Nghiệp vụ quan trọng của nhân viên kế toán cần phải thực hiện trong doanh nghiệp là định khoản kế toán. Ở đây, vấn đề liên quan mà nhiều doanh nghiệp, cá nhân quan tâm trong quá trình hoạt động là chi phí tiền thuê văn phòng có cần phải định khoản thanh toán hay không? Hãy cùng Sea Office tìm hiểu về định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng để hiểu hơn về vấn đề này nhé!
Tham khảo thêm:
- Hạch toán chi phí thuê văn phòng
- Hạch toán doanh thu cho thuê văn phòng
- Hạch toán chi phí thuê văn phòng không có hóa đơn
- Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng
Định khoản kế toán là gì?
- Định khoản kế toán ( hay còn được gọi là hạch toán kế toán) là thuật ngữ được dùng trong lĩnh vực tài chính, kế toán. Định khoản kế toán cũng là việc xác định và ghi chép những số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có – tương ứng loại tài khoản kế toán đó.
- Định khoản kế toán cần thiết trong các hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp có rất nhiều các khoản chi phí cần phải định khoản kế toán. Vậy chi phí tiền thuê văn phòng có nằm trong các hạng mục chi phí cần định khoản hay không?
Thanh toán tiền thuê văn phòng được hiểu như thế nào?
Hoạt động thanh toán không dùng đến tiền mặt được coi là phương thức chi trả được thực hiện bằng cách trích một sô tiền từ tài khoản của người chi chuyển sang cho tài khoản của người thụ hưởng. Điều kiện là các tài khoản này đều được mở tại các ngân ngàng.
Nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt được biết đến là nghiệp vụ trung gian của Ngân hàng. Ngân hàng chỉ được thực hiện hoạt động thanh toán khi có lệnh của chủ tài khoản bao gồm các tổ chức kinh tế, hoặc đơn vị, cá nhân mở tài khoản Ngân hàng. Ở đây là bên cho thuê và bên đi thuê.
Trong định nghĩa thông thường, khi tham gia thanh toán mà không dùng đến tiền mặt thì sẽ bao gồm 4 bên:
+ Bên mua hoặc bên nhận dịch vụ cung ứng
+ Bên ngân hàng phục vụ bên mua, tức là phía ngân hàng thuộc nơi đơn vị mua mở tài khoản giao dịch.
+ Bên bán tức là bên cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ.
+ Bên ngân hàng phục vụ bên bán, tứ là phía ngân hàng nơi đơn vị bán mở tài khoản giao dịch.
Trong mối quan hệ thanh toán nếu không dùng đến tiền mặt. Thì ngân hàng đóng vai trò như một tổ chức trung gian, nó cung cấp dịch vụ tài chính cho cả bên mua và bên bán bởi mức chi phí chi trả cho dịch vụ tương thích.
Trong trường hợp thuê văn phòng làm việc, thì bên mua chính là bên đi thuê, và bên bán chính là bên cho thuê. Doanh nghiệp cần định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng như thế nào?
Hướng dẫn cách định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng?
Các điều kiện định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng như thế nào?
Các doanh nghiệp để có thể định khoản chi phí thuê văn phòng hay định khoản chi phí thuê nhà là chi phí hợp lý, thì bạn cần phải xác định rõ ràng mình đang thuê của đơn vị, hay cá nhân nào? Bạn cần phải xác định rõ:
- Nếu như bạn thuê văn phòng làm việc của công ty: Thì khi đó, bạn cần lấy hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, hoặc phụ lục hợp đồng thuê văn phòng….
- Nếu như bạn thuê của cá nhân thì cần xác định rõ những thông tin ghi trên hợp đồng:
+ Nếu như hợp đồng ghi là cá nhân tự đi nộp thuế: Thì khi đó, bạn cần chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng và chứng từ thanh toán.
+ Còn nếu như trên hợp đồng ghi rằng bên thuê nộp thuế thay cho chủ nhà thì bạn cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuê thay.
(Ở trong trường hợp này, bạn sẽ không có hóa đơn, vì cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ cho bạn nữa).
Trên đây là những điều kiện quan trọng và cần thiết để bạn có thể định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng được sao cho hợp lý. Căn cứ vào những điều kiện trên đây để định khoản tiền thuê văn phòng:
Cách định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng
Trường hợp 1: Nếu thanh toán trước
Nếu như thanh toán trước, cần được dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê văn phòng.
