Vì mục đích mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện. Vậy tại sao mở văn phòng đại diện lại là lựa chọn phổ biến của nhiều công ty? Sea office sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức về văn phòng đại diện một cách chi tiết nhất từ khái niệm, chức năng đến thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện mới.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Đặt tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng phải được đặt theo đúng quy định tại Luật doanh nghiệp:
- Phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
- Phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
- Phải được viết hoặc gắn tại văn phòng đại diện. Tên văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.
Đặt địa chỉ văn phòng đại diện
Trụ sở văn phòng đại diện phải tuân theo quy định pháp luật, ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Người đứng đầu văn phòng đại diện
Bất cứ người nào có đầy đủ năng lực hành vi dân sự trừ những trường hợp quy định sau đây:
- Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
- Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp.
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân.
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định, liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án; các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản, phòng, chống tham nhũng.
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ đăng ký
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện
- Bản sao quyết định thành lập
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.
- Quyết định bổ nhiệm của giám đốc đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
- Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
- Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh
Người đại diện hoặc người ủy quyền của doanh nghiệp gửi đầy đủ những giấy tờ trên tới Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt văn phòng đại diện.
Hoặc nộp online qua website https://dangkykinhdoanh.gov.vn của Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 3: Chờ nhận kết quả
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp chính thức hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Xem thêm:
Văn phòng đại diện phải nộp những loại thuế nào?
thành lập công ty có cần bằng cấp không?
chi phí thành lập doanh nghiệp là bao nhiêu?
Văn phòng đại diện mới thành lập cần làm những gì?
- Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần công bố thông tin đăng ký hoạt động trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Treo biển tại trụ sở văn phòng đại diện, biển hiệu có các thông tin: tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản.
- Ký hợp đồng lao động với người lao động làm tại văn phòng.
- Đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động.
Những lưu ý khi mở văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có phải nộp lệ phí môn bài không?
Tại khoản 6 Điều 2 Nghị định số 139/2016/NĐ-CP quy định: Người nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này, bao gồm: Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có).
Căn cứ vào quy định trên, văn phòng đại diện không có hoạt động sản xuất, kinh doanh nên không phải đóng thuế môn bài.
Doanh nghiệp được phép mở bao nhiêu văn phòng đại diện?
Theo Luật Doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
Như vậy, pháp luật không giới hạn số lượng văn phòng đại diện mà một công ty được mở.
Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?
Văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không có thu nhập từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, nên không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.
Khái niệm văn phòng đại diện
Luật doanh nghiệp quy định: văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, không có chức năng kinh doanh.
Đặc điểm của văn phòng đại diện
- Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
- Mục đích chính khi thành lập văn phòng đại diện là doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở.
- Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp, không có chức năng kinh doanh.
- Văn phòng đại diện được quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện cho quá trình hoạt động, nhưng phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
- Không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế.
- Không bắt buộc phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có quyền lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài.
Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện
Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, cho thuê văn phòng ảo, cho thuê văn phòng chia sẻ, cho thuê chỗ ngồi làm việc, dịch vụ kế toán-thuế, Seaoffice tự tin đem tới quý khách hàng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện uy tín, nhanh chóng và chất lượng, giúp bạn tiết kiệm công sức và thời gian đăng ký.
Khi đến với Seaoffice, quý khách hàng sẽ được:
- Tư vấn những quy trình thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
- Hoàn thiện hồ sơ cách đầy đủ và nhanh chóng; nhận ủy quyền và thay khách hàng hoàn thành thủ tục với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Hướng dẫn những thủ tục sau khi lập văn phòng đại diện để tránh những khoản phạt không đáng có. Tư vấn, hỗ trợ khắc mẫu con dấu Văn phòng đại diện công ty; Công bố mẫu dấu Văn phòng đại diện công ty; mở tài khoản Văn phòng đại diện công ty.
- Cung cấp những địa chỉ đẹp để đặt văn phòng đại diện khi sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ, văn phòng ảo trên khắp TPHCM với giá ưu đãi.
Trên đây là những thông tin bổ ích về thành lập văn phòng đại diện, giúp bạn dễ dàng hơn trong quá trình hoàn thiện hồ sơ và thủ tục pháp lý. Bất kỳ thắc mắc liên quan tới mở văn phòng đại diện, thành lập công ty, vui lòng liên hệ tới Seaoffice để được hỗ trợ giải đáp, tư vấn.
Giám đốc kinh doanh tư vấn cho thuê văn phòng, giám đốc pháp chế tại Sea Office với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê, kinh doanh bất động sản, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, thuế.
