Một trong những thủ tục pháp lý quan trọng đối với giao dịch cho thuê văn phòng là hợp đồng thuê văn phòng. Đây là văn bản thỏa thuận tự nguyện giữa bên đi thuê và bên cho thuê. Trong đó có các điều khoản phải hài hòa giữa quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Một trong những nội dung không thể thiếu là thời hạn kết thúc hợp đồng. Ngoài ra, người soạn hợp đồng nên đưa thêm những trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn nhằm hạn chế việc tranh chấp về sau. Trong nội dung bài viết này, Sea Office sẽ cùng bạn tìm hiểu tính pháp lý của văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng.
Dưới đây là một mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn bạn có thể tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……………., ngày… tháng … năm 2024
THÔNG BÁO
(V/v Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn)
Căn cứ Luật Nhà ở 2014;
Căn cứ Hợp đồng thuê nhà được ký kết vào ngày … tháng … năm … giữa Ông/ Bà Nguyễn Văn A và Ông/ Bà Trần Thị B
Kính gửi: Ông/ Bà ……………………………………………………………………………………………..
Tôi là:……………………………………………………………………………………………………………….
Hợp đồng thuê nhà được ký kết vào ngày … tháng … năm … Tuy nhiên, vì lý do như sau: (trình bày chi tiết về sự việc). Do đó, tôi không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng thuê nhà theo như đã thỏa thuận từ trước.
Căn cứ vào Điều… của Hợp đồng và Khoản 2 Điều 132 Luật Nhà ở 2014 về Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở, cho nên tôi thông báo:
– Chấm dứt hợp đồng thuê nhà số……………………………………………… sau 30 ngày kể từ ngày nhận được thông báo này.
– Yêu cầu …………………………………………………………………………………………………………..
Quý ông/ bà vui lòng phản hồi và thực hiện đúng các nội dung nêu trên.
Trân trọng./
Người thông báo
(Ký và ghi rõ họ tên)
Tải ngay: Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Tại sao phải thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Theo Điều 428 của Bộ luật Dân sự năm 2015 có quy định về trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng như sau:
1. Một bên có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng và không phải bồi thường thiệt hại khi bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng hoặc các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.
2. Bên đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc chấm dứt hợp đồng, nếu không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi thường.
3. Khi hợp đồng bị đơn phương chấm dứt thực hiện thì hợp đồng chấm dứt kể từ thời điểm bên kia nhận được thông báo chấm dứt. Các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, trừ thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và thỏa thuận về giải quyết tranh chấp. Bên đã thực hiện nghĩa vụ có quyền yêu cầu bên kia thanh toán phần nghĩa vụ đã thực hiện.
Tham khảo thêm:
Những lý do gửi công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Có hai trường hợp cần gửi đi văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc.
- Trường hợp 1: Khi hợp đồng hết hạn, Thường bên cho thuê sẽ gửi văn bản thông báo đến bên thuê, điều này như một lời nhắc nhở bên thuê nhằm chuẩn bị cho việc gia hạn hợp đồng hoặc bàn giao lại văn phòng đã thuê. Một số ít trường hợp thì Bên Thuê sẽ gửi thông báo đến bên cho thuê nhằm thông báo dừng sử dụng dịch vụ thuê văn phòng.
- Trường hợp 2: Một bên muốn chấm dứt hợp đồng trước khi hợp đồng hết hạn, cần phải có văn bản thông báo đến bên còn lại.
Khi hết hạn hợp đồng
Khi hợp đồng đến thời hạn kết thúc, nếu bên thuê hay bên cho thuê không muốn tiếp tục gia hạn sử dụng/cung cấp dịch vụ thì cần làm công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Công văn này nhằm gửi đi thông báo chấm dứt hợp tác. Hai bên sau đó sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng hợp đồng theo đúng thỏa thuận. Việc thanh lý hợp đồng có thể kèm theo biên bản bàn giao, nghiệm thu giữa hai bên để thể hiện việc hoàn thành trách nhiệm và nghĩa vụ giữa các bên.
