Rất nhiều người cho rằng, thuê văn phòng chỉ cần lựa chọn vị trí phù hợp và chuẩn bị tiền là đủ. Thực ra điều đó không sai nhưng chưa đúng hoàn toàn. Có rất nhiều điều quan trọng cần phải chú ý khi quyết định thuê mặt bằng. Hãy cùng Sea Office tìm hiểu về những điều cần biết khi thuê văn phòng trong bài viết dưới đây nhé.
Top 7 những điều cần biết khi thuê văn phòng tại TPHCM
Tóm tắt nội dung
Thuê văn phòng không đơn giản là việc bạn dùng tiền và thuê một địa điểm theo ý mình. Khi đã xác định thuê mặt bằng để làm văn phòng, bạn sẽ phải tính toán bài toán lâu dài. Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Sea Office xin dành bài viết này để mang tới bạn những thông tin hữu ích. Chắc chắn những điều cần biết khi thuê văn phòng sẽ là kim chỉ nan giúp bạn rất nhiều.
1/ Vị trí văn phòng – Những điều cần lưu ý khi thuê văn phòng
Có rất nhiều yếu tố để xác định xem vị trí văn phòng cho thuê có phù hợp với hoạt động kinh doanh của bạn không. Nếu như doanh nghiệp của bạn muốn kết hợp văn phòng với showroom trưng bày. Vậy thì địa điểm mặt tiền, đông đúc người qua lại sẽ là một lợi thế hơn hẳn. Trong trường hợp doanh nghiệp chỉ cần một văn phòng đại diện, thì một không gian vừa phải sẽ là sự lựa chọn hợp lý.
Một văn phòng lý tưởng phải đáp ứng những đòi hỏi từ phía doanh nghiệp. Một trong những lưu ý khi thuê văn phòng tại TPHCM làm việc đó là vị trí văn phòng thuận lợi cho việc kinh doanh, giao dịch. Có thể quảng cáo thương hiệu và thuận tiện đi lại. Một vị trí đẹp phải là vị trí sạch sẽ, có ánh sáng đầy đủ. Không gian xung quanh phải đảm bảo cảnh quan, thuận lợi về mặt giao thông, có tiện ích ngoại khu phong phú.
Bên cạnh đó, văn phòng phải là nơi thuận tiện cho việc tiện dụng. Đa phần người lao động muốn làm việc gần nhà, không muốn quá xa trung tâm. Do đó, hãy cân nhắc kỹ về việc thuê văn phòng xa khu vực trung tâm, vì điều đó có thể làm cho bạn khó khăn trong vấn đề tuyển dụng.
Bạn có thê tham khảo” Dịch vụ cho thuê văn phòng Quận 1” vị trí siêu đẹp, đầy đủ tiện ích, nội thất hiện đại.
Những chú ý khi lựa chọn vị trí văn phòng
2/ Diện tích thuê văn phòng
Nếu phải lựa chọn một trong những điều cần biết khi thuê văn phòng có vai trò đặc biệt. Vậy thì diện tích thuê văn phòng chắc chắn sẽ giữ một ý nghĩa đặc biệt. Hiện nay, diện tích thuê văn phòng chính là cơ sở để quyết định giá thuê hàng tháng.
Hiểu một cách đơn giản, diện tích thuê văn phòng được gọi là diện tích sử dụng. Giới chuyên môn dùng với thuật ngữ là “ diện tích net”. Diện tích sử dụng không bao gồm những khu vực sau: hành lang, nhà vệ sinh, thang máy và cầu thang bộ.
Những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc, theo các nhà nghiên cứu, diện tích trung bình để cho một vị trí làm việc là 5m2. Diện tích lý tưởng là 8 – 12 m2/ người. Số lượng nhân viên của doanh nghiệp là bao nhiêu người, bạn có thể nhân với bấy nhiêu mét vuông để tính toán.
