Văn phòng ảo có hợp pháp không? Văn phòng ảo đang trở thành một giải pháp hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp và cá nhân nhờ tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, tính hợp pháp của loại hình này vẫn còn là một câu hỏi lớn đối với nhiều người. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về văn phòng ảo, tính hợp pháp của nó, cũng như những lưu ý quan trọng khi sử dụng dịch vụ này.
Nội dung
Văn phòng ảo có hợp pháp không?
Luật Doanh nghiệp định nghĩa như sau : “doanh nghiệp” là tổ chức kinh tế có tên riêng, có trụ sở giao dịch ổn định, có tài sản được đăng ký nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Theo Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, không có quy định nào cấm doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ kinh doanh. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh là hoàn toàn hợp pháp, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi đăng ký kinh doanh và hoạt động với địa chỉ văn phòng ảo.
Theo các cơ quan chức năng
Sở Kế hoạch và đầu tư – Cơ quan đăng ký kinh doanh
- Theo Sở Kế hoạch và đầu tư cho biết, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh. Bởi vì Sở không thể kiểm tra xem hình dáng trụ sở ra sao. Bên cạnh đó, cũng không có lý do để từ chối cấp phép sử dụng địa chỉ văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở.
Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung Ương
- Theo Viện trưởng Viện Nghiên cứu Quản lý Kinh tế Trung ương nói thêm việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại. Dù văn phòng thật hay “văn phòng ảo” thì pháp nhân vẫn còn có con người là thật. Có người đại diện pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động doanh nghiệp. Cơ quan quản lý chỉ cần tìm cách quản lý con người là được.
- Bên cạnh đó, ông cho biết thêm không nhất thiết phải bổ sung quy định mới cho mô hình văn phòng ảo. Thời điểm này cũng không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh ở “văn phòng ảo”… Đồng thời luật không quy định địa chỉ kinh doanh cũng phải là nơi làm việc và nơi làm việc phải có diện tích tối thiểu bao nhiêu. Nghĩa là loại hình này được quyền hoạt động bình thường.
Ý kiến của các chuyên gia về dịch vụ văn phòng ảo
- Có rất nhiều ý kiến 2 chiều xoay quanh vấn đề cho thuê và sử dụng văn phòng ảo. Nhiều người cho rằng sử dụng dịch vụ này sẽ là cơ hội để các doanh nghiệp nhỏ có thể vụ lợi, trốn thuế và làm việc trái pháp luật. Vậy các chuyên gia nghĩ sao về vấn đề này?
- Theo các chuyên gia, dù văn phòng ảo hay thật thì chúng đều hoạt động có mục đích, có người giám sát riêng. Việc hoạt động trái pháp luật hay không, không phụ thuộc vào việc thuê văn phòng ảo. Điều đó phụ thuộc chủ yếu vào người làm, người đứng đầu các đơn vị đó. Trên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp lớn có trụ sở thật vẫn kinh doanh lừa đảo trốn thuế Hơn nữa dịch vụ văn phòng ảo đã phổ biến từ rất lâu ở các nước phát triển trên thế giới. Chứng tỏ dịch vụ này đã khẳng định được vị trí và lợi thế ưu việt của nó. Hơn nữa, pháp luật Việt Nam chưa hề có thông báo nào không cho phép kinh doanh loại hình dịch vụ này. Do vậy loại hình dịch vụ này hoàn toàn hợp pháp. Chính vì vậy bạn vẫn có thể lựa chọn loại hình dịch vụ này nếu muốn.
- Đến đây, có lẽ bạn đã có thể trả lời được câu hỏi có nên thuê văn phòng ảo hay không. Có là câu trả lời xác đáng nhất. Tuy nhiên dịch vụ nào cũng có tính 2 mặt của nó, do vậy trước khi thuê văn phòng ảo thì bạn cần lưu ý những vấn đề sau.
Và cho đến hiện tại pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động. Cho nên quý doanh nghiệp không cần phải lo lắng sợ mình phạm pháp nhé!
