Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng như thế nào? Là băn khoăn chung của các doanh nghiệp mới tìm thuê văn phòng. Trong bài viết này, Sea Office sẽ chia sẻ và giúp bạn giải đáp những vấn đề liên quan đến hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng.
Đặt cọc thuê văn phòng là gì?
Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị trong một thời hạn để đảm bảo giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Có nghĩa là:
- Khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
- Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc
- Nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
- Với những lý do trên, doanh nghiệp có thể hiểu rằng, tiền đặt cọc không phải là khoản tiền doanh nghiệp trả trước trong khi thuê văn phòng.
Đặt cọc để làm gì?
- Sau khi thực hiện quy trình đặt cọc để đi đến ký kết hợp đồng thuê văn phòng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng nếu bất kỳ bên nào vi phạm hợp đồng thì làm đúng theo luật giao ước.
- Bên thuê vi phạm sẽ mất toàn bộ số tiền đã đặt cọc trước đó. Đổi lại nếu bên cho thuê vi phạm hợp đồng, bên thuê sẽ được nhận lại số tiền đặt cọc và hưởng thêm 1 khoản chi phí đi kèm.
Tiền trả trước là gì?
- Còn đối với trả tiền trước. Đây là khoản tiền mà khách hàng trả trước một phần giá trị hợp đồng đã ký kết. Khi có bên vi phạm nghĩa vụ hay không tiến hành giao kết hợp đồng như ban đầu. Thì khoản tiền trả trước này về nguyên tắc sẽ được hoàn trả lại bên đã trả và sẽ không chịu vất cứ khoản phạt cọc nào.
Tiền đặt cọc theo quy định pháp luật
- Theo quy định tại Điều 328 Bộ luật dân sự 2015 thì khái niệm đặt cọc được quy định cụ thể như sau:
- “Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.”
- “Trường hợp hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền. Nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Nếu bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì phải trả cho bên đặt cọc tài sản đặt cọc và một khoản tiền tương đương giá trị tài sản đặt cọc, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.”
Tiền đặt cọc khi thuê văn phòng hạch toán như thế nào sẽ được giải đáp trong bài.
Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn?
Chi tiết theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng. Nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
===> Do đó, bên nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải xuất hóa đơn.
Tham khảo:
Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng
Bên đặt tiền cọc
– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 111, 112.
– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112.
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).
– Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc phạt vi phạm hợp đồng trừ vào khoản tiền đặt cọc:
Nợ TK 811 – Chi phí khác (số tiền bị trừ).
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).
– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho bên cho thuê:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người cho thuê.
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133).
Bên nhận tiền đặt cọc
– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).
– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 111, 112.
– Trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc thuê văn phòng mà vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Thì bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200).
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133).
Có TK 711 – Thu nhập khác.
Hướng dẫn chi tiết hạch toán tiền cọc thuê văn phòng.
Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí
Theo khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Theo khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“2.36. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
=> Không hề nói đến việc Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.
===> Như vậy, Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế. Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Doanh nghiệp khi thuê cần đảm bảo: Hợp đồng mua bán. (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có).
Làm sao để tìm được văn phòng cho thuê đảm bảo tiền đặt cọc?
- Dịch vụ thuê văn phòng đang là xu hướng hot của nhiều doanh nghiệp nói chung và các startup nói riêng. Vậy làm sao để lựa chọn được văn phòng cho thuê hợp lý? Lúc này, bạn cần cân nhắc những yếu tố sau:
Địa chỉ cho thuê uy tín
- Đây là tiêu chí đầu tiên để một doanh nghiệp, cá nhân sử dụng dịch vụ thuê văn phòng làm việc. Một thương hiệu có tên tuổi lớn sẽ đảm bảo độ an toàn cao, tính khách quan tốt.
- Hiện nay trên thị trường này, có rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức cho thuê văn phòng để nhằm mục đích kiếm lợi nhuận cao. Tuy nhiên, khách hàng phải thông thái để tránh được những rủi ro không mong muốn.
- Điển hình như Sea-Office, thương hiệu cho thuê văn phòng số 1 TP.HCM và các khu vực lân cận. Chúng tôi mang uy tín đảm bảo cho sự phát triển của thương hiệu.
Chất lượng văn phòng đạt chuẩn
Một văn phòng đẹp chưa nói lên chất lượng của chúng. Nói một cách tổng quan hơn, khi nhìn nhận các văn phòng đạt tiêu chuẩn chất lượng tốt ta cần xem xét rất nhiều yếu tố.
- Vị trí địa lý: một văn phòng đẹp nằm ngay trung tâm thành phố, giao thông đi lại dễ dàng và linh hoạt.
- Mức giá phù hợp: Với phong cách trang trí độc đáo, mới lạ tưởng chừng như khiến khách hàng ngờ tượng ra mức giá chua chát của chúng. Thế nhưng lại hòa toàn không có vấn đề đó. Để xác định được mức giá thuê, cần căn cứ vào rất nhiều yếu tố: vị trí có gần trung tâm không ? giao thông thuận tiện không ? thiết bị sử dụng văn phòng như thế nào ? Và diện tích văn phòng cho thuê bao nhiêu ?