Ngừng trước thời hạn hợp đồng
Nhiều trường hợp, khách hàng muốn gửi đi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn vì các lý do như:
- Doanh nghiệp thay đổi quy mô nhân sự, tiến hành mở rộng. Do đó không gian hiện tại không đủ để đáp ứng nhu cầu làm việc cho tất cả nhân viên. Hoặc cải tổ, cắt giảm nhân sự, muốn tìm một không gian nhỏ tiết kiệm chi phí hơn.
- Công ty thay đổi lĩnh vực kinh doanh. Cần tìm một không gian mới phù hợp với mục đích sử dụng hơn.
Ngoài ra còn có thể kể đến một số lý do bất khả kháng:
- Doanh nghiệp làm ăn thua lỗ. Doanh nghiệp giải thể, phá sản.
- Tòa nhà chuyển đổi mục đích kinh doanh hay bị thu hồi đất.
- Khu vực xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, chiến tranh,…
Không chỉ vậy, theo quy định tại khoản 2 Điều 30 Luật kinh doanh Bất động sản 2014. Bên thuê có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng thuê nhà, công trình xây dựng khi bên cho thuê có một trong các hành vi sau đây:
- Không sửa chữa nhà, công trình xây dựng khi nhà, công trình xây dựng không bảo đảm an toàn để sử dụng hoặc gây thiệt hại cho bên thuê
- Tăng giá thuê nhà, công trình xây dựng bất hợp lý
- Quyền sử dụng nhà, công trình xây dựng bị hạn chế do lợi ích của người thứ ba.
>>> Có một điểm cần lưu ý rằng trước khi chính thức dừng hợp đồng, bạn cần gửi đi thông báo ít nhất một tháng (nếu không có thỏa thuận khác). Như vậy sẽ tránh được khoản đền bù cho bên cho thuê. Tuy nhiên nếu không thuộc các trường hợp trên bên bạn vẫn có thể chấm dứt hợp đồng, nhưng có thể phải chịu một số chế tài như: phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại cho bên kia (trong điều kiện phải chứng minh được thiệt hại).
Nội dung cần có trong công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Quan sát mẫu thông báo ngừng hợp tác thuê văn phòng bên trên, bạn có thể thấy các nội dung bắt buộc phải có:
Cơ sở pháp lý
- Bất cứ thông báo, văn bản nào được thành lập và gửi đi cũng cần có cơ sở pháp lý làm căn cứ. Có như vậy mới đảm bảo tính thuyết phục và có giá trị trước các bên. Đối với thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, căn cứ quan trọng nhất chính là bản Hợp đồng. Văn bản được thỏa thuận tự nguyện trước đó bởi bên cho thuê và bên đi thuê. Do đó, nếu Hợp đồng được cam kết càng chi tiết, càng đầy đủ các điều khoản thì đến lúc xảy ra vấn đề sẽ có căn cứ và quy chiếu để giải quyết nhanh hơn. Khi trích dẫn, chỉ cần ghi rõ số hợp đồng (nếu có), thời gian ký kết và đại diện các bên.
- Ngoài cơ sở hợp đồng, công văn thông báo có thể trích dẫn dựa trên các luật điều chỉnh lĩnh vực kinh doanh, bất động sản, luật nhà ở,…
Lý do chấm dứt hợp đồng là gì?
- Một nội dung quan trọng nữa cũng không thể thiếu trong thông báo ngừng thuê văn phòng đó là lý do. Tại sao lại muốn chấm dứt hợp đồng? Bạn nên trình bày sự việc một cách ngắn gọn mà đầy đủ nhất các tình tiết quan trọng. Từ đó thể hiện được những vi phạm của bên kia hoặc lý do bất khả kháng dẫn tới ngừng thuê văn phòng.
- Thông thường việc đơn phương chấm dứt hợp đồng hoặc ngừng thực hiện hợp đồng trước thời hạn có thể dẫn đến những tổn thất về tiền bạc. Vì vậy nếu làm rõ được tình tiết cho thấy sự vi phạm của bên kia thì bạn hoàn toàn có thể gửi đi thông báo chấm dứt. Ngược lại, trong hợp đồng được thiết lập ban đầu, cũng nên thỏa thuận về điều khoản này. Có thể ghi cụ thể các trường hợp được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng hay các quy định về cách xử lý vi phạm.
