Hướng dẫn phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý, hiệu quả

5/5 - (1 bình chọn)

Đa phần dịch vụ thuê văn phòng chủ yếu rơi vào đối tượng khách hàng là các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên họ lại có đội ngũ nhân lực ít ỏi cùng với nguồn tài chính hạn hẹp. Chính vì vậy đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải phân bổ chi phí thuê văn phòng sao cho hợp lý. Sau đây Sea-Office xin giới thiệu tới các bạn một vài thông tin về chủ đề này.

Các hình thức phân bổ chi phí thuê văn phòng

Tóm tắt nội dung

Người lãnh đạo của một doanh nghiệp không những có tinh thần trách nhiệm cao, ý chí mạnh mẽ mà cũng cần có kế hoạch sáng suốt trong phân bổ chi phí chi phí thuê văn phòng hợp lý. Doanh nghiệp cần xác định các hình thức để hạch toán, phân bổ chi phí thuê văn phòng chính xác và hiệu quả nhất.

Các hình thức phân bổ chi phí thuê văn phòng

Thanh toán chi phí thuê văn phòng trước

Hình thức thanh toán này được hiểu đơn giản như sau: Khi ký kết hợp đồng với đầy đủ điều khoản, trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên. Thỏa thuận đã được đặt ra dựa trên hợp đồng. Bên cho thuê và bên thuê văn phòng căn cứ quy định từ đó và thực hiện nghiêm túc.
Bên thuê văn phòng có thể đề nghị thanh toán trước chi phí. Tuy nhiên, đây là hình thức phù hợp với các doanh nghiệp có nguồn vốn rộng. Trường hợp này có thể được khuyến khích bởi khi thanh toán nhanh chóng ta có thể bớt đi một phần gánh nặng. Bên cho thuê văn phòng nào cũng thích thú với hình thức này.
Hơn nữa, khi trả trước chi phí thuê bạn có thể nhận được nhiều ưu đãi từ bên cho thuê như: Tặng thêm nửa tháng sử dụng văn phòng miễn phí, sử dụng dịch vụ miễn phí trong 1 tháng, giảm chi phí thuê văn phòng xuống một khoản…

Tham khảo thêm” Định khoản trả trước tiền thuê văn phòng” chi tiết

Thanh toán chi phí thuê văn phòng sau

Không chi trả khoản thuê văn phòng trước, thay vào đó ta có thể sử dụng hình thức trả sau. Đây là hình thức doanh nghiệp nào cũng mong muốn, nhưng bên cho thuê lại không hề thích thú.
Thông thường hình thức này không được phổ biến cho lắm. Một phần bởi bên cho thuê khá khó khăn. Phần còn lại do sợ gặp phải tình trạng bùng phòng. Bởi các doanh nghiệp nhỏ và vừa có tỷ lệ phần trăm nguy cơ thất bại là rất cao.
Tuy nhiên ưu điểm của hình thức này giúp cho doanh nghiệp tạm thời hạn chế được một khoản chi phí. Bớt đi một gánh nặng trong quá trình khởi đầu.

Thanh toán chi phí văn phòng theo kỳ hạn

Có thể nói đây là hình thức phân bổ chi phí hợp lý nhất. Bởi sao lại như vậy, vì khi thanh toán định kỳ cả hai bên sẽ xác nhận được lòng tin với nhau. Bên thuê văn phòng sẽ có khoảng thời gian đầu dự trù kinh phí. Bên cho thuê lại lấy được phí thuê văn phòng theo định kỳ.
Thông thường, kỳ hạn thuê hợp đồng có thể kéo dài khoảng 3 tháng, 6 tháng đến 1 năm. Tùy vào hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên mà cơ chế thực hiện khác nhau theo thời hạn.

Tham khảo thêm” Hạch toán chi phí thuê văn phòng” chi tiết

Làm sao để phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý?

Phân bổ chi phí là một bài toán khó đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt hơn nữa là với các startup khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và vừa lại càng khó khăn hơn. Vậy làm sao để phân bổ chi phí một cách hợp lý nhất có thể ?

Nhận biết được nhu cầu trước mắt

Một doanh nghiệp muốn phát triển, muốn khẳng định được vị thế phải có bài toán chiến lược khoa học. Kết hợp với đó là nhu cầu mà doanh nghiệp muốn đạt được trong tiến trình kinh doanh.
Chi phí thuê văn phòng tuy là một phần nhỏ của doanh nghiệp lớn. Nhưng chúng lại là chi phí lớn của các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu chi phí thuê văn phòng được phân bổ hợp lý, chiến lược mới được thực hiện.
Nhu cầu trước mắt của doanh nghiệp có thể là tuyển dụng thêm nhân sự, sắm sửa trang thiết bị cần thiết. Hay đầu tư một khoản vào các công trình sinh lợi.

Làm sao để chi phí thuê văn phòng được phân bổ hợp lý ?

Xác định nguồn tài chính đang có

Đây là bước khởi đầu cơ bản mà một doanh nghiệp cần phải có. Có hai yếu tố quan trọng đối với một doanh nghiệp là: nhân lực và tài chính. Cả hai yếu tố này không thể tách rời lẫn nhau, cũng không thể quá gắn kết với nhau.
Doanh nghiệp cần xác định nguồn lực tài chính đang có. Phân bổ chi tiết từng thành phần sao cho hợp lý nhất có thể. Việc gì nên làm chắc chắn phải thực hiện trước. Việc gì có thể gác lại ta nên cố gắng thương lượng.
Trường hợp phân bổ chi phí thuê văn phòng thuộc phạm trù ta có thể kiểm soát được. Đề cao tiến trình kinh doanh là cái cần có của một doanh nghiệp.

Lợi ích khi phân bổ chi phí thuê văn phòng

Tiết kiệm nguồn tài chính

Thuê văn phòng là một khoản chi phí tương đối lớn với các đơn vị thuê chủ chốt. Chính vì vậy, các văn phòng cho thuê cần xem xét tình hình kinh doanh để căn cứ thu chi phí vào thời điểm nào.
Nếu doanh nghiệp được kéo dài thời hạn đóng chi phí thuê văn phòng. Một khoản tiền sẽ được tiết kiệm và sử dụng vào việc khác của công ty. Dựa vào đó, cá nhân sẽ phân khúc tài chính linh hoạt và hợp lý hơn nữa.

Tận dụng khoản đầu tư nhỏ

Khi chi phí thuê văn phòng được phân bổ hợp lý. Điều đầu tiên doanh nghiệp nghĩ đến là tận dụng đầu tư khoản tiền này. Doanh nghiệp có thể sử dụng đầu vốn cho mục đích khác như: xây dựng kho bãi, nhà xưởng, thiết bị văn phòng, mua sắm dịch vụ tiện ích…
Doanh nghiệp lúc nào cũng sẵn sàng với tư thế luôn luôn mong muốn sinh lợi. Đây sẽ là cơ hội tốt để doanh nghiệp phát triển.

Lợi ích khi phân bổ chi phí thuê văn phòng

Xây dựng chính sách an toàn

Bên cạnh cách thức đầu tư sinh lợi, doanh nghiệp có thể xây dựng chính sách an toàn. Bằng nhiều hình thức khác nhau như: Xây dựng quỹ công đoàn, bảo hiểm cho nhân viên, chế độ lương đãi ngộ.

Khó khăn gặp phải khi phân bổ chi phí thuê văn phòng sai

Có rất nhiều trường hợp hy hữu, doanh nghiệp không biết cách phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý. Hậu quả đem lại là thâm hụt ngân sách đầu tư, công trình kinh doanh trì trệ.

Khó khăn gặp phải khi phân bổ chi phí thuê văn phòng sai

Không tận dụng tối đa được nguồn vốn

Sử dụng chi phí thuê văn phòng không hợp lý chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng nguồn vốn cạn kiệt. Nơi cần đầu tư thì không thấy, chỗ không cần lại vùi đầu làm lấy làm để. Đó là sai lầm, sai lầm trong chính bản thân doanh nghiệp.
Đã là tiền thì không thể tự nhiên sinh ra, chúng ta phải biết cách làm cho nguồn vốn của doanh nghiệp sinh sôi nảy nở.

Xây dựng kế hoạch lạc hướng

Với chiến lược được xây dựng trước đó, công ty doanh nghiệp đưa ra những ý kiến rất hay, rất phù hợp. Nhưng yếu tố chi phí phân bổ sai lại là nguồn gốc dẫn đến tình trạng bẻ cong bánh lái con thuyền.
Mọi kế hoạch phải thay đổi theo hướng khác, những dự định phải tạm dừng lại.

Phân bổ chi phí thuê văn phòng luôn vấn đề nhỏ trong muôn vàn vấn đề lớn. Cá nhân, doanh nghiệp phải làm sao để khắc phục tình trạng này. Sử dụng cái đầu lạnh để làm từng việc nhỏ, hợp khối lên các việc lớn. Tư duy sắc bén trong việc lựa chọn văn phòng phù hợp. Bước đi chậm mà chắc, còn hơn đi nhanh mà vấp té.

Để nắm bắt chi tiết về các thông tin liên quan đến phân bổ chi phí thuê văn phòng hợp lý. Các bạn có thể liên hệ với chúng tôi-Sea Office để được hỗ trợ dịch vụ kế toán- thuê hiệu quả . Chúng tôi cam kết sẽ mang đến chất lượng văn phòng tốt nhất, dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm-tận tình-tận tụy.