Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc

Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc

Giải pháp thuê văn phòng ảo để để đặt địa chỉ công ty ngày càng được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy bạn có biết về ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo là gì không? Bài viết ngày hôm nay của chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết cho bạn nhé!

Khái quát về văn phòng ảo? Nhu cầu thuê văn phòng ảo hiện nay thế nào?

Trước khi đi vào ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc thì bạn phải hiểu văn phòng ảo là gì? Nhu cầu thuê văn phòng ảo hiện nay như thế nào?

Văn phòng ảo đây được hiểu là hình thức cho thuê văn phòng không m2. Nó bao gồm các dịch vụ đầy đủ của một văn phòng như địa điểm giao dịch, địa chỉ, số điện thoại, số fax, biển hiệu…

Văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới từ lâu - Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng

Văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới từ lâu – Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng

Trên thế giới thì dịch vụ văn phòng ảo đã rất phổ biến. Ở Việt Nam, hình thức cho thuê loại hình văn phòng này mới phát triển trong những năm gần đây. Tuy mới xuất hiện nhưng chính vì những ưu thế nó mang lại cho doanh nghiệp quá lớn nên đang ngày càng phổ biến. Rất nhiều doanh nghiệp đã tìm đến thuê các loại văn phòng ảo. 

Đối tượng thuê văn phòng ảo có thể là doanh nghiệp đã thành công hoặc có những startup. Và có thể khẳng định rằng 80% doanh nghiệp hiện nay đều có văn phòng ảo cho mình. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lý do vì sao nó lại được lựa chọn nhiều qua các ưu và nhược điểm điển hình dưới đây!

Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo để làm việc

Cùng xem ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo 

Cùng xem ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo đem đến cho người thuê nhiều tiện ích, ưu điểm, thế nhưng nó cũng đang tồn tại khá nhiều nhược điểm. 

Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc

Một trong những ưu điểm lớn nhất của việc thuê văn phòng ảo đó là giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Chi phí là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phải đau đầu khi mới mở công ty. So với văn phòng truyền thống thì văn phòng ảo có mức giá thấp hơn rất nhiều. Thế nhưng, loại văn phòng này lại đảm bảo được các giá trị như văn phòng truyền thống. Vì thế không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo những tiện ích liên quan.

Tiếp đến là các dịch vụ tiện ích đi kèm rất nhiều. Doanh nghiệp hoàn toàn không cần phải băn khoăn và lo lắng về việc trang thiết bị trong văn phòng. Tất cả đã có ở trong gói cho thuê văn phòng ảo. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt đi các gánh nặng về rủi ro cũng như giá cả.

Thông tin liên lạc cũng như người tiếp nhận cuộc gọi luôn sẵn sàng. Khách hàng của doanh nghiệp có thể tìm đến doanh nghiệp 24/24. Điều này sẽ giúp cho hình ảnh của doanh nghiệp ngày càng đẹp.

Loại hình văn phòng ảo có sự thích hợp với rất nhiều đối tượng doanh nghiệp khác nhau. Phù hợp với đối tượng doanh nghiệp hay di chuyển, doanh nghiệp tổ chức tại nhà, mới thành lập, chi nhánh… Một mặt đảm bảo được các giá trị, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, một mặt lại giúp tiết kiệm chi phí. Đây cũng chính là ưu điểm mà nhiều khách hàng không thể chối cãi. 

Đặc biệt, loại hình văn phòng này cực thích hợp với những startup, doanh nghiệp chưa có nhiều vốn. Vì nó hoàn toàn có thể giúp họ làm chủ được về kinh phí thuê văn phòng.

Nhược điểm khi dùng văn phòng ảo

Mặc dù văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp nhiều tiện ích nhưng nó cũng có nhược điểm. 

Thứ nhất, mỗi khi muốn gặp được doanh nghiệp thì đối tác, khách hàng của bạn phải báo trước. Bởi lẽ, đây là một mô hình văn phòng ảo. Nghĩa là nó được tích hợp dựa trên thực tế, vì vậy việc gặp gỡ phải theo lịch trình đã đăng kí. Với những tòa nhà có rất nhiều doanh nghiệp đang cùng chung dịch vụ thì phải đợi. Đây là nguyên tắc mà bắt buộc bạn phải tuân thủ. Điều này chắc chắn sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến việc tiếp cận rộng rãi nguồn khách hàng của bạn.