- Nợ TK 311
- Có 111, 112
Bạn nên chú ý rằng: Nếu như là khoản trả trước thì bạn định khoản, hạch toán như trên. Còn nếu như là khoản đặt cọc thì để đảm bảo được thực hiện hợp đồng thì các bạn cần phải hạch toán tiền đặt cọc.
Trường hợp 2: Nếu trả tiền thuê nhà hàng tháng
Trong trường hợp bạn trả tiền thuê nhà hàng tháng hoặc nhận được hóa đơn. Thì bạn định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng bằng cách:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642, … ( điều này tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng để làm gì thì bạn sẽ đưa chi phí thuê văn phòng vào chi phí đó).
- Có TK: 311, 111, 112:
Trường hợp 3: Nếu trả tiền sau ( Hoặc bạn nhận được hóa đơn sau)
Ví dụ như: Công ty bạn có thuê một văn phòng làm việc của công ty A trong khoảng thời gian từ 1- 6 tháng. Nhưng trong khoảng thời gian đó bạn vẫn chưa thanh toán, sau đó, đến tháng 6 thì công ty bạn mới thanh toán. Khi đó, đến thời điểm này thì công ty A mới xuất hóa đơn cho bạn)
Còn trong trường hợp công ty bạn thuê văn phòng là cá nhân từ thnasg 1- 6. Nhưng đến khoảng tháng 6 mới bắt đầu thanh toán.
Thì khi đó, cách định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng làm việc được tính toán như sau:
+ Hàng tháng hạch toán:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642,…( Căn cứ, tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng làm việc để đưa vào chi phí thuê văn phòng).
- Có TK: 335 ( Có phát sinh chi phí nhưng trên thực tế chưa chi trả khoản chi phí đó)
+ Nếu hàng tháng thanh toán ( hoặc khi nhận hóa đơn thuê văn phòng)
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán)
- Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn).
Trường hợp 4: Nếu trả tiền thuê văn phòng làm việc trước nhiều kì hạn
Ví dụ như thuê nhà từ tháng 1-6, và thanh toán 1 lần vào tháng 1 ( hoặc nếu như nhận được hóa đơn) thì bạn sẽ định khoản tiền thuê văn phòng như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133: Nếu có hóa đơn GTGT và thuê văn phòng làm việc từ phía công ty cung cấp dịch vụ
- Có TK: 331, 111, 112.
Định kỳ phân bố khoản chi phí thuê văn phòng trả trước đó: Từ đó, đưa vào chi phí thuê văn phòng làm việc tương ứng. Trường hợp này bạn đưa vào 642, 6422. Nếu thuê văn phòng để làm xưởng làm việc thì có thể đưa vào 154, 627. Nếu thuê văn phòng để làm cửa hàng bán hàng thì đưa về 641, 6421, Khi đó thì sẽ định khoản như sau:
- Nợ TK 154, 672, 641, 642.
- Có TK 242.
Trên đây là cách định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng nếu như doanh nghiệp của bạn muốn đưa chi phí văn phòng vào các chi phí cần hạch toán kế toán.
Tham khảo thêm “Chi phí thuê văn phòng cho vào tài khoản nào” chi tiết tại đây!
Tham khảo dịch vụ hạch toán kế toán tại Sea Office
- Thấu hiểu được rõ những vấn đề mà khách hàng của mình đang gặp phải trong việc thuê văn phòng làm việc, cũng như thuê địa điểm làm việc và các thủ tục luật pháp, kế toán liên quan. Sea Office cung cấp khá đầy đủ và đồng bộ các giải pháp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
- Một số các yêu cầu liên quan đến thuế, luật khiến nhiều người cảm thấy khá khó tiếp cận. Chính vì thế, mà những dịch vụ tư vấn luật, kế toán như thế này lại càng trở nên cần thiết. Sea Office cung cấp đến bạn đồng bộ những dịch vụ tư vấn, báo cáo thuế, cùng chất lượng dịch vụ tối ưu, giúp bạn thành công! Ngoài dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc, cho thuê văn phòng ảo, dịch vụ kế toán, thuế… chúng tôi cũng ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ để đem đến cho khách hàng những trải nghiệm tối ưu nhất!
Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng hoạt động của quý doanh nghiệp, cũng như các đối tác !
Liên hệ với Sea Office theo hotline để được tư vấn bạn nhé!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
