Chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào? - Giải đáp chi tiết

Khoản mục chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào?

Không ít những tài khoản có gửi câu hỏi về cho Sea-Office xoay quanh chủ đề chi phí thuê văn phòng. Hôm nay, chúng tôi xin giải đáp thắc mắc 1 câu hỏi mà phần lớn khách hàng quan tâm: Khoản mục chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Điều kiện hạch toán chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng là một trong những trường hợp kê khai, hạch toán khó khăn và khá phức tạp. Vậy dựa vào đâu, để xác định được các trường hợp hạch toán và định khoản chi phí thuê văn phòng chính xác nhất.

Chi phí thuê văn phòng do công ty chi trả

Để xác nhận chi phí thuê văn phòng do công ty đứng ra đại diện, cần xác định những lưu ý sau:

1. Hóa đơn

  • Hóa đơn được xác lập do người bán, nhằm xác nhận thông tin hàng hóa bán và dịch vụ cung ứng theo pháp luật. Dịch vụ thuê văn phòng chủ yếu sử dụng hóa đơn đặt in. Tùy theo tổ chức, lĩnh vực mà hóa đơn được sử dụng mẫu hoặc do cơ quan thuế phát hành.

2. Chứng từ thanh toán

  • Chứng từ thanh toán được hiểu đơn giản là giấy tờ, vật mang tin. Chúng phản ánh nghiệp vụ tài chính phát sinh và đã hoàn thành để thực hiện các khoản chi trả. 

3. Phụ lục hợp đồng

  • Phụ lục hợp đồng là danh mục bổ sung nội dung cho các điều khoản chưa cụ thể hoặc đưa thêm điều khoản khác.

Cá nhân chi trả chi phí thuê văn phòng

Trường hợp cá nhân tự chi trả cho dịch vụ thuê văn phòng có thể chia làm 02 trường hợp như sau:

1. Hợp đồng ghi rõ: Cá nhân tự nộp thuế

  • Cần mang theo các giấy tờ liên quan như: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.

2. Hợp đồng ghi: Bên thuê nộp thuế thay chủ nhà

  • Giấy tờ cần đem theo để làm thủ tục bao gồm: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp tiền thuế thay.
  • Tuy nhiên, trường hợp này không được cơ quan thuế cấp hóa đơn.

Các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng cụ thể

Với từng trường hợp thanh toán chi phí văn phòng mà việc xác định tài khoản là khác nhau. Vậy làm sao để đưa chi phí vào đúng tài khoản chính xác ?

chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào -1

Các trường hợp hạch toán chi phí thuê văn phòng cụ thể

Chi phí thuê văn phòng thanh toán trước

Việc xác định chi phí thuê văn phòng được hạch toán vào tài khoản nào ?  hoàn toàn phụ thuộc vào giấy tờ liên quan.

Trường hợp chi phí là khoản trả trước thì hạch toán như sau:

Nợ: TK 331

      Có: TK 111, 112

Ngoài ra, trường hợp là tài khoản đặt cọc nhằm thực hiện đảm bảo hợp đồng ta lại định vào tài khoản khác.

Thanh toán chi phí văn phòng hàng tháng

Trường hợp này được hiểu đơn giản là hàng tháng đều nhận được hóa đơn. 

Cách hạch toán tài khoản phụ thuộc vào mục đích thuê văn phòng, bộ phận nào được phục vụ…

Định khoản như sau:

Nợ: TK 642, 641, 627, 154…

      Có: TK 111, 112, 331.

Chi phí thuê văn phòng thanh toán sau

Chi phí thuê văn phòng được thanh toán sau cũng giống như nhận hóa đơn sau. 

  • Hạch toán hàng tháng: 

Nợ: TK 642, 641, 627, 154…

      Có: TK 335

  • Hạch toán khi chưa nhận hóa đơn

Nợ: TK 335

     Có: TK 111, 112

     Có: TK 331

Thanh toán chi phí thuê văn phòng trước nhiều tháng

Trường hợp này có thể hiểu như sau: ví dụ thuê nhà 6 tháng đầu năm thanh toán duy nhất 1 lần vào tháng đầu tiên là tháng 1.

Hạch toán tài khoản như sau:

Nợ: TK 242

Nợ: TK 133

     Có: TK 111, 112, 331

Trường hợp đặc biệt doanh nghiệp nộp thay người cho thuê văn phòng

Bên cạnh việc người thuê văn phòng nộp trực tiếp cho cơ quan thuế còn có trường hợp doanh nghiệp đại diện nộp thay người cho thuê văn phòng.

chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào -2

Trường hợp đặc biệt doanh nghiệp nộp thay người cho thuê văn phòng

Chi phí thuê nhỏ hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng

Với trường hợp này, quy trình xử lý được thực hiện bao gồm 02 bước chính:

Bước 1: Quy định pháp luật

Theo khoản 7 điều 1 Thông tư 119/2014/TT- BTC về CP thuê nhà. Văn bản này quy định như sau:

  • Những hộ gia đình, cá nhân cho thuê tài sản mà tổng số tiền thuê nhà < 100 triệu/năm hoặc < 8,4 triệu/tháng thì: Không phải kê khai, nộp thuế GTGT, TNCN và cơ quan thuế không cấp hóa đơn lẻ (Như vậy là không có hóa đơn).
  • Để khoản chi phí tiền thuê nhà là chi phí hợp lý thì bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: 

(i) Chủ nhà chỉ phải nộp tiền thuế môn bài: 1 triệu/năm; 

(ii) Hồ sơ khai thuế môn bài là Tờ khai mẫu 01/MBAI ban hành kèm Thông tư 156/2013/TT-BTC, nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà cho thuê

Dựa theo quy định trên: Chủ nhà cho thuê sẽ không phải nộp thuế TNCN, Thuế GTGT mà cần nộp thuế môn bài. Doanh nghiệp cũng không cần phải xuất hóa đơn GTGT, chứng từ nộp thuế TNCN của chủ nhà. Tuy nhiên sẽ cần phải xây dựng bộ chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thuê nhà đầy đủ chứng từ hợp lệ

Một bộ hồ sơ thuê nhà được coi là hợp lệ khi đầy đủ các giấy tờ, chứng từ sau:

  • Hợp đồng thuê nhà (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCTPC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
  • Chứng từ nộp thuế môn bài của chủ nhà cho thuê. Trường hợp này, doanh nghiệp có thể nộp thay cho chủ nhà, chủ nhà có thể tự đi nộp thuế. Ngay sau đó, cơ quan Thuế sẽ cấp chứng từ nộp thuế gửi lại cho chính doanh nghiệp.
  • Bảng kê 01/TNDN (ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TTBTC):Thời điểm lập bảng kê là lúc trả tiền thuê nhà, và được lưu tại DN (Lưu ý, trên bản kê phải có chữ ký của GĐ hoặc người được phép ủy quyền)
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (Theo điểm 2.4 khoản 2 điều 4 Thông tư 96 quy định: Không nhất thiết phải chuyển khoản cũng được vì không có hóa đơn).

Chi phí thuê lớn hơn 100 triệu/năm hoặc 8.4 triệu/tháng

Khác với trường hợp trên, chủ nhà cho thuê bắt buộc phải nộp cả 03 loại Thuế bao gồm: Thuế GTGT, thuế môn bài và thuế TNCN.

1. Quy định về đối tượng khai thuế:

Theo hướng dẫn tại khoản 1 và khoản 2 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC:

– Cá nhân cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan thuế, hoặc

– Bên thuê tài sản khai và nộp thuế thay nếu trong hợp đồng có thoả thuận bên thuê là người nộp thuế.

Theo hướng dẫn tại Điều 22 Thông tư số 156/2013/TT-BTC thì người đi thuê không được kê khai thuế mà chỉ có bên cho thuê tài sản trực tiếp khai thuế với cơ quan Thuế.

2. Quy định về các loại thuế phải nộp

  • Thuế Môn Bài: nếu thuê nhà vào 6 tháng đầu năm thì mức đóng là 1 triệu/năm, trường hợp thuê vào 6 tháng cuối năm thì chi phí là 500.000đ/năm.
  • Thuế Giá trị gia tăng. thuế suất 5%
  • Thuế thu nhập cá nhân. thuế suất 5%

3. Thời hạn kê khai và nộp thuế:

  • Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế theo kỳ hạn thanh toán chậm nhất là ngày thứ 30 (ba mươi) của quý tiếp theo quý bắt đầu thời hạn cho thuê.
  • Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với cá nhân khai thuế một lần theo năm chậm nhất là ngày thứ 90 (chín mươi) kể từ ngày kết thúc năm dương lịch.

4. Hồ sơ thuê nhà gồm có:

  • Hợp đồng thuê nhà có thể công chứng hoặc không (Từ ngày 1/7/2015 thì không bắt buộc phải công chứng, Theo văn bản số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 của Tổng cục Thuế)
  • Giấy chứng minh phô tô công chứng của cá nhân cho thuê nhà.
  • Tờ khai thuế cho thuê tài sản Mẫu 01/TTS (Ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính).
  • Chứng từ nộp tiền thuế của chủ nhà hoặc chứng từ nộp thuế thay chủ nhà (nếu trong hợp đồng 2 bên thỏa thuận doanh nghiệp sẽ thay chủ nhà nộp thuế).
  • Chứng từ thanh toán tiền thuê nhà (có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, do không có hóa đơn GTGT) 

(Trích thông tư Bộ Tài Chính)

Trên đây là một vài thông tin cần thiết, mà Sea-Office giúp bạn xác định được chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào. Cùng theo dõi Sea-Office để cập nhật thêm nhiều thông tin nổi bật hơn nhé!

Bài viết gần đây


G

0919 813 444