Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng như thế nào?

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng như thế nào?

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng như thế nào? Là băn khoăn chung của nhiều doanh nghiệp mới thành lập hay tìm thuê văn phòng. Với bài viết này, Sea Office sẽ chia sẻ và giúp bạn giải đáp những vấn đề liên quan đến hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng.

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng – Đặt cọc là gì?

Tiền đặt cọc có phải tiền trả trước không?

Đặt cọc thực tế là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Có nghĩa là:

  • Khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
  • Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc
  • Nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Với những lý do trên, doanh nghiệp có thể hiểu rằng, tiền đặt cọc không phải là khoản tiền doanh nghiệp trả trước trong khi thuê văn phòng.

Tiền trả trước là gì?

Còn đối với trả tiền trước. Đây là khoản tiền mà khách hàng trả trước một phần giá trị hợp đồng đã ký kết. Khi có bên vi phạm nghĩa vụ hay không tiến hành giao kết hợp đồng như ban đầu. Thì khoản tiền trả trước này về nguyên tắc sẽ được hoàn trả lại bên đã trả và sẽ không chịu vất cứ khoản phạt cọc nào.

Tiền đặt cọc theo quy định pháp luật

Theo quy định tại Điều 328 Bộ luật dân sự 2015 thì khái niệm đặt cọc được quy định cụ thể như sau:

“Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.”

“Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền. Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Tiền đặt cọc khi thuê văn phòng hạch toán như thế nào sẽ được giải đáp trong bài.

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng – Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn?

Chi tiết theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:

“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. Nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.”

===> Do đó, bên nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn.

Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Bên đặt tiền cọc

– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 111, 112.

– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112.
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

– Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ).
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho bên cho thuê:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người cho thuê.
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).

Bên nhận tiền đặt cọc

– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).

– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 111, 112.

– Trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc thuê văn phòng mà vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết.

Thì bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 711 – Thu nhập khác.

Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng -1

Hướng dẫn chi tiết hạch toán tiền cọc thuê văn phòng.

Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí

Theo khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
=> Không hề nói đến việc Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.

===>  Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế. Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp khi thuê cần đảm bảo: Hợp đồng mua bán. (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có).

Kết luận về hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Đối với một doanh nghiệp mới bắt đầu hình thành, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh, đặc biệt là những vấn đề pháp lý. Cũng như khi thuê văn phòng, doanh nghiệp sẽ loay hoay với vấn đề hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng. Bài viết trên Sea Office đã phân tích kĩ cho doanh nghiệp xoay quanh vấn đề trên, khi đi qua các chủ đề:

  • Tiền đặt cọc là như thế nào?
  • Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn?
  • Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng.
  • Dự trù mất cọc do vi phạm hợp đồng thuê văn phòng có được đưa vào chi phí.

Chúng tôi xin lưu ý lại với doanh nghiệp những vấn đề sau:

  • Tiền đặt cọc không phải là khoản tiền doanh nghiệp trả trước trong khi thuê văn phòng. Khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
  • Nhận tiền đặt cọc không phải xuất hoá đơn theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính.
  • Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế. Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Sea Office là đơn vị cung cấp dịch vụ bất động sản văn phòng cho thuê. Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ báo cáo thuế – kế toán, tư vấn thành lập văn phòng. Nếu bạn còn bất kì thắc mắc nào về vấn đề thuê văn phòng, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.

Bài viết gần đây


G

0919 813 444