Trên thực tế, một số tòa nhà có vị trí và thương hiệu tiếng tăm thường tính diện tích Gross. Có thể hiểu diện tích Gross này ra sao? Đó là việc chủ cho thuê có thể thêm vào diện tích sử dụng từ 10% – 20% diện tích công cộng thành diện tích cho thuê. Điều đó cho phép người thuê có một không gian tuyệt vời hơn, thoải mái hơn. Những cá nhân làm việc trong văn phòng có thể dễ dàng thư giãn trong một môi trường đẳng cấp.
Một số các tòa nhà áp dụng diện tích Gross như: Saigon Trade Centre; Star Building; Saigon Center…Mặc dù nếu tính diện tích gross thì giá tiền sẽ đội lên. Thế nhưng đổi lại đó chất lượng của văn phòng sẽ tăng lên. Khách hàng và những đối tác khác sẽ nhìn nhận doanh nghiệp của bạn với con mắt rất tích cực. Chính vì thế việc lựa chọn những tòa nhà uy tín để thuê được nhiều doanh nghiệp cân nhắc.
Tham khảo thêm ” Cách tính diện tích cho thuê văn phòng” chi tiết tại đây!
3/ Lưu ý về phí dịch vụ khi thuê văn phòng
Phí dịch vụ luôn luôn nằm trong danh sách những điều cần biết khi thuê văn phòng. Phí dịch vụ sẽ tính vào hạng của tòa nhà. Hạng A sẽ có phí dịch vụ từ 5,5 đến 6,5 usd/ m2/ tháng. Mức phí dịch vụ của hạng B là 4 – 5 usd/m2/ tháng. Đối với văn phòng hạng C thì phí dịch vụ chỉ giao động từ 2 – 3 usd/ m2/ tháng.
Thậm chí mức phí dịch vụ của hạng C sẽ thấp hơn rất nhiều. Điều này tùy thuộc vào chiến lược kinh doanh của mỗi một tòa nhà. Trong rất nhiều trường hợp, các tòa cao ốc khi mới khai trương sẽ ưu đãi khá nhiều về phí dịch vụ. Thậm chí phí dịch vụ có thể được miễn, nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng vào thời điểm vàng.
Tất nhiên, chúng ta phải khẳng định với nhau rằng: Tiền nào của nấy. Tất cả các tòa nhà đều thu phí dịch vụ rất cao, với mục đích giữ hình ảnh của tòa nhà. Chính vì lẽ đó, mức phí dịch vụ là một trong những lưu ý khi thuê văn phòng quan trọng nhất mà Doanh Nghiệp cần quan tâm.
4/ Những điều cần biết khi thuê văn phòng – yếu tố độc quyền
Điều này thường xuyên xảy ra trong thị trường cho thuê văn phòng. Tính độc quyền nghe có vẻ xa lạ, thế nhưng giới bất động sản hẳn không lạ lẫm gì với yếu tố này. Trong những điều cần biết khi thuê văn phòng, yếu tố độc quyền chiếm vai trò cực quan trọng. Nhất là với những doanh nghiệp lớn.
Đối với những công ty có thương hiệu mạnh, có thể yêu cầu tính độc quyền trong tòa nhà. Họ không muốn có một đối thủ cạnh tranh cùng ngành nghề xuất hiện trong một tòa nhà. Ví dụ doanh nghiệp của bạn là ngân hàng XYZ, bạn đến thuê tòa nhà của công ty ABC với số tiền rất lớn. Khi đàm phán, phía ngân hàng XYZ sẽ không chấp nhận ngân hàng thứ 2 trong tòa nhà. Đơn giản vì điều đó ảnh hưởng đến kinh doanh và nhiều vấn đề khác của họ.