Có lẽ câu hỏi “văn phòng ảo có hợp pháp không?” là thắc mắc của khá nhiều doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp khi mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh vốn còn hạn chế và nhu cầu cắt giảm chi phí để có thể thu lợi nhuận, tiếp tục hoạt động công ty là điều dễ hiểu. Văn phòng ảo là hoàn toàn mang tính hợp pháp, bạn có thể thuê bất kỳ văn phòng ảo ở đâu một cách thoải mái mà không phải lo lắng điều gì. Không chỉ hợp pháp lý mà nó còn mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hiện nay so với văn phòng truyền thống.
Với mô hình này doanh nghiệp không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng với chi phí đắt đỏ. Mà với chi phí cực kỳ thấp các doanh nghiệp vẫn có thể thuê cho mình một văn phòng làm việc với đầy đủ cơ sở vật chất, trang bị máy móc văn phòng hiện đại. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Khái quát về Văn phòng ảo
- Văn phòng ảo (virtual office) là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh, số điện thoại, dịch vụ thư tín và các tiện ích khác mà không cần phải thuê một không gian làm việc thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, nhân sự và vận hành, đồng thời tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp với địa chỉ kinh doanh tại các khu vực trung tâm.
Xem thêm: Văn phòng ảo (virtual office) là gì?
Văn phòng ảo có được đăng ký kinh doanh không?
Câu trả lời là hoàn toàn có bởi tuy sử dụng thuật ngữ là “văn phòng ảo” nhưng bạn có một địa chỉ thật phù hợp với quy định của luật doanh nghiệp 2020. Khi ký hợp đồng thuê văn phòng ảo, bạn được sử dụng hợp đồng này để cho vào bộ hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. Do đó, bạn hoàn toàn có thể đăng ký kinh doanh.
Văn phòng ảo là một giải pháp hợp pháp và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các startup hoặc các freelancer.
Lợi ích mà văn phòng ảo đem lại cho doanh nghiệp.
Thuê văn phòng ảo giúp quý doanh nghiệp tiết kiệm kinh phí, không cần phải chuẩn bị số vốn lớn để thuê văn phòng trọn gói dài hạn, không cần lo về chi phí bỏ ra để mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi trả dịch vụ văn phòng, Với một mức giá nhất định phù hợp với từng nhu cầu từng doanh nghiệp, văn phòng ảo luôn đáp ứng được những tiêu chuẩn và dịch vụ chất lượng và hiện đại nhất.
Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh. Trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.
Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn trong một thành phố xa hoa như Thành phố Hồ Chí Minh. Các doanh nghiệp vẫn có thể thuê văn phòng ảo với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Dưới đây là một số lợi ích mà văn phòng ảo mang lại.
- Tiết kiệm chi phí, không phải chi trả một khoản tiền lớn để thuê văn phòng dài hạn như văn phòng truyền thống.
- Sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm đăng ký kinh doanh và đặt bảng tên ở khu vực trung tâm hoặc các quận đang phát triển ở Thành phố Hồ Chí Minh. Thuận lợi cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng.
- Có chức năng như một văn phòng truyền thống, có thể làm địa điểm giao dịch và trụ sở kinh doanh
- Cung cấp các dịch vụ tiện ích như phòng họp, nhân viên lễ tân và kế toán khai báo thuế,…
- Văn phòng ảo được đặt tại các vị trị trung tâm của thành phố, tại các tòa nhà cao ốc và khu đô thị sầm uất, giúp các doanh nghiệp xây dựng một hình ảnh sang trọng, hiện đại trong mắt khách hàng.
- Được trang bị đầy đủ trang thiết bị văn phòng như : bàn, ghế, các máy móc thiết bị,..
- Cung cấp đầy đủ các dịch vụ cơ bản như : Lao công, bảo vệ,…
- Các thông tin được bảo mật tuyệt đối nên khách hàng không lo sợ bị mất hoặc lộ tài liệu mật của mình.
- Địa chỉ, số điện thoại, số fax,…rõ ràng
- Miễn phí truy cập internet tốc độ cao, cung cấp điện, nước, điều hòa trong giờ làm việc.
- Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.
- Các địa chỉ văn phòng ảo nằm tại các mặt tiền của thành phố. Với hệ thống giao thông dày đặc giúp quý doanh nghiệp có thể dễ dàng di chuyển.