- Tính pháp lý đảm bảo: Một văn phòng có đầy đủ tính pháp lý được thừa nhận của pháp luật mới được đưa vào sử dụng. Chủ nhà phải kê khai được đầy đủ giấy tờ, tài sản cá nhân…
Sea Office chuyên hướng dẫn cách hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòn
Đôi nét về Sea office
- Sea Office là thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực bất động sản của trung tâm TP HCM và các tỉnh lân cận. Với lợi thế lớn về công nghệ cũng như viễn thông, SeaOffice đã vào dịch vụ của mình, giúp tăng khả năng tiếp cận khách hàng.
- Hiện nay, SeaOffice đã phủ rộng thị trường với nhiều chi nhánh khắp các quận thuộc địa bàn TP HCM. Thành quả cho thấy, thương hiệu đã tiếp cận được hơn 10.000 khách hàng trong đó chủ yếu là các cá nhân và doanh nghiệp nhỏ, vừa.
Cho thuê văn phòng Sea-Office là dịch vụ uy tín nhất hiện nay
Dịch vụ cho thuê văn phòng tại Sea-Office
- Thương hiệu Sea-Office phủ rộng thị trường bởi khả năng cung cấp các dịch vụ đa dạng liên quan đến văn phòng.
Tại đây, chúng tôi chuyên cung cấp các dịch vụ như:
- Thuê văn phòng chia sẻ
- Dịch vụ thuê văn phòng ảo đặt vị trí đăng ký kinh doanh
- Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
- Dịch vụ cho thuê không gian làm việc chung ( Văn phòng chia sẻ )
- Kinh doanh thuê chỗ ngồi làm việc
- Dịch vụ tư vấn thành lập công ty, văn phòng đại diện…
Tại sao nên lựa chọn văn phòng của Sea Office?
- Nếu bạn đang cần tìm văn phòng tại TP. HCM thì Sea – Office sẽ là sự lựa chọn tối ưu cho bạn. Tại đây, chúng tôi chuyên cung cấp các văn phòng có vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố. Văn phòng được trang bị đầy đủ, tiện nghi thuộc danh mục hạng A của thành phố.
- Tại đây chúng tôi sẽ mang đến trải nghiệm cho khách hàng với không gian đẹp, cuộc sống xanh trong lòng thành phố. Văn phòng đảm bảo an ninh, chất lượng, tính pháp lý cao, hỗ trợ dịch vụ tiện ích.
- Có thể bạn đang băn khoăn về dịch vụ thuê văn phòng ảo của chúng tôi bởi tính pháp lý của dịch vụ này. Theo pháp luật hiện hành, danh mục thuê văn phòng ảo không thuộc phạm vi cấm hoạt động. Chính vì vậy, bạn có thể hoàn toàn yên tâm để sử dụng dịch vụ này.
Cam kết của Sea Office về dịch vụ văn phòng
- Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ thuê văn phòng chất lượng, giá cả hợp lý. Đồng hành cùng các startup khởi nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ để phát triển kinh doanh thương hiệu.
- Tại đây chúng tôi sẽ mang đến trải nghiệm thú vị cho khách hàng, cùng đội ngũ tư vấn viên nhiệt tình trong công việc. Toàn bộ văn phòng đã được kiểm nghiệm về độ an toàn, cũng như lắp đặt hệ thống an ninh bảo vệ.
Kết luận
Đối với một doanh nghiệp mới bắt đầu hình thành, sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh, đặc biệt là những vấn đề pháp lý. Cũng như khi thuê văn phòng, tài sản doanh nghiệp sẽ loay hoay với vấn đề hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng. Bài viết trên Sea Office đã phân tích kĩ cho doanh nghiệp xoay quanh vấn đề trên, khi đi qua các chủ đề:
- Tiền đặt cọc là như thế nào?
- Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hoá đơn?
- Hướng dẫn hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng.
- Dự trù mất cọc do vi phạm hợp đồng thuê văn phòng có được đưa vào chi phí.
Chúng tôi xin lưu ý lại với doanh nghiệp những vấn đề sau:
- Tiền đặt cọc không phải là khoản tiền doanh nghiệp trả trước trong khi thuê văn phòng. Khi hợp đồng được giao kết, thực hiện thì tài sản đặt cọc được trả lại cho bên đặt cọc hoặc được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền.
- Nhận tiền đặt cọc không phải xuất hoá đơn theo Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính.
- Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Sea Office là đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo và cho thuê văn phòng chia sẻ. Bên cạnh đó, chúng tôi còn cung cấp dịch vụ báo cáo thuế, tư vấn thành lập văn phòng. Nếu bạn còn bất kì thắc mắc nào về vấn đề hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng, chi phí thành lập công ty, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ.
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, kinh doanh bất động sản, tư vấn pháp chế doanh nghiệp, thuế.
Giám đốc kinh doanh, giám đốc pháp chế tại Sea Office.
