõ ngay từ đầu.
- Chi phí gửi xe: Chỗ để xe như thế nào, có mất chi phí hay không, tính an toàn rao sao… điều này bạn cũng nên làm rõ với đơn vị cho thuê để tránh những phát sinh không đáng có trong quá trình xây dựng và thi công công trình.
- Chi phí vệ sinh: Những khoản này bạn cũng cần làm rõ vấn đề trước khi thuê để đảm bảo được tính chính xác tối ưu nhất cho toàn bộ công trình.
Năm là: Lưu ý đến yếu tố pháp lý
Những quy định liên quan đến yếu tố pháp lý luôn là lo lắng hàng đầu khi bạn tiến hành thuê văn phòng. Việc làm rõ những yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, liên quan đến các yếu tố thuế, pháp luật.
Bạn cần phải chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình làm việc, tìm kiếm cũng như thương lượng các điều khoản trong hợp đồng, thì khi đó, bạn cần tìm đến các dịch vụ tư vấn pháp luật để có thể đảm bảo được các yếu tố pháp luật.
Bạn nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích cho thuê, các tiện ích riêng và chung được sử dụng ở văn phòng làm việc. Đồng thời, trong hợp đồng cũng cần thỏa thuận các điều kiện về giá thành, thời gian cho thuê như thế nào…
Kết Luận:
Trên đây là một số những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc bạn cần nắm được trước khi tìm kiếm và đi thuê cho doanh nghiệp, công ty của mình một văn phòng làm việc như ý. Nếu như bạn thấy khó khăn trong vấn đề tìm kiếm văn phòng làm việc, cũng như khó để có được một không gian làm việc như ý muốn, thì bạn hoàn toàn có thể tìm đến các dịch vụ cho thuê văn phòng, sẽ giúp bạn giải quyết được toàn bộ những nỗi lo này.
Tại Sea Office – bạn sẽ được cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chất lượng và hiệu quả nhất. Giúp bạn tìm kiếm và thỏa mãn được không gian văn phòng làm việc như ý!
Mọi yêu cầu và thắc mắc liên quan bạn có thể liên hệ với Hotline để được tư vấn và giải đáp bạn nhé!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