Một số hạn chế của văn phòng ảo
- Không có vị trí phòng họp cố định cho bạn
- Không có cơ hội tương tác trực tiếp và xử lý những thông tin được chuyển đến văn phòng
- Là loại hình văn phòng chia sẻ nên có nhiều doanh nghiệp cung chung một địa điểm kinh doanh nên sẽ không có chỗ ngồi cố định cho các nhân viên.
Seaoffice- là đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín hàng đầu TPHCM
Doanh nghiệp có nên thuê văn phòng ảo không ?
Để biết doanh nghiệp có thật sự nên thuê văn phòng ảo hay không thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những gì mà văn phòng ảo đem lại cho quý doanh nghiệp sau đây nhé.
- Thứ nhất tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức. Có lẽ đây là lý do khá hấp dẫn nhất đối với các doanh nghiệp. Với hình thức thuê văn phòng này quý doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng, không phải trả lương cho các nhân viên lễ tân, không cần phải tốn tiền sắm các máy móc thiết bị văn phòng,…
- Thứ hai, giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh. Với văn phòng ảo quý doanh sẽ có một địa chỉ giao dịch tại các vị trí trung tâm nơi dành cho những công ty chuyên nghiệp, quý doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác cũng như giao dịch thư tín,…
- Thứ ba, xây dựng hình ảnh của quý doanh nghiệp với đối tác và các khách hàng, với vị trí văn phòng tuyệt vời, không gian làm việc chuyên nghiệp, lối thiết kế văn phòng hiện đại đây thật sự là một điểm cộng trong mắt khách hàng cũng như đối tác của doanh nghiệp.
- Thứ tư, giúp bạn tập trung vào việc kinh doanh của mình, khi quý doanh nghiệp đã giải quyết được mối bận tâm lo lắng về việc tìm chỗ làm việc, địa chỉ đặt văn phòng,… thì quý doanh nghiệp sẽ có một tâm trạng thoải mái để làm việc. Đặc biệt khi sử dụng mô hình văn phòng này sẽ giúp quý doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các hoạt động cũng như mục tiêu cốt lõi của công ty,…
Dịch cho thuê văn phòng ảo tại Sea Office
Đến với Sea Office quý doanh nghiệp sẽ được các chuyên viên tư vấn tận tình, giải đáp mọi thắc mắc về thành lập doanh nghiệp, tư vấn luật và tư vấn sức khỏe. Và đặc biệt là chúng tôi sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp địa chỉ đẹp, nằm ngay những khu trung tâm thành phố TPHCM với hệ thống giao thông đa dạng, giúp quý doanh nghiệp có thể dễ dàng di chuyển. Hơn nữa chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp đăng ký một địa chỉ văn phòng ảo không lo vi phạm pháp luật. Để quý doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn trụ sở giao dịch, phát triển kinh doanh.
- Sea Office là đơn vị cho thuê văn phòng uy tín hàng đầu tại thành phố Hồ Chí Minh. Được đầu tư và phát triển bởi công ty Nam Việt Luật. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói, cho thuê văn phòng chia sẻ (Co-working) và cho thuê văn phòng ảo, tư vấn thành lập công ty, dịch vụ tư vấn thuế và kế toán.
- Do đó, chúng tôi rất am hiểu về thị trường và sẽ tư vấn cho bạn các dịch vụ phù hợp với nhu cầu của quý doanh nghiệp một cách chính xác nhất về thông tin, tính pháp lý cũng như các vấn đề phát sinh khác.
Sea Office hy vọng đã cung cấp những thông tin để trả lời cho câu hỏi văn phòng ảo có hợp pháp không ở trên để giải quyêt được những thắc mắc, lo lắng của quý doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang hoặc có ý định thuê văn phòng ảo để đặt văn phòng đại diện, mở rộng thị trường, đặt bảng hiệu công ty,… thì hãy liên hệ ngay với SeaOffice và tham khảo giá thuê văn phòng ảo tốt nhất hiện nay nhé!
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, kinh doanh bất động sản, tư vấn pháp chế doanh nghiệp, thuế.
Giám đốc kinh doanh, giám đốc pháp chế tại Sea Office.
