Virtual Office chính là giải pháp hiện đại cho doanh nghiệp. Khi đó nhân sự có thể làm việc linh hoạt tại bất cứ đâu mà không cần đến văn phòng truyền thống.
Xu hướng kể trên mới xuất hiện tại Việt Nam vài năm trở lại đây nên đang trở thành khái niệm lạ lẫm. Bạn muốn tìm hiểu rõ về ưu – nhược điểm của chúng cùng các địa chỉ cho thuê uy tín hãy dành thời gian đọc ngay bài viết dưới đây.
Nội dung
Sơ lược về Virtual Office
Virtual Office còn được biết đến với tên gọi là văn phòng ảo. Mô hình này cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ thực và các dịch vụ liên quan. Trong khi đó, các công ty không cần phải thuê nhân viên hành chính hoặc địa điểm trong dài hạn.
Khi có văn phòng ảo, nhân viên dễ dàng làm việc tại bất cứ đâu. Song song với đó họ vẫn được cung cấp địa chỉ Mail, dịch vụ trả lời điện thoại, phòng họp và họp trực tuyến. Điều này mang lại vô số lợi ích cho ban lãnh đạo cũng như mỗi cá nhân.
Văn phòng ảo hoạt động như một đơn vị để phục vụ mọi khách hàng. Thế nhưng, chúng không tồn tại ở một vị trí cố định. Kiểu thiết lập này phổ biến với các công ty mới thành lập, doanh nghiệp muốn giảm thiểu chi phí hoạt động.
Virtual Office mang đến cho doanh nghiệp nhiều dịch vụ. Trong đó phải kể đến như:
- Địa chỉ kinh doanh.
- Biển hiệu doanh nghiệp.
- Số điện thoại và fax.
- Nhân viên lễ tân.
- Phòng họp.
Song song với đó, sự xuất hiện của các phần mềm dựa trên web như họp trực tuyến đã giúp văn phòng ảo ngày càng phát triển. Mô hình này cũng giúp doanh nghiệp ngân cao năng suất. Lúc này, các dịch vụ của chúng đã giải phóng nhân viên khỏi những nhiệm vụ hành chính, thời gian di chuyển.
Văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam. Tất cả đã được quy định rõ tại Điều 42 Luật Doanh Nghiệp năm 2020. Do đó, các doanh nghiệp có thể yên tâm sử dụng dịch vụ này.
Lý do nên sử dụng văn phòng ảo ngay hôm nay
Ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, người làm nghề tự do, start up tìm đến Virtual Office. Sở dĩ mô hình này được ưa chuộng là nhờ vào những ưu điểm vượt trội dưới đây:
Virtual Office giúp tiết kiệm thời gian và chi phí
Virtual Office không yêu cầu một mặt bằng cố định. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng, nội thất, trang thiết bị. Đồng thời, công ty không cần đầu tư vào nhân viên lễ tân, bảo trì văn phòng, hóa đơn điện nước, Internet.
Song song với đó, nhân viên có thể làm việc từ xa mà không cần đến văn phòng. Qua đó, giúp tiết kiệm thời gian di chuyển. Mỗi cá nhân dễ dàng làm việc tại bất cứ đâu mà vẫn đảm bảo năng suất, tiết kiệm chi phí đi lại hàng ngày.
Kết nối khách hàng, nhân sự hiệu quả
Virtual Office cung cấp địa chỉ kinh doanh uy tín, giúp tăng độ tin cậy với khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó, văn phòng ảo đi kèm với các dịch vụ như tổng đài, tiếp nhận cuộc gọi, hộp thư thoại. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ khách hàng.
Đặc biệt, nhân viên có thể cộng tác từ xa mà vẫn đảm bảo sự kết nối chặt chẽ thông qua email, cuộc gọi video, phần mềm quản lý công việc. Tất cả nhằm hướng tới mục tiêu lao động hiệu quả, tránh gò bó như mô hình truyền thống. Trong khi vẫn đạt được những thành tựu đáng kể.
Hỗ trợ module mở rộng
Khi doanh nghiệp phát triển, có thể dễ dàng mở rộng mà không cần tìm thuê văn phòng lớn hơn. Nhiều nhà cung cấp Virtual Office hỗ trợ các dịch vụ như phòng họp, không gian làm việc chung khi cần thiết.
Ngoài ra, văn phòng ảo còn được hỗ trợ sử dụng các phần mềm làm việc từ xa, hệ thống quản lý khách hàng (CRM). Đồng thời phần mềm kế toán online giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Do đó, ngày càng nhiều đối tượng tìm đến mô hình này.
