Bạn đã bao giờ nghe đến khái niệm “Virtual office” chưa? Nếu bạn là một doanh nhân, một startup, hoặc đơn giản là đang tìm kiếm một giải pháp làm việc linh hoạt và tiết kiệm chi phí, thì virtual office chắc chắn là điều bạn nên quan tâm. Hãy cùng Sea Office tìm hiểu về Virtual office và những lợi ích mà mô hình này mang lại nhé
Virtual Office là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp, kèm theo các dịch vụ hỗ trợ như tiếp nhận thư từ, điện thoại, phòng họp… mà không cần phải thuê mặt bằng thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị, nhân sự…
Virtual Office là gì – virtual office space
Hiểu đơn giản thì Virtual Office là một loại hình dịch vụ văn phòng cung cấp cho các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp một địa chỉ “đại diện” để thực hiện các hoạt động kinh doanh, mà họ không cần có mặt tại đó. Trong ngành bất động sản gọi loại văn phòng này là “văn phòng 0m2” .
Thời đại công nghệ số đã và đang thay đổi cách chúng ta làm việc. Không còn bó buộc trong bốn bức tường văn phòng truyền thống, ngày càng nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn văn phòng ảo như một giải pháp linh hoạt và hiệu quả.
Xem thêm:
Sử dụng văn phòng ảo không trái với các quy định của pháp luật – virtual office là gì
Các dịch vụ hỗ trợ của Virtual Office
Văn phòng ảo không chỉ cung cấp cho bạn một địa chỉ văn phòng mà còn kèm theo rất nhiều dịch vụ tiện ích khác? Tùy thuộc vào mỗi gói dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn sẽ được cung cấp các tiện ích nổi bật như:
- Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Bạn có quyền sử dụng địa chỉ này để đăng ký thành lập doanh nghiệp, giao dịch với cơ quan nhà nước, cơ quan thuế, khách hàng và đối tác. Địa chỉ này sẽ được ghi trên giấy chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp cùng tất cả các loại giấy tờ khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Biển hiệu công ty :Biển hiệu mang tên công ty sẽ được treo ở mặt tiền hoặc ở vị trí bên trong tòa nhà của văn phòng ảo để khách hàng hoặc đối tác dễ tìm kiếm khi cần giao dịch.
- Số điện thoại và fax: Dịch vụ văn phòng ảo còn cung cấp số điện thoại và fax để in trên danh thiếp, thư điện tử, website của công ty. Lễ tân dịch vụ sẽ tiếp nhận yêu cầu qua các số này và chuyển cho công ty của bạn.
- Nhân viên lễ tân: Sử dụng dịch vụ Virtual Office, doanh nghiệp được cung cấp lễ tân chuyên nghiệp để thực hiện một số công việc như tiếp đón khách hàng, trực điện thoại, hỗ trợ các thủ tục hành chính,…
- Phòng họp: Không gian này được cho thuê theo ngày hoặc theo giờ để công ty tổ chức các công việc khi cần như họp, báo cáo, đào tạo,… Phòng họp được đơn vị cung cấp dịch vụ trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại như wifi, âm thanh, máy chiếu,….Bên cạnh đó, đơn vị này có thể phục vụ trà, nước,….theo yêu cầu của khách hàng.
Virtual Office cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm
Đối tượng sử dụng Virtual Office
Với thông tin ở trên bạn đã hiểu về Virtual Office và những dịch vụ liên quan. Loại hình văn phòng ảo này là sự kết hợp giữa việc vận hành doanh nghiệp từ xa và 1 địa chỉ được công ty dùng làm địa chỉ văn phòng đại diện. Đây là giải pháp cực kỳ hiệu quả để giúp các cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí trong quá trình hoạt động đồng thời giúp doanh nghiệp vận hành một cách chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả cao.
Những khách hàng dưới đây có thể sử dụng văn phòng ảo như:
- Startup, công ty khởi nghiệp và có kinh phí hạn hẹp, chưa có khả năng đầu tư vào văn phòng riêng.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa có nhu cầu mở rộng thị trường tại một số địa điểm chiến lược hoặc địa điểm ở xa nhưng không muốn đầu tư nhiều chi phí cho việc thuê văn phòng trong thời gian dài.
- Doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến cần địa chỉ uy tín để đăng ký kinh doanh, nhận thư từ và nâng cao giá trị, hình ảnh của doanh nghiệp.
- Các hội đoàn, tổ chức phi lợi nhuận….có nhu cầu sử dụng Virtual Office để tổ chức sự kiện, hội thảo, họp hành hoặc gặp gỡ đối tác.
- Những cá nhân youtuber, blogger, freelancer,…cần dùng văn phòng ảo để tạo sự chuyên nghiệp trong quá trình giao dịch với đối tác, khách hàng,…
Virtual Office là lựa chọn tuyệt vời cho cá nhân, doanh nghiệp có nguồn lực tài chính eo hẹp
Lợi ích của Virtual Office
Sở hữu nhiều thế mạnh vượt trội nên không có gì ngạc nhiên khi mô hình văn phòng ảo được sử dụng rộng rãi ở nhiều quốc gia trên thế giới. Tại Việt Nam, loại hình văn phòng cũng ngày càng trở nên phổ biến mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân, doanh nghiệp:
Tiết kiệm nhiều khoản chi phí khi thuê Virtual Office
Nếu bạn muốn tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp thì Virtual Office là lựa chọn không thể bỏ qua. Loại hình văn phòng này giúp bạn tiết kiệm được 80% chi phí so với thuê văn phòng truyền thống.
Thực tế cho thấy, chi phí thuê văn phòng tại các trung tâm thành phố như Hà Nội, TPHCM vô cùng đắt đỏ và không phải doanh nghiệp nào cũng đủ khả năng tài chính để đầu tư. Việc thuê văn phòng ảo không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê mà còn tiết kiệm được nhiều khoản chi phí cố định khác như: Phí thuê nhân sự lễ tân, phí mua sắm thiết bị văn phòng, phí điện nước, sinh hoạt,…Nhờ vậy, doanh nghiệp có điều kiện tập trung nguồn lực vào việc phát triển sản phẩm và dịch vụ.
Tiết kiệm nhiều khoản chi phí khi thuê Virtual Office
Sở hữu địa chỉ kinh doanh đẹp, sang trọng
Khi mở công ty, chắc hẳn ai cũng muốn trụ sở công ty mình nằm ở những vị trí đắt giá như các tòa nhà văn phòng hay cao ốc ở khu vực trung tâm thành phố. Tuy nhiên, bài toán chi phí chắc chắn là rào cản lớn với nhiều cá nhân, doanh nghiệp nếu thuê văn phòng theo kiểu truyền thống.
Virtual Office ngày càng được nhiều người lựa chọn bởi vừa giúp tối ưu chi phí lại vừa giúp doanh nghiệp có được địa chỉ kinh doanh ở những vị trí đắc địa và đẹp để tạo uy tín và niềm tin với đối tác, khách hàng. Địa chỉ văn phòng ảo này sẽ được dùng để đăng ký doanh nghiệp, in danh thiếp, gửi hóa đơn, nhận thư từ,…
Thuê Virtual Office mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
Virtual Office trang bị đầy đủ thiết bị và nội thất
Lợi ích tiếp theo của việc thuê Virtual Office là doanh nghiệp được trang bị đầy đủ các thiết bị, nội thất để phục cho công việc như bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, điện thoại,…Nhờ vậy tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và giúp tiết kiệm thời gian, chi phí. Doanh nghiệp được sử dụng các tiện ích tương tự như thuê văn phòng truyền thống mà không cần đầu tư quá nhiều về không gian và hạ tầng. Từ đó, tạo được sự ổn định trong hoạt động, đồng thời nâng cao hiệu suất công việc.
Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp
Dịch vụ văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp của bạn đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, có khả năng giao tiếp và xử lý công việc tốt. Bạn không cần mất thời gian tuyển dụng, đào tạo hay trả lương cholễ tân. Nhân viên lễ tân sẽ giúp bạn xử lý các yêu cầu, thắc mắc của khách hàng. Bên cạnh đó, họ còn giúp nhận thư từ và thông báo cho bạn những cuộc gọi của đối tác, khách hàng.