Cơ sở pháp lý của văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng trước hạn
Trước tiên cần phải khẳng định rằng, hợp đồng thuê văn phòng/nhà ở hoặc bất cứ loại bất động sản nào đềi là sự thỏa thuận giữa các bên ( bên cho thuê và bên thuê); trong đó bên cho thuê tài sản là văn phòng thuộc quyền sở hữu của mình cho bên thuê. Bên thuê có quyền được sử dụng trong một thời gian nhất định, và phải chi trả một số tiền theo thỏa thuận của hai bên. Trong trường hợp bên thuê không muốn sử dụng văn phòng của bên cho thuê nữa, hoặc hợp đồng thuê giữa hai bên hết hạn mà cả hai không tái ký thêm, thì hợp đồng sẽ bị chấm dứt theo quy định của pháp luật.
Chiếu theo quy định của Luật nhà ở năm 2014, điều 131, hợp đồng cho thuê văn phòng sẽ chấm dứt khi xảy ra một trong những trường hợp sau đây:
Nhà cho thuê thuộc sở hữu nhà nước
Trường hợp thuê nhà ở thuộc sở hữu nhà nước thì việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà được thực hiện khi thu hồi nhà ở thuộc sở hữu nhà nước thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 84 Luật nhà ở năm 2014
+ Bán, cho thuê, cho thuê mua nhà ở không đúng thẩm quyền, không đúng đối tượng hoặc không đủ điều kiện theo quy định của Luật này;
+ Hết thời hạn thuê theo hợp đồng mà bên thuê không còn nhu cầu thuê tiếp hoặc khi hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng thuê, thuê mua nhà ở;
+ Bên thuê, bên thuê mua trả lại nhà ở đang thuê, thuê mua;
+ Bên thuê không còn đủ điều kiện được thuê nhà ở theo quy định của Luật này;
+ Bên thuê chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án mà không có ai đang cùng sinh sống; trường hợp thuê nhà ở công vụ thì khi người được thuê nhà ở công vụ chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án;
+ Bên thuê, thuê mua nhà ở không nộp tiền thuê nhà ở từ 03 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng;
+ Nhà ở cho thuê, cho thuê mua thuộc diện phải phá dỡ để cải tạo, xây dựng lại theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
+ Bên thuê, bên thuê mua sử dụng nhà ở không đúng mục đích như đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê nhà ở hoặc tự ý chuyển đổi, bán, cho thuê lại, cho mượn nhà ở hoặc tự ý đục phá, cơi nới, cải tạo, phá dỡ nhà ở đang thuê, thuê mua.
Nhà cho thuê không thuộc sở hữu của nhà nước
– Trường hợp thuê nhà ở không thuộc sở hữu nhà nước thì việc chấm dứt hợp đồng thuê nhà ở được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
+ Hợp đồng thuê nhà ở hết hạn; trường hợp trong hợp đồng không xác định thời hạn thì hợp đồng chấm dứt sau 90 ngày, kể từ ngày bên cho thuê nhà ở thông báo cho bên thuê nhà ở biết việc chấm dứt hợp đồng;
+ Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng;
+ Nhà ở cho thuê không còn;
+ Bên thuê nhà ở chết hoặc có tuyên bố mất tích của Tòa án mà khi chết, mất tích không có ai đang cùng chung sống;
+ Nhà ở cho thuê bị hư hỏng nặng, có nguy cơ sập đổ hoặc thuộc khu vực đã có quyết định thu hồi đất, giải tỏa nhà ở hoặc có quyết định phá dỡ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; nhà ở cho thuê thuộc diện bị Nhà nước trưng mua, trưng dụng để sử dụng vào các mục đích khác.
Theo quy định, bên thuê văn phòng phải thông báo bằng văn bản cho bên thuê trước 30 ngày về việc chấm dứt hợp đồng thuê.