Thứ hai, nơi văn phòng ảo sẽ chịu trách nhiệm trong việc đón nhận các cuộc điện thoại. Thế nhưng, những cuộc gọi đến đó phải trải qua sự chuyển tiếp đến điện thoại của bạn, hoặc email bạn. Sau đó thì mọi thứ mới được rõ ràng. Điều này, đôi khi gây cho khách hàng của bạn sự khó chịu khi phải chờ đợi.

Thứ ba, nhược điểm thứ ba đó là về vấn đề pháp lý. Mô hình về cho thuê văn phòng ao hiện nay phát triển nhưng ở trên thực tế thì nó còn khá mới mẻ. Việc các doanh nghiệp đăng kí kinh doanh ở mô hình này vẫn còn nhiều thắc mắc. Đến nay, khi doanh nghiệp của bạn đã đủ về giấy tờ đăng kí kinh doanh thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn.

Thứ tư, dễ gặp rủi ro nếu bạn không đọc kĩ hợp đồng thuê. Khi thuê văn phòng ảo, nếu như bạn không đọc kĩ những điều trong đó, rõ ràng rất dễ bị thiệt. Vì thế, cần phải nghe nhân viên tư vấn thật kĩ trước khi thuê.

Top những điều bạn cần chú ý về thuê văn phòng ảo

Ngoài những thông tin về ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng ảo làm việc trên thì bạn cần phải nắm rõ những điều sau:

 Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng

Một số điểm cần chú ý khi thuê – Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng

Vị trí của văn phòng ảo đang nằm ở đâu?

Vị trí của văn phòng ảo chính là một trong những yếu tố đầu tiên bạn cần chú ý và quan tâm. Nó là điểm khiến cho văn phòng của bạn trông nổi bật hơn và đem về nhiều tiện ích hơn. 

Vị trí văn phòng bạn nên lựa chọn tại các quận trung tâm, thành phố. Tốt nhất là nên chọn ở các vị trí mà có đảm bảo giao thông, dân cư, sự phát triển. Điều này sẽ giúp cho bạn tạo được hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn. Ngoài ra nó cũng giúp cho các khách hàng tìm đến bạn dễ dàng hơn.

Tiện ích và dịch vụ thế nào?

Hãy xác định xem nhu cầu sử dụng của bạn là gì? Sau đó, hãy quyết định xem doanh nghiệp của bạn cần đến những tiện ích nào và đàm phán với bên cho thuê.

Một số tiện ích bắt buộc phải có cho một gói cho thuê văn phòng ảo là:

  • Lễ tân đón tiếp khách hàng, nghe gọi điện thoại
  • Phòng họp.
  • Vị trí đặt bảng tên như thế nào?
  • Số điện thoại và các địa chỉ nhận thư.
  • Chỗ ngồi, số fax….

Về cơ bản thì giá của dịch vụ văn phòng ảo không cao và nó có sự liên quan đến tiện ích. Việc bạn chọn đúng các tiện ích phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá về chi phí.  Hiện nay có khá nhiều nơi cung cấp các dịch vụ giá rẻ và bạn phải cẩn trọng. Bởi lẽ, đây là chiêu trò lôi kéo khách hàng. Một khi bạn sử dụng tới các dịch vụ khác thì giá của nó sẽ cao hơn gấp nhiều lần. Vì thế, bạn cần cẩn trọng để thuê được dịch vụ tốt, giá tốt nhất nhé!

Hợp đồng – Ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng

Với bản hợp đồng, bạn nên lắng nghe những tư vấn rõ ràng của nhân viên. Đọc kĩ các điều có trong hợp đồng. Đọc kĩ về giá, dịch vụ, tiện ích và thời hạn hợp đồng. Như vậy sẽ đảm bảo cao nhất cho các quyền lợi của bạn về sau.

Ngoài ra thì bạn cũng nên để ý đến các yếu tố khác như thời gian làm việc quy định, bãi giữ xe hay các thiết bị văn phòng như thế nào.

Trên đây là những ưu và nhược điểm khi thuê văn phòng làm việc cho bạn. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và tư vấn cho khách hàng về dịch vụ. Hãy cùng chúng tôi xây dựng nên một nền tảng cho công ty phát triển vững mạnh nhé! 

Bài viết gần đây