Một số chủ nhà tư nhân sẽ không đồng ý điều này, thế nhưng việc này lại được các tòa nhà hạng A tuân thủ triệt để. Chúng ta có thể thấy một trường hợp khá quen thuộc trong thị trường Việt Nam. Đó là ngân hàng BIDV thuê trọn toàn bộ tòa tháp B của Vincom Bà Triệu để làm trụ sở chính cho mình. Đây chính là việc tối đa hóa tính độc quyền nằm trong những lưu ý khi thuê văn phòng TPHCM mà chúng ta cần phải nắm rõ.
5/ Yếu tố pháp lý cần lưu ý khi thuê văn phòng
Những quy định liên quan đến yếu tố pháp lý luôn là lo lắng hàng đầu khi bạn tiến hành thuê văn phòng. Việc làm rõ những yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, liên quan đến các yếu tố thuế, pháp luật.
Bạn cần phải chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Nếu như bạn chưa có kinh nghiệm trong quy trình làm việc, tìm kiếm cũng như thương lượng các điều khoản trong hợp đồng, thì khi đó, bạn cần tìm đến các dịch vụ tư vấn pháp luật để có thể đảm bảo được các yếu tố pháp luật. Bạn có thể lựa chọn Seaoffice để hỗ trợ dịch vụ thuê văn phòng và từ vấn hồ sơ pháp lý từ A-Z miễn phí.
Tham khảo ngay” Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng” mới nhất tại Seaoffice
Bạn nên thương thảo kĩ với chủ đầu tư về diện tích cho thuê, các tiện ích riêng và chung được sử dụng ở văn phòng làm việc. Đồng thời, trong hợp đồng cũng cần thỏa thuận các điều kiện về giá thành, thời gian cho thuê như thế nào…
6/ Máy phát điện – yếu tố không thể bỏ qua
Do mạng lưới điện của Việt Nam thường xuyên bị quá tải, chính vì vậy máy phát điện là yếu tố khá quan trọng. Mặc dù không phải lúc nào cũng mất điện, thế nhưng máy phát điện là do tính chất bắt buộc của công việc.
Rất nhiều nhà tư vấn đã đưa yếu tố này vào trong những điều cần biết khi thuê văn phòng. Tất nhiên chúng ta phải hiểu rằng, không phải tòa nhà nào cũng có máy phát điện. Nếu có thì cũng khó có thể bảo đảm 100%.
Một số tòa nhà chỉ cần đảm bảo ánh sáng, thiết bị văn phòng, mà không cung cấp cho những lĩnh vực khác. Bởi thế cho nên, những điều cần biết khi thuê văn phòng tại TPHCM bạn cần nắm rõ trước khi đưa ra quyết định có thuê hay không. Nếu như văn phòng được đặt trong khu công nghiệp, vậy thì máy phát điện không thể thiếu.
7/ Những lưu ý khi thuê văn phòng làm việc cần có bảo hiểm tòa nhà
Theo đúng quy định của pháp luật, các tòa nhà cho thuê cần được mua bảo hiểm. Chi phí mua bảo hiểm do phía chủ tòa nhà chịu. Một số chủ doanh nghiệp ( thường là doanh nghiệp nước ngoài) cũng mua bảo hiểm cho văn phòng. Tuy nhiên số lượng này không nhiều. Chính vì thế mà bạn cần phảỉ lưu ý khi thuê văn phòng làm việc là xem tòa nhà đã có bảo hiểm hay chưa.
Các tòa nhà cho thuê cần được mua bảo hiểm
Trên đây là Top 7 những điều cần biết khi thuê văn phòng tại những thành phố lớn của Việt Nam. Truy cập thường xuyên vào website của Sea Office để tìm hiểu nhiều thông tin bổ ích hơn nhé! Chúc các bạn luôn luôn tìm được những thông tin bổ ích và thiết thực khi đồng hành với Sea Office. Trong những bài viết sắp tới, Sea Office sẽ giúp các bạn những thông tin hữu ích hơn nữa.
Những câu hỏi và câu trả lời bạn nên đọc qua