Những điều cần biết khi xây dựng hợp đồng thuê văn phòng
Hợp đồng thuê văn phòng được dựa trên những cơ sở pháp lý do Pháp luật của Nhà nước Việt Nam đề ra. Chính vì thế, khi cả hai bên thống nhất dừng hợp đồng trước hạn, hoặc một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng thì cần phải có văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng và gửi tới những bên có liên quan.
Nội dung chính của hợp đồng thuê văn phòng
Trong văn bản cần phải có những nội dung chính như sau:
Cơ sở pháp lý của việc chấm dứt hợp đồng
- Thứ nhất, văn bản cần có cơ sở pháp lý rõ ràng bao gồm: Luật nhà ở năm 2014 – điều 131; số hợp đồng thuê văn phòng được ký kết giữa các bên liên quan. Nếu như không có cơ sở pháp lý chặt chẽ, mọi văn bản thông báo sẽ không có giá trị.
Lý do chấm dứt hợp đồng
- Hợp đồng thông báo chấm dứt thuê văn phòng cần phải nêu rõ được lý do chấm dứt. Có rất nhiều lý do có thể dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng như: Bên thuê hoặc bên bị thuê không thực hiện đầy đủ những trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan, hoặc giữa các bên có những bất đồng không thể tháo gỡ thì có thể chấm dứt hợp đồng.
Trường hợp bất khả kháng dẫn tới chấm dứt hợp đồng
- Bên cạnh đó, nếu như một trong các bên khi thuê văn phòng gặp phải những trường hợp như: thiên tai khiến cho văn phòng không thể sử dụng được nữa, hoặc như bên cho thuê hoặc bên thuê bị mất tích,tử vong không còn có thể thực hiện trách nhiệm của mình được thể hiện rõ trong hợp đồng thì cần nêu rõ trong văn bản thông báo chấm dứt thuê văn phòng.
- Sau khi đã trình bày rõ lý do trong văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, cần phải khẳng định việc chấm dứt hợp đồng thuê là hoàn toàn hợp lý, đảm bảo đúng yêu cầu của pháp luật.
Những lưu ý khi tìm hiểu về vấn đề bồi thường
- Nếu như việc chấm dứt hợp đồng có liên quan đến những vấn đề bồi thường, thanh lý hợp đồng, bạn cần phải thể hiện rõ số tiền được bồi thường, hoặc phải bồi thường là bao nhiêu. Trong đó cần có số tiền cụ thể phải được thể hiện bằng cả số và chữ.
- Cuối văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cần phải thông báo những thông tin liên quan mang tính thứ yếu, ví dụ như: văn bản thông báo này sẽ được gửi tới đâu, được sao lưu ra bao nhiêu bản và có hiệu lực pháp lý kể từ lúc nào.
- Việc thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cần phải được thực hiện kịp thời. Ngay khi đơn vị thuê hoặc đơn vị cho thuê chấm dứt hợp đồng. Do đó văn bản này cần phải gửi ngay tới đơn vị cho thuê, hoặc đơn vị thuê. Tránh trường hợp gửi chậm trễ, ảnh hưởng tới công việc chung.
Sea Office tư vấn soạn thảo thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng
Ngoài cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng, Sea Office còn hỗ trợ, tư vấn khách hàng các vấn đề khác liên quan tới pháp lý. Trong đó có tư vấn soạn thảo văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng hay công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng. Đến với Sea Office và sử dụng dịch vụ của chúng tôi, bạn sẽ được hỗ trợ từ a-z các công đoạn. Từ khi đi tìm văn phòng, đặt thuê, ký hợp đồng, đăng ký kinh doanh, kế toán, hạch toán cho đến tư vấn văn bản pháp lý và các vấn đề về luật khác. Đừng ngần ngại mà hãy liên hệ đến Sea Office ngay để nhận tư vấn, hỗ trợ tận tình nhất nhé!
Giám đốc kinh doanh tư vấn cho thuê văn phòng, giám đốc pháp chế tại Sea Office với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê, kinh doanh bất động sản, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, thuế.
