Dạo gần đây, thị trường cho thuê văn phòng làm việc chung đang nở rộ. Với vị trí đẹp, giá cả phải chăng phù hợp cho những dự án Startup vừa đi vào hoạt động. Chính vì thế, trong bài viết này chúng tôi xin cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc chung.
Nội dung
Hình thức cho thuê văn phòng làm việc chung là gì?
Cho thuê văn phòng làm việc chung hay còn được nhiều người biết đến với cái tên văn phòng chia sẻ. Đây là một hình thức dịch vụ mang đến cho các công ty một không gian làm việc với đầy đủ tiện ích chuyên nghiệp mà giá thành thuê rất rẻ. Không chỉ thế, nó còn là giải pháp hữu hiệu dành cho các công ty chia sẻ cho nhau không gian làm việc và chi phí văn phòng. Nhờ hình thức cho thuê văn phòng làm việc chung này mà hệ sinh thái Startup ngày càng phát triển do chi phí thấp.
Cho thuê văn phòng chung là mô hình dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ với giải pháp tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng, sắm các thiết bị máy móc, cũng như giảm bớt chi phí thuê nhân lực mà vẫn đem lại một không gian làm việc hiện đại, tiện nghi, có lễ tân và nhân viên vệ sinh cho các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Ở đây doanh nghiệp sẽ được làm việc chung trong một không gian văn phòng với nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau, mọi người sẽ cùng chia sẻ chi phí vận hành văn phòng, máy móc trang thiết bị và những dịch vụ khác kèm theo,…. Văn phòng làm việc chung hiện là giải pháp thông minh dành cho nhiều cá nhân, doanh nghiệp vừa và nhỏ, các freelance,…không đủ chi phí để thuê văn phòng riêng.
Hình thức văn phòng làm việc chung
Văn phòng chung dành cho những đối tượng nào?
Văn phòng chung sẽ khá phù hợp với những đối tượng sau:
- Những doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn thuê văn phòng nhưng không đủ vốn hoặc muốn
- Các cá nhân, tổ chức start-up cần thông tin địa chỉ đẹp để quảng bá doanh nghiệp tại khu vực TPHCM.
- Các doanh nghiệp trong và ngoài nước đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh tại các quận TPHCM.
- Các doanh nghiệp đa quốc gia xâm nhập thị trường, các nhóm nghiên cứu thị trường hoặc là nhóm dự án,… muốn tìm một không gian làm việc văn phòng với đầy đủ tiện nghi.
Lợi ích từ dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc chung
Khi sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc chung giá rẻ, công ty của bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích tuyệt vời như sau:
Lợi ích 1
Văn phòng làm việc chung cho thuê giúp bạn tiết kiệm được nhiều chi phí, đặc biệt là chi phí thuê văn phòng. Đây hẳn là lợi ích được quan tâm hàng đầu mà các công ty hướng đến. Bạn sẽ chẳng còn phải bỏ ra một khoản chi phí quá lớn theo cách truyền thống là thuê cả 1 mặt bằng mà công ty chẳng dùng hết và vẫn phải trả tiền. Lúc này, công ty của bạn không mất 1 chút chi phí nào để trả tiền máy móc, trả tiền tiện ