Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào chính xác?

Tiền Thuê Văn Phòng Được Định Khoản Như Thế Nào?

Tiền thuê văn phòng, hay nói một cách chuyên môn hơn là chi phí thuê mặt bằng của các cơ sở, đơn vị, tổ chức chiếm một khoản tiền không nhỏ hàng tháng. Chính vì thế mà các khoản chi phí thuê văn phòng phải được định khoản một cách rõ ràng. Đối với những công ty có thâm niên làm việc lâu năm, việc định khoản hoàn toàn dễ dàng và có thể thực hiện theo một trong nhiều khung thời gian nhất định. Trong trường hợp công ty bạn mới thành lập, và bạn đang thắc mắc tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào thì bài viết này là dành cho bạn. Cùng tìm hiểu nhé.

Thế nào là định khoản?

  • Trước tiên để có thể hiểu được tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào bạn cần phải nắm rõ khái niệm về định khoản kế toán trước. Từ đó bạn có thể dễ dàng nắm bắt những thông tin liên quan đến nghiệp vụ của kế toán liên quan đến việc định khoản.
  • Hiểu một cách nôm na, định khoản kế toán là việc kế toán phải xác định tài khoản nào ghi Nợ; tài khoản nào ghi Có đối với mọi nghiệp vụ kinh tế được xác định.
  • Do đó, tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào khi kế toán báo cáo hạch toán tiền thuê nhà/ thuê văn phòng/ thuê cơ sở sản xuất một cách chi tiết như: trả trước, trả sau, trả hàng tháng hay trả theo năm cho phía cho thuê.
Tiền Thuê Văn Phòng Được Định Khoản Như Thế Nào

Tiền thuê văn phòng được định khoản theo thời gian cụ thể

Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào?- Các bước định khoản kế toán

Định khoản kế toán được thực hiện theo quy trình như sau:

  • Bước 1: Xác định đối tượng kế toán liên quan ( tương ứng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh ). Kế toán liên quan có thể là kế toán nội bộ, hoặc kế toán xuất nhập khẩu ( đối với những công ty, đơn vị xuất nhập khẩu).
  • Bước 2: Xác định tài khoản của các đối tượng kế toán trong bước 1. Để làm được việc này, cần lấy số liệu tài khoản từ bảng tài khoản đã được hệ thống hóa của chế độ kế toán do doanh nghiệp áp dụng.
  • Bước 3: Xác định xu hướng biến động của từng đối tượng. ( Giá tăng hay giảm)
  • Bước 4: Xác định TK ghi Nợ, và TK ghi Có.
  • Bước 5: Xác định số tiền cụ thể ghi vào từng tài khoản khác nhau.

Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào? bạn cần phải tuân thủ và bảo đảm thực hiện đúng theo những nguyên tắc sau đây:

  • Nguyên tắc 1: Bên Nợ ghi trước, sau đó ghi bên Có.
  • Nguyên tắc 2: Nghiệp vụ biến động tăng ghi vào một phía, ngược lại nghiệp vụ biến động giảm ghi vào một phía.
  • Nguyên tắc 3: Dòng ghi nợ bắt buộc phải được biểu diễn sole với dòng ghi có.
  • Nguyên tắc 4: Tổng giá trị bên nợ tương đương với tổng giá trị bên có.
  • Nguyên tắc 5: Số dư có thể ở cả phía bên Nợ và bên Có.

Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào?

Áp dụng quy trình chuẩn và nguyên tắc trên, doanh nghiệp có thể định khoản tiền thuê văn phòng như sau:

Tiền Thuê Văn Phòng Được Định Khoản Như Thế Nào -1

Tiền thuê văn phòng nằm trong hạng mục chi thường xuyên

Bước 1: Xác định chủ thể cho doanh nghiệp thuê văn phòng

Trước tiên bạn cần phải biết được, phía cho thuê văn phòng là công ty hay chủ thuê cá nhân. Điều này mang tính quyết định đối với hoạt động định khoản tiền thuê văn phòng sau này. Ta xét hai trường hợp sau đây:

Trường hợp 1: Nếu thuê văn phòng của công ty: Cần chuẩn bị hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng và phụ lục hợp đồng.

Trường hợp 2: Nếu thuê văn phòng của chủ thể cá nhân thì cần lưu ý những vấn đề sau đây:

  • Nếu như cá nhân tự nộp thuế thì cần chuẩn bị những giấy tờ như: hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.
  • Nếu như  bên thuê nhà nộp thuế thay cho chủ nhà thì cần những loại giấy tờ như: hợp đồng thuê nhà, những chứng từ chứng minh cho việc thanh toán, chứng từ nộp tiền thuế thay cho chủ nhà.

Trong bước 1 bạn còn cần các định rõ, nếu như giá trị khoản tiền thuê văn phòng lớn hơn 20 triệu đồng và bạn thuê của công ty, bắt buộc phải chuyển khoản. Nếu như giá trị tiền thuê lớn hơn 20 triệu đồng và thuê của cá nhân thì không cần chuyển khoản.

Bước 2. Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào? – Định khoản theo từng trường hợp cụ thể

1. Xét trường hợp nếu như doanh nghiệp đã thanh toán trước chi phí thuê văn phòng – gọi tắt là Trả Trước ( trường hợp này cần dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê để xác định), kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 331, Có 111; 112.

2. Xét trường hợp doanh nghiệp thanh toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng, hoặc hàng tháng doanh nghiệp nhận được hóa đơn yêu cầu chi trả tiền thuê văn phòng, kế toán cần hạch toán như sau: Nợ TK 154, 627, 641, 642. Bộ phận kế toán cần xem xét thuê nhà làm gì, thuê theo mục đích nào, phục vụ bộ phận nào trong doanh nghiệp, người kế toán sẽ đưa vào chi phí cụ thể như sau: Có TK 331, 111, 112.

Xét trường hợp chi phí thuê văn phòng trả sau ( hoặc doanh nghiệp nhận được hóa đơn sau). Để làm rõ cho trường hợp này, ta xét ví dụ minh họa như sau:

Ví dụ: Công ty ABC thuê tòa nhà số 1 của công ty XYZ để làm văn phòng từ tháng 1 đến tháng 6/2019 nhưng không thanh toán vào tháng 1/2019 mà thanh toán vào tháng 6/2019. Lúc này công ty XYZ mới xuất hóa đơn VAT cho công ty ABC.

Trong trường hợp này chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:

+ Hạch toán theo từng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642 ( Có thể căn cứ vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ cho những bộ phần nào các kế toán có thể đưa vào chi phí đó)

Có TK: 335 ( TK phát sinh chi phí nhưng thực tế doanh nghiệp chưa chi trả)/

+ Khi thanh toán hoặc khi doanh nghiệp ABC nhận được hóa đơn: Nợ TK 335. Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán), hoặc có tài khoản 331 ( nếu khi nhận được hóa đơn).

Bước 3: Xác định xu thế biến động của đối tượng ( tăng hay giảm)

  • Trên thực tế, tiền thuê văn phòng được định khoản đến bước số 2 là đã xong công việc tới 80%. Trong bước thứ 3, việc xác định xu thế biến động của đối tượng tăng hay giảm được thực hiện với mục đích đưa ra dự toán chi phí cho thời gian tới. Bước 3 phù hợp với những trường hợp như doanh nghiệp mua bán hàng hóa. Trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng thì tiền thuê văn phòng được đình khoản như thế nào? sẽ được xác định dựa trên những gì mà cả hai bên cùng thỏa thuận. Có thể bỏ qua bước này.

Bước 4. Xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

Đối với việc định khoản chi phí thuê văn phòng được trả trước nhiều kỳ, ta sẽ xét tài khoản ghi Nợ tài khoản ghi Có như sau:

Ví dụ: Thuê nhà từ tháng 1 – tháng 6/2019, doanh nghiệp thanh toán 1 lần vào tháng 1, chi phí thuê văn phòng được hạch toán như sau:

  • Nợ TK 242: Tổng số tiền.
  • Nợ TK 122: ( Nếu ta có hóa đơn GTGT cho việc thuê nhà của công ty)
  • Có TK: 331; 111; 112.

Bước 5: Tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào?- Xác định số tiền từng tài khoản khác nhau

Kế toán dựa trên việc định khoản chi phí thuê nhà có thể xác định số tiền từng tài khoản như sau:

  • Nợ TK 642: 11.136.111 ( Mục đích thuê làm văn phòng)
  • Có TK 242: 11.136. 111 ( Gồm tiền thuê tài sản + tiền thuế nộp thay)

Tham khảo thêm: ” Hạch toán chi phí thuê văn phòng” chi tiết và chính xác nhất

Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã có thể biết tiền thuê văn phòng được định khoản như thế nào rồi phải không. Trong những bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ cùng nhau tìm hiểu những thông tin mang tính chuyên môn. Chúc các bạn có thể làm việc thật hiệu quả.

  1. Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua

Bài viết gần đây


0919813444