Chi phí thuê mặt bằng hạch toán thế nào? Là vấn đề được rất nhiều người thuê văn phòng hiện nay quan tâm. Nếu bạn cũng đang thắc mắc về vấn đề này, vậy thì hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết sau để biết chi tiết về cách hạch toán chúng nhé!
Tham khảo thêm:
Hạch toán chi phí thuê văn phòng
Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
Các loại chi phí thuê văn phòng
Trước khi đi chi tiết vào chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào thì hãy cùng chúng tôi biết về các loại chi phí thuê văn phòng nhé!
Có 4 loại chi phí chính mà bạn cần chú ý trong quá trình thuê văn phòng như:
Chi phí cố định – Chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào?
- Chi phí cố định bao gồm tiền thuê văn phòng và phí dịch vụ, thuế VAT.
- Tiền thuê văn phòng và thuế VAT thì chắc hẳn ai trong chúng ta đều đã nắm rõ đúng không? Vậy phí dịch vụ được hiểu là gì? Phí dịch vụ ở đây là khoản phí mà bạn phải chi trả cho các dịch vụ như lễ tân, an ninh, nước, chiếu sáng, vận hành thang máy… Trong khoản phí này thường không bao gồm đến tiền điện và tiền đỗ xe..
Chi phí biến đổi
- Đây là khoản phí thứ 2 mà bạn phải để ý trong việc chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào. Chi phí biến đổi sẽ bao gồm tiền điện điều hòa, tiền điện được tiêu thụ trong văn phòng và tiền phí đỗ xe của nhân viên.
- Tiền điện điều hòa thông thường sẽ được tính trong phí dịch vụ đối với những tòa nhà hạng A, B. Và từ những tòa nhà hạng C sẽ không được tính chung trong loại phí dịch vụ này.
- Chi phí này phụ thuộc vào mức độ sử dụng của bạn trong thời gian thuê văn phòng.
Chi phí bất thường
- Đây là loại phí làm ngoài giờ. Tức là khách thuê văn phòng sẽ phải trả thêm các chi phí phát sinh như tiền điện thang máy, tiền nước WC và tiền lương ngoài giờ cho nhân viên. Khi làm ngoài giờ nếu như không sử dụng điều hòa trung tâm thì có thể bạn không cần trả phí.
- Nếu doanh nghiệp của ban có nhu cầu làm thêm ngoài giờ nhiều, thì hãy đàm phán thêm với chủ cho thuê.Hoặc các doanh nghiệp có thể chọn cách lắp thêm điều hòa cục bộ. Tất cả những điều trên sẽ khiến cho doanh nghiệp tiết kiệm được khá chi phí.
Về chi phí trả một lần trong suốt quá trình thuê
Trong chi phí này bao gồm 2 khoản chính:
- Thứ nhất là phí dịch vụ trong suốt thời gian thi công nội thất
- Thứ hai là phí hoàn trả mặt bằng.
- Đối với phí dịch vụ trong suốt khoảng thời gian thi công nội thất các chủ nhà sẽ thu phí. Ở một số tòa nhà cho thuê ở hạng C trở lên thì chỉ thu tiền điện theo thực tế đồng hồ tiêu thụ.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Trong bất kì hợp đồng thuê văn phòng nào cũng sẽ có quy định rằng khi chấm dứt hợp đồng thì người thuê phải chịu phí trả mặt bằng. Trong chi phí này sẽ bao gồm các chi phí như phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn và các hạng mục nội thất khác nhau.
Giải mã chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào?
Trước tiên, để hạch toán chi phí thuê văn phòng thì bạn cần phải đảm bảo có các giấy tờ sau:
- Thứ nhất, các hóa đơn và chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê văn phòng của bạn.
- Thứ hai, về giấy tờ thuế. Giấy tờ này cần trong trường hợp bên thuê phải nộp thuế.
Vậy chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào? Để giải đáp điều này chúng ta cần tìm hiểu các tài khoản cần được định khoản dưới đây:
Hạch toán chi phí văn phòng thường dựa theo 4 trường hợp chính sau:
TH1: Thanh toán trả trước
Đối với trường hợp này thì dựa vào các khoản chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê nhà.
Bạn sẽ thanh toán theo nợ TK 331, có TK 111, 112.
TH2: Hạch toán theo trường hợp thuê văn phòng hàng tháng
Đối với trường hợp này thì nợ TK 154, 627, 641…điều này một phần nữa tùy thuộc vào mục đích thuê của bạn là gì và đang phục vụ cho bộ phận nào.
Có TK là 331, 111 và 112.
