Hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà như thế nào để có thể hợp lý nhất? Nếu như trả tiền trước, trả hàng hàng tháng thì sẽ phải thực hiện ra sao ? Làm thế nào để hạch toán tiền thuế nộp thay cho chủ thuê? Bài viết này sẽ mang đến cho bạn những thông tin thật sự hữu ích để có thể giải quyết vấn đề này một cách thấu đáo nhất.
Tham khảo thêm:
Chi phí thuê văn phòng có nằm trong chi phí quản lý kinh doanh ?
Tóm tắt nội dung
Theo quy định, việc hạch toán kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh cuối kỳ được áp dụng theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính. Trong đó một doanh nghiệp sẽ cần phải hạch toán một cách cụ thể về chi phí quản lý kinh doanh của mình trong một năm tài chính.
Chi phí quản lý kinh doanh gồm 2 loại chi phí cụ thể. Đó là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
»» XEM THÊM: “HẠCH TOÁN TIỀN ĐẶT CỌC CHO THUÊ VĂN PHÒNG” CHI TIẾT ««
Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là những loại chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa. Loại chi phí này bao gồm các khoản như: chi phí chào hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm,…
Chi phí chi cho việc bảo hiểm sản phẩm hàng hóa, bảo quán, kinh phí dành cho công đoàn, chi phí cho bảo hiểm thất nghiệp. Và chi phí cho nguyên vật liệu, các công cụ lao động. Những chi phí cho dịch vụ mà doanh nghiệp phải mua ở bên ngoài bào gồm: điện, nước, điện thoại, vv).
Chi phí thuê văn phòng là một hạng mục cần hạch toán
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những loại chi phí quản lý chung phục vụ cho sự vận hành của doanh nghiệp. Khoản chi phí này sẽ được dùng để chi trả cho các loại tiền như: lương trả cho công nhân viên chức. Các loại bảo hiểm ( bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp) …
Bên cạnh đó, chi phí quản lý doanh nghiệp còn dùng để chi trả cho các khoản tiền phục vụ cho việc đầu tư. Đồng thời chi trả việc vận hành cơ sở hạ tầng như văn phòng, trụ sở, các dịch vụ trong văn phòng như: tiền nước, điện thoại,v.v
Đối với những doanh nghiệp có hợp đồng thuê đất đai, văn phòng, cơ sở hạ tầng của tư nhân sẽ phải trả khoản chi phí thuê văn phòng. Khoản chi này nằm trong chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, được ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt. Cũng như được kế toán hạch toán cụ thể để báo cáo với văn phòng thuế ở địa phương nơi doanh nghiệp đang hoạt động.
Lưu ý: Đối với các khoản tiền chi cho việc bán hàng, hoặc các loại chi phí quản lý doanh nghiệp. Ở đây là chi phí thuê văn phòng không được trì theo quy định của Luật thuế TNDN. Song vẫn phải có đầy đủ hóa đơn, hợp đồng thuê mướn văn phòng đã có và được hạch toán đúng theo Chế độ kế toán.
Vì lẽ đó, hạch toán chi phí thuê văn phòng không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào đó khoản chi này được điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN. Điều mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải nộp đầy đủ.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào để đảm bảo tính hợp lệ?
Không đơn giản như việc thuê mướn nhà cửa giữa các cá nhân với nhau. Khi một doanh nghiệp muốn thuê văn phòng trọn gói hoặc một tòa nhà của một cá nhân. Hay một công ty nào đó, bắt buộc phải có thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về các khoản chi quản lý doanh nghiệp như đã nói ở phía trên.
Chi phí thuê văn phòng cần phải hạch toán nhanh chóng
Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí thuê văn phòng một cách hợp lệ. Đòi hỏi bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần phải tuân thủ và làm theo hướng dẫn chính xác. Một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lệ khi tập hợp đầy đủ những thông tin, giấy tờ sau đây:
- Các loại hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng cho thuê văn phòng,… . Trong trường hợp doanh nghiệp thuê lại cơ sở hạ tầng của một công ty nào đó.
- Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán… . Nếu như bản thân doanh nghiệp thuê của các công ty cá nhân.
Trong trường hợp ghi bên thuê nhà sẽ nộp thuế thanh cho chủ nhà. Thì trong bộ hồ sơ sẽ phải có thêm: Chứng từ nộp tiền thuế đối với các cơ quan thuế tại địa phương nơi doanh nghiệp đang hoạt động. Lưu ý: Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, do Cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ nữa.
Trường hợp chi phí thuê văn phòng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên
Trong trường hợp chi phí thuê văn phòng có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp sẽ phải quan tâm tới các vấn đề như sau:
Nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng của công ty với số tiền 20 triệu đồng trở lên. Có hóa đơn giá trị gia tăng: Tiền thuê bắt buộc phải chuyển khoản từ tài khoản của bên thuê tới tài khoản của bên cho thuê. Đồng thời phải có giấy tờ chứng nhận do ngân hàng cung ứng.
Nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân. Tức là không phải đóng thuế VAT, nếu như số tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên. Thì không bắt buộc phải chuyển khoản. Thế nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
Hướng dẫn hạch toán chi phí thuê văn phòng theo từng trường hợp
Căn cứ vào những điều kiện đã nêu ở trên. Bộ phận kế toán trong doanh nghiệp hạch toán chi phí thuê văn phòng theo hướng dẫn như sau.
Trường hợp thanh toán trước chi phí
Xét trường hợp nếu như doanh nghiệp đã thanh toán trước chi phí thuê văn phòng – gọi tắt là Trả Trước. ( trường hợp này cần dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê để xác định). Kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 331, Có 111; 112.
Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng
Xét trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng. Hoặc hàng tháng doanh nghiệp nhận được hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642.
Bộ phận kế toán cần xem xét thuê nhà làm gì, thuê theo mục đích nào, phục vụ bộ phận nào trong doanh nghiệp. Từ đó người kế toán sẽ đưa vào chi phí cụ thể như sau: Có TK 331, 111, 112.
Trường hợp thuê văn phòng chi phí trả sau
Xét trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau ( hoặc doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau). Để làm rõ cho trường hợp này, ta xét ví dụ minh họa như sau:
Ví dụ: Công ty ABC thuê tòa nhà số 1 của công ty XYZ để làm văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6/2019. Nhưng không thanh toán vào tháng 1/2019 mà thanh toán vào tháng 6/2019. Lúc này công ty XYZ mới xuất hóa đơn VAT cho công ty ABC.
Trong trường hợp này chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:
+ Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( Có thể căn cứ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ cho những bộ phần nào các kế toán có thể đưa vào chi phí đó)
Có TK: 335 ( TK phát sinh chi phí nhưng thực tế doanh nghiệp chưa chi trả)
+ Khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp ABC nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán). Hoặc có tài khoản 331 ( nếu khi nhận được hóa đơn).
Trường hợp chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ
Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ
Trong trường hợp này, ta sẽ xét hai ví dụ cụ thể:
Ví dụ 1: Thuê nhà từ tháng 1 – tháng 6/2019, doanh nghiệp thanh toán 1 lần vào tháng 1, chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:
Nợ TK 242: Tổng số tiền.
Nợ TK 122: ( Nếu ta có hóa đơn GTGT cho việc thuê nhà của công ty)
Có TK: 331; 111; 112.
Đình kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó. Có nghĩa là từng mục đích thuê nhà để làm gì đưa vào tài khoản chi phí tương ứng. Ví dụ thuê nhà để làm văn phòng ( phục vụ mục đích quản lý) ta đưa vào tài khoản 642, 6244. Bên cạnh đó, nếu như thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất thì ta đưa vào tài khoản 154, 627. Ngoài ra, nếu thuê nhà để bán hàng kinh doanh thì ta đưa vào tài khoản 641. 6421 để hạch toán như sau:
Nợ TK 154, 627, 641, 642. Có TK 242: …..