Tối ưu hóa quy trình làm việc
Virtual Office có sự kết hợp các công cụ quản lý dự án, phần mềm cộng tác trực tuyến. Điều này giúp quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu. Khi đó họ không bị giới hạn về không gian nhưng vẫn đảm bảo hiệu suất cao.
Các dịch vụ kèm theo như nhận và chuyển tiếp thư, quản lý cuộc gọi giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Đây cũng là một trong những điểm cộng tiêu biểu của văn phòng ảo.
Kiểm soát chặt chẽ
Virtual Office có các phần mềm quản lý công việc, giám sát tiến độ giúp doanh nghiệp. Từ đó dễ dàng theo dõi hoạt động của nhân viên. Dữ liệu công việc được lưu trữ trên hệ thống điện toán đám mây. Nhờ vậy giúp nhà quản lý kiểm tra, đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời.
Các công cụ như phần mềm theo dõi thời gian, báo cáo công việc giúp kiểm soát năng suất lao động hiệu quả. Nhờ đó, dù làm việc từ xa nhưng doanh nghiệp vẫn quản lý tối ưu nhất.
Đảm bảo an toàn trong dữ liệu
Virtual Office thường đi kèm với các giải pháp bảo mật. Trong đó phải kể đến như lưu trữ dữ liệu đám mây, mã hóa thông tin giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Hệ thống sao lưu tự động giúp ngăn chặn việc mất dữ liệu do lỗi kỹ thuật hoặc tấn công mạng.
Các công cụ kiểm soát quyền truy cập giúp giới hạn dữ liệu theo vai trò. Điều này đảm bảo thông tin quan trọng không bị rò rỉ. Hơn hết, doanh nghiệp còn được cảnh báo kịp thời, nếu có dấu hiệu bất thường sẽ nhanh chóng đưa ra giải pháp phù hợp.
Văn phòng ảo – Một số hạn chế
Mặc dù Virtual Office mang lại nhiều lợi ích không thể phủ nhận. Tuy nhiên, mô hình này cũng tồn tại một số hạn chế như:
- Môi trường làm việc chung nên không gian có thể bị hạn chế. Khi đó, doanh nghiệp cần phải đặt trước phòng họp cùng các tiện nghi khác.
- Nhiều công ty sẽ chia sẻ cùng một địa chỉ. Điều này đôi khi có thể dẫn đến hiểu lầm trong việc xử lý thư từ, tài liệu.
- Có thể phát sinh một số chi phí như phòng họp, dịch vụ vệ sinh, quản lý tòa nhà, tiện nghi.
- Bản chất của văn phòng ảo sẽ không có chỗ ngồi cố định. Vì thế, mô hình này không phù hợp với những nhân viên thích môi trường làm việc cố định.
Top các địa chỉ cho thuê văn phòng ảo uy tín tại Hà Nội
Từ những lợi ích của Virtual Office mang lại nên nhiều doanh nghiệp đã tìm đến mô hình này. Bạn muốn kết nối tới địa chỉ cho thuê uy tín tại Hà Nội hãy tham khảo ngay nội dung dưới đây:
Quận Hoàn Kiếm
Tại quận Hoàn Kiếm có 4 địa chỉ uy tín doanh nghiệp nên cân nhắc thuê Virtual Office. Không gian sạch sẽ, rộng rãi, đầy đủ tiện nghi,… là những ưu điểm vượt trội của mô hình này. Cụ thể như sau:
- Regus: Tầng 5, Leadvisors Place, 41A Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội hoặc Tầng 13, Tháp Hà Nội, 49 Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Tòng Trang Thị: Tầng 3, 8 Tràng Thi, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
- Azumi Offices: Số 4 Phạm Ngũ Lão, Hoàn Kiếm.
- Spaces Trần Hưng Đạo: Tòa nhà Belvedere, 28A Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Quận Cầu Giấy
Quận Cầu Giấy cũng là nơi phát triển nhiều mô hình kinh doanh, đa dạng lĩnh vực. Nhu cầu thuê văn phòng ảo ở khu vực này cũng vô cùng cấp thiết. Nhằm tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm doanh nghiệp nên tham khảo những gợi ý sau:
- Sea Office: Tầng 5, Số 45 Phố Trung Kính, Phuongwf Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
- Toong Xuân Thủy: Indochine Plaza Hà Nội, 241 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Replus Charmvit Tower: Tầng 7, Tòa nhà Charmvit, 117 Trần Duy Hưng, P. Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
- Mpro Office: Tầng 7, Việt Á Tower, 9 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội hoặc Tầng 8, Detech 2 Tower, 107 Nguyễn Phong Sắc, Cầu Giấy, Hà Nội.
Quận Ba Đình
Tại Quận Ba Đình cũng tập trung một số tòa nhà chuyên cho thuê văn phòng ảo. Khi làm việc tại mô hình Virtual Office sẽ mở ra một làn gió mới trong quá trình lao động. Trong khi đó vẫn đảm bảo hiệu quả lao động tối ưu:
- CEO Suite Lieu Giai: Tòa nhà Lotte Center, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Lotte Work Flex: Tòa nhà Lotte Work Flex, 54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội.
- Imperial Suites: Tòa nhà Imperial, 71 Vạn Phúc, Ba Đình, Hà Nội.
- Regus Kim Mã: Trung tâm thương mại Daeha, 360 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Quận Đống Đa
Quận Đống Đa cũng tập trung nhiều địa chỉ chuyên cho thuê Virtual Office. Khách hàng, doanh nhân, công ty vừa và nhỏ,… nên tham khảo những gợi ý cụ thể dưới đây:
- Trung tâm kinh doanh CSC: Tòa nhà ICON4, 243A Đê La Thành, Đống Đa, Hà Nội.
- Hilink Tôn Thất Tùng: Tòa nhà Coninco, 04 Tôn Thất Tùng, Đống Đa, Hà Nội.
- Dreamplex Thái Hà: TTG Tower, 174 Thái Hà, Đống Đa, Hà Nội.
Quận Hai Bà Trưng
Thuê Virtual Office tại quận Hai Bà Trưng không khó khi đã biết được những địa chỉ cung cấp dịch vụ uy tín. Những cái tên dưới đây hiện đang được đông đảo khách hàng đánh giá cao cũng như xem đó là lựa chọn tiên quyết:
- Skyline Serviced Offices: Tòa nhà Prime Centre, 53 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Belink Office Lê Đại Hành: Tháp Gelex, 52 Lê Đại Hành, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- UPGen Lương Yên: Hà Nội Creative City, 1 Lương Yên, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Quận Nam Từ Liêm:
Tại quận Nam Từ Liêm cũng đang phát triển mô hình cho thuê Virtual Office. Muốn sở hữu không gian làm việc sang trọng, đỉnh cao, tiện nghi phía khách hàng nên tham khảo những gợi ý dưới đây:
- SOAVE Shared Office: Keangnam Hà Nội Landmark 72, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội
- COF Business Center: Keangnam Hà Nội Landmark 72, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Toong Ngoại Giao Đoàn: Tòa nhà N01, Ngoại Giao Đoàn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
Quận Thanh Xuân và Tây Hồ
Tại quận Thanh Xuân và Tây Hồ cũng có chuỗi cho thuê Virtual Office đáng tin cậy. Thay vì mất thời gian tìm kiếm khách hàng nên kết nối thẳng tới các địa chỉ sau:
- Văn phòng 5S Lê Văn Lương: Tháp Hoa Kim Cương, 48 Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội.
- Elite Lê Văn Lương: Tháp Hoa Kim Cương, Lê Văn Lương, Thanh Xuân, Hà Nội.
- Trung tâm thương mại WorkFlex Lotte: Lotte Mall West Lake Hà Nội, 272 Võ Chí Công, Tây Hồ, Hà Nội.
Kết luận
Trên đây là toàn bộ phân tích tổng quan, hé lộ ưu – nhược điểm của mô hình Virtual Office. Song song với đó bạn cũng biết được các địa chỉ cho thuê văn phòng ảo uy tín. Hi vọng với thông tin hữu ích đã giúp cho doanh nghiệp/cá nhân hiểu thêm, sớm đưa ra lựa chọn phù hợp.
Luật sư Nguyễn Chính có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực: Marketing, SEO, Google Ads, Facebook Ads, Coccoc Ads, Doanh nghiệp, Tư vấn đầu tư, Kinh doanh, mua bán, cho thuê bất động sản, thương mại, Đất đai, hôn nhân, thừa kế, tư vấn cấp phép, thuế, dân sự, hình sự.
Giám đốc Marketing, Giám đốc kinh doanh, Giám đốc pháp chế tại Sea Office.
Địa chỉ: 491/1 Trường Chinh, Phường Tân Bình, TPHCM
SĐT: 078222 2229
Email: nguyenchinhkkt@gmail.com
Web: https://luatsuchinh79.blogspot.com/
https://namvietluat.vn/author/nguyenchinhalex/
https://seaoffice.vn/author/nguyen-chinh-alex/
https://thanhlapdoanhnghiepvn.vn/author/nguyenchinhalex/