TH3: Hạch toán Trả sau
Ví dụ rằng: Cty của bạn đang thuê văn phòng từ chủ A từ tháng 1-6. Tuy nhiên, công ty bạn lại chưa thanh toán và đến tháng 6 khi hết hợp đồng mới thanh toán thì cách hạch toán như sau:
Hạch toán hàng tháng đối với tiền thuê văn phòng:
Nợ TK 154, 627, 641, 642… và có nợ TK là 335.
Hạch toán khi đã nhận hóa đơn:
Nợ TK là 335.
TK là 111, 112 và 331.
TH4: Hạch toán Trả trước
Xét theo ví dụ để thấy được sự khác biệt cũng như giúp bạn dễ hình dung nhất. Hãy cũng xem các ví dụ dưới đây!
>>>> Ví dụ 1: Chi phí thuê văn phòng hạch toán thế nào trong trường hợp sau:
Bên công ty A thuê văn phòng từ tháng 1-6 và muốn thanh toán một lần vào tháng 1.
Trả lời:
Hạch toán theo Nợ TK 242: Là thanh toán với tổng số tiền.
Hạch toán theo nợ TK 133: Nếu như lúc này bạn có hóa đơn giá trị gia tăng.
Có TK chung là 331, 111, 112.
Tùy vào mục đích bạn thuê văn phòng để làm gì sẽ đưa vào TK tương ứng. Nếu mục đích chính là văn phòng thì sẽ có Nợ TK là 642, 6422.. TK là 242.
>>>> Ví dụ 2: Vào ngày 1/1/2017 công ty A kí hợp đồng thuê văn phòng với đối tượng chủ B. Trong hợp đồng ghi thời gian là 12 tháng và mỗi tháng phải chi trả số phí là 10 triệu đồng. Như vậy, 12 tháng thì số tiền tương ứng là 120 triệu đồng. Và trên hợp đồng còn thêm khoản công ty A phải chịu trách nhiệm nộp tiền thuế thay cho chủ B. Ghi rõ mục đích thuê là làm văn phòng.
Cùng ngày đó, bên công ty A đã thanh toán trước 10 triệu đồng. Đến ngày 5/1/2017 lại tiếp tục thanh toán cho bên chủ B 110 triệu đồng. Và ở thời gian này công ty cũng đã nạp thuế thay chủ nhà với mức thuế là 12,3 triệu đồng.
Vậy thì cách hạch toán trong trường hợp này được tính như thế nào?
Ngày 1/1 đã hạch toán 10 triệu đồng, vậy thì:
Nợ TK 331 là 10 triệu đồng.
Có TK 111 là 10 triệu đồng.
Ngày 5 tháng 1/2017:
Bên công ty A đã thanh toán hết số tiền thuê trong vòng 1 năm cho chủ nhà.
Nợ TK 331 lúc này là 120 triệu đồng.
Có TK là 111, 112 là 110.000 triệu đồng.
Dựa vào các chứng từ thanh toán thì:
Nợ TK 242 lúc này là 120 triệu đồng.
Có TK 331 là 120 triệu đồng.
Dựa vào các chứng từ nộp tiền thuế thì:
Nợ TK 642 lúc này là 12,3 triệu đồng.
Có TK là 111, 112: 12,3 triệu đồng.
Lưu ý trong chi phí hạch toán tiền thuê văn phòng như thế nào?
Dựa vào khoản 2 điều 4 ở thông tư 196 thì trong trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng có nộp tiền thuế thay thì được tính trừ vào chi phí tiền thuê văn phòng.
Nếu như trong trường hợp:
- Tổng giá trị thuê văn phòng của bạn trong vòng 1 năm nhỏ hơn 100 triệu thì không cần nạp thuế.
- Ngược lại, nếu như lớn hơn 100 triệu đồng thì các khoản thuế phải nạp như thuế môn bài, giá trị gia tăng , thuế thu nhập cá nhân.
Với các hợp đồng thuê dài hạn từ 2 năm trở lên thì thường sẽ có quy định về giá thuê. Vì thế, các bạn cần phải chú ý và hạch toán đúng bảo đảm quyền lợi nhé! Sự quy định này thường thay đổi theo sự biến động của thị trường. Vì thế, mỗi khách thuê văn phòng dài hạn đều cần phải cân nhắc và chú ý cẩn thận.
Trên đây là chi tiết câu trả lời cho câu hỏi chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào bạn nhé! Chúng tôi hi vọng rằng đây sẽ là nguồn thông tin hữu ích cho các doanh nghiệp, cá nhân đang khó khăn trong hạch toán. Công ty chúng tôi nhận tư vấn cho các doanh nghiệp về hạch toán, cho thuê văn phòng trọn gói, dịch vụ văn phòng ảo… Nếu có bất kì thắc mắc nào quý khách đều có thể liên hệ với chúng tôi để nhận thêm tư vấn nhé! Cảm ơn các bạn đã tham khảo bài viết!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
