Hiện nay, “cho thuê văn phòng đại diện” đang dần trở thành một từ khóa hot vì nhu cầu tìm kiếm văn phòng của các doanh nghiệp tăng cao. Một văn phòng đại diện có sẵn các vị trí làm việc với đầy đủ các tiện ích trên cơ sở hạ tầng hiện đại và mức giá hết sức hợp lý. Vì thế, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kinh nghiệm lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện từ A-->Z trong bài viết dưới đây nhé!
Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của nó là đại diện theo sự ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ các lợi ích đó cho doanh nghiệp của mình. Theo đó, văn phòng đại diện được chia thành hai loại là văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài.
Văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước
Thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong nước có quyền thành lập đại diện trong nước và quốc tế. Nó có thể đặt ở một địa phương theo địa giới hành chính. Số lượng không giới hạn nên có thể có một hoặc nhiều hơn. Trong trường hợp lập văn phòng đại diện trong nước thì cần gửi hồ sơ đăng ký hoạt động đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đó đặt trụ sở, không nhất thiết phải là trụ sở chính.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, nó lại được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để thâm nhập và đi sâu vào thị trường. Không chỉ thế, nó cũng thực hiện một số hoạt động liên quan đến việc xúc tiến thương mại mà luật Việt Nam không có điều khoản cấm.
Chức năng của văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện chủ yếu có hai chức năng chính phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp như sau:
- Thực hiện chức năng văn phòng đại điện liên lạc đối với khách hàng và các đối tác của doanh nghiệp lớn
- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới trên thị trường và có những phương hướng mới để thâm nhập sâu hơn
Ngoài ra, văn phòng đại diện tại TPHCM không được thực hiện các hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Thành lập Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Nếu không nằm trong việc phục vụ lợi ích của doanh nghiệp thì thành lập văn phòng đại diện sẽ phải chịu những trách nhiệm và nghĩa vụ với hành vi sai phạm của mình.
Do đó, trong trường hợp doanh nghiệp muốn thành lập thêm đơn vị phụ thuộc chỉ với chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với khách hàng và đối tác không thực hiện chức năng kinh doanh, doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện để tránh việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp. Bên cạnh đó, đối với các ngành nghề dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa chỉ của đơn vị gồm dịch vụ du lịch, dịch vụ kinh doanh khác,… thì hình thức thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh khác là một lựa chọn hợp lý.
Lưu ý
Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện trong ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp. Nên khi thảo luận và tiến hành ký kết hợp đồng với thành lập văn phòng đại diện, bên đối tác cần yêu cầu phía văn phòng đại diện xuất trình giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Trong nội dung của giấy ủy quyền phải có sự liên quan trực tiếp đến hợp đồng các bên ký kết tránh trường hợp gây tranh chấp về thiệt hại tài chính cũng như uy tín của đôi bên.
Kinh nghiệm cho thuê văn phòng đại diện đầy đủ nhất
Lợi ích khi cho thuê văn phòng đại diện
Khi cho thuê văn phòng đại diện bạn sẽ nhận thấy được nhiều lợi ích lớn của nó mang lại cho công việc của doanh nghiệp như sau:
Tiện lợi
- Cho thuê văn phòng đại diện sẽ có đầy đủ các trang thiết bị gồm bàn, ghế, tủ, hồ sơ, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng hay với doanh nghiệp lớn khi có công việc khẩn,…
- Cho thuê văn phòng đại diện được đặt ở vị trí các thành phố trung tâm, có tính lưu động nên dễ dàng cho việc giao dịch, trao đổi thông tin với khách hàng so với việc doanh nghiệp chính chỉ đặt tại 1 nơi rất khó trong việc di chuyển. Đồng thời, đây là địa chỉ dành cho việc giao dịch tuyệt đẹp và vô cùng thuận lợi đối với các doanh nghiệp.
Tiết kiệm chi phí
- Nếu cho thuê văn phòng đại diện thì sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn so với việc thuê văn phòng của doanh nghiệp chính. Nhiều chi phí sẽ được giảm thiểu, có một khoản tiết kiệm kha khá dành cho các việc khác của doanh nghiệp. Khi lựa chọn việc cho thuê văn phòng đại diện thì doanh nghiệp sẽ có điều kiện để gây dựng nên hình ảnh của mình mà không hề tốn kém quá nhiều chi phí và nhân lực. Với làn sóng khởi nghiệp lớn như hiện nay, mô hình văn phòng đại diện đang hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển.
- Việc xin giấy phép đăng ký kinh doanh của việc cho thuê văn phòng đại diện ở vị trí trung tâm cũng chẳng còn khó khăn. Thủ tục hiện nay đã được đơn giản hóa và rất nhanh chóng.
Các điểm cần lưu ý khi cho thuê văn phòng đại diện
- Trước khi cho thuê văn phòng đại diện, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thật kỹ càng và thận trọng đối với cá nhân, văn phòng hỗ trợ dịch vụ cho thuê. Bởi đây là một dịch vụ mới mẻ, chưa có quy định chặt chẽ nên hãy lựa chọn một cá nhân, văn phòng thực sự uy tín, có nguồn gốc và giấy phép rõ ràng. Một lời khuyên tốt nhất là tìm đến những văn phòng lâu năm, có tiếng và thương hiệu trên thị trường để không gặp những rủi ro đáng tiếc.
- Thông tin về văn phòng đại diện sắp thuê cần được tìm hiểu chính xác. Tránh trường hợp nhân viên tư vấn gì nghe theo đó vì rất dễ bị lừa. Nếu trong quá trình được tư vấn có điều không hiểu hay thắc mắc điểm gì thì phải lập tức hỏi thật rõ.
- Các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước cần lập tức hoàn thành ngay sau đó. Cho dù chỉ là một địa chỉ giao dịch gián tiếp nhưng cần phải ghi chính xác thông tin về doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp, tránh trường hợp gây hoang mang với khách hàng. Đây là điều cần phải đặt lên hàng đầu sau khi hoàn tất thủ tục cho thuê văn phòng đại diện.
- Ngoài ra, bạn cũng có thể thuê văn phòng ảo hoặc thuê văn phòng trọn gói tại Seaoffice. Bạn sẽ được cung cấp địa chỉ văn phòng đẹp và bảo mật thông tin công ty nghiêm ngặt khi bạn có nhu cầu. Với kinh nghiệm cho thuê văn phòng nhiều năm, Seaoffice luôn được đánh giá là đơn vị đáng tin cậy, dịch vụ hoàn hảo mang đến cho khách hàng!
Những rủi ro khi cho thuê văn phòng đại diện thường gặp
Bên cạnh những lợi ích thì việc cho thuê văn phòng đại diện cũng có nhiều những rủi ro như sau:
- Nhiều doanh nghiệp sẽ nằm trong tình trạng bị thụ động khi có khách hàng hẹn gặp. Lúc này, doanh nghiệp cần lên lịch hẹn trước với khách hàng lẫn bên văn phòng để thuận tiện hơn trong việc tiếp khách một cách chỉn chu nhất.
- Do vừa có cả số điện thoại chính của bên doanh nghiệp lẫn bên văn phòng đại diện nên khi khách hàng hay đối tác liên lạc sẽ có sự bất tiện.
- Việc đăng ký kinh doanh thành lập văn phòng đại diện nhiều khi cũng chưa được xử lý một cách triệt để. Nhiều trường hợp dẫn đến rắc rối hay vướng mắc cho cả hai bên.
Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm về dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện. Chúng tôi hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích nhất để bạn có cái nhìn đúng đắn và tránh được những rủi ro. Chúc doanh nghiệp của bạn làm ăn phát đạt!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