Linh hoạt về không gian làm việc tại Virtual Office
Với sự phát triển của công nghệ và kết nối internet như hiện nay thì xu hướng làm việc từ xa đã trở nên phổ biến. Vậy đóng góp của Virtual Office là gì trong xu hướng này? Lợi thế nổi bật của Virtual Office là nhân viên không cần phải luôn có mặt tại văn phòng. Thay vào đó, họ có thể làm việc từ xa ở cứ nơi nào có kết nối internet. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian đi lại, cân bằng được công việc và đời sống cá nhân.
Nhờ làm việc từ xa, doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân viên từ mọi nơi trên thế giới. Đồng thời dễ dàng mở rộng quy mô công ty ở những thị trường mới.
Linh hoạt về không gian làm việc tại Virtual Office Space
Tăng độ uy tín và nhận diện thương hiệu
Tất nhiên có một địa chỉ văn phòng đại diện uy tín tại các khu vực trung tâm sầm uất sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tăng được niềm tin và uy tín trong mắt đối tác, khách hàng hơn là việc bạn sử dụng địa chỉ nhà riêng hoặc địa chỉ ở những nơi ít người biết đến để làm trụ sở hoạt động.
Virtual Office với địa chỉ đăng ký kinh doanh sang trọng góp phần quan trọng trong việc tăng độ nhận diện của thương hiệu. Đây là yếu tố rất quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển kinh doanh và mở rộng các mối quan hệ hợp tác, làm ăn.
Sử dụng Virtual Office giúp tăng độ uy tín cho doanh nghiệp
Nhược điểm của Virtual Office
Ngoài những ưu điểm, lợi ích ở trên, chắc hẳn bạn cũng đang băn khoăn không biết hạn chế của Virtual Office là gì. Sea Office luôn đặt sự trung thực lên trên hết nên chúng tôi không giấu bạn những nhược điểm. Vì quy luật đơn giản là không có gì hoàn hảo, tuy nhiên đội ngũ Sea Office đã hoàn thiện quy trình để giảm tối đa những bất cập khi bạn dùng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo của chúng tôi.
Virtual Office có một số hạn chế nhất định như:
- Ít có sự tương tác trực tiếp giữa các nhân viên.
- Phụ thuộc nhiều vào công nghệ, viễn thông. Do đó có thể ảnh hưởng đến công việc nếu xảy ra mất điện hoặc gặp sự cố về mạng, thiết bị, phần mềm.
- Cần đặt lịch trước nếu muốn dùng thêm các tiện ích mở rộng như phòng họp, tiếp khách thời gian kéo dài, hội thảo…
Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, văn phòng ảo được dự đoán sẽ ngày càng phổ biến trong tương lai. Các dịch vụ văn phòng ảo cũng sẽ ngày càng đa dạng và hoàn thiện hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp.
Sea Office đã hoàn thiện quy trình để giảm tối đa những bất cập
Lời kết
Đến đây chắc hẳn bạn đã trả lời được câu hỏi Virtual Office là gì và lợi ích mà loại hình văn phòng này đối với cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp.
Hiện nay, Sea Office là đơn vị cho thuê văn phòng ảo uy tín, giá rẻ hàng đầu tại Việt Nam. Nếu bạn đang muốn thuê văn phòng ảo để phục vụ công việc kinh doanh như đăng ký kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện thì hãy liên hệ ngay với Sea Office để được tư vấn lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhé.
- Hotline: 0919 813 444 – 0948 71 2233
- Email: seaoffice68@gmail.com
- Địa chỉ: Tầng 1, Số 207A Nguyễn Văn Thủ, P. Đakao, Quận 1, TPHCM
Sea Team là đội ngũ chuyên nghiệp phụ trách tạo ra các nội dung chất lượng cao trên Seaoffice.vn. Với sự hỗ trợ của các chuyên gia, chúng tôi mang đến những bài viết hữu ích, được kiểm chứng kỹ lưỡng, giúp bạn dễ dàng tiếp cận thông tin và kiến thức giá trị. Đội ngũ luôn nỗ lực không ngừng để cung cấp những nội dung đáng tin cậy và truyền cảm hứng, đồng hành cùng bạn trên hành trình khám phá tri thức.