Thuê văn phòng của cá nhân sẽ có nhiều yếu tố cần lưu ý
Ví dụ 2: Ngày 1/1/2019 công ty TNHH ABC thuê nhà của bà Cao Thị Thảo Trang ( cá nhân) trong thời gian 12 tháng để làm văn phòng. Mỗi tháng số tiền thuê nhà là 10.000.000 vnđ, tổng cộng là 120.000.000đ. Trong đó hợp đồng ghi rõ là công ty TNHH ABC sẽ nộp các loại thuế thay cho bà Trang.
Cùng ngày hôm đó, công ty ABC đã thanh toán cho bà Cao Thị Thảo Trang 10.000.000 đồng.
Sau đó đến ngày 10/1/2019 công ty hoàn tất các thủ tục, thanh toán cho bà Trang số tiền phải nộp là: 110.000.000 đồng.
Cũng trong cùng ngày hôm đó. Công ty TNHH ABC nộp thuế thay cho chủ nhà, số tiền nộp là: 12.300.000. ( Trong đó bao gồm thuế môn bài: 300.000 đồng, thuế GTGT 5%: 6.000.000đ, thuế thu nhập cá nhân là 5%: 6.000.000 đồng)
Một số lưu ý về thuế chi phí thuê văn phòng
Cần lưu ý rằng nếu như tổng giá trị thuê nhà 1 năm ít hơn 100 triệu thì được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Trong trường hợp lớn hơn 100 triệu thì bắt buộc phải nộp cả 3 loại thuế nói trên.
Chi phí thuê nhà của công ty ABC vào năm 2019 được hạch toán như sau:
Ngày 1/1/2019 – Hạch toán khoản trả trước ( dựa vào hợp đồng và phiếu chi)
Nợ TK 331: 10.000.000 vnđ
Có TK 111: 10.000.000
Ngày 10/1/2019 – Hạch toán khoản tiền còn lại cho chủ nhà
Nợ TK 331: 110.000.000 đồng
Có TK: 111, 112: 110.000.000 đồng
Dựa vào chứng từ thanh toán
Nợ TK 242: 120.000.000
Có TK 331: 120.000.000
Dựa vào chứng từ nộp thuế thay cho chủ nhà:
Nợ TK 642 ( 242): 12.300.000
Có TK 111, 112: 12.300.000
Trường hợp doanh nghiệp thuê của cá nhân
Trong trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân. Trong hợp đồng thuê có ghi rõ tiền thuê chưa bao gồm thuế và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân. Thì khoản thuế được tính vào chi phí được trừ tổng tiền thuê tài sản bao gồm thuế nộp cho người chủ cho thuê.
Tóm lại, ta có thể thấy rằng việc hạch toán chi phí thuê văn phòng cần phải dựa vào 2 yếu tố quan trọng nhất đó là: mục đích thuê văn phòng và đối tượng cho thuê văn phòng. Xác định được những yếu tố này bạn sẽ dễ dàng áp dụng số tài khoản để có thể hạch toán một cách chính xác nhất.
Để biết thêm chi tiết về những thông tin liên quan đến hạch toán chi phí thuê văn phòng. Hay những kinh nghiệm cần thiết khi thuê văn phòng, văn phòng ảo hay văn phòng chia sẻ đừng quên thường xuyên truy cập website Sea Office nhé. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm chuyên môn, nghiệp vụ cùng thái độ tận tâm, nhiệt tình chắc chắn Sea Office sẽ làm hài lòng mọi khách hàng.
Liên hệ với Sea Office để được tư vấn và báo giá bạn nhé! Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn miễn phí hạch toán chi phí thuê văn phòng TPHCM khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo Quận 1, văn phòng chia sẻ Quận 1 đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tại Seaoffice hiện nay. Chúc bạn thành công!
Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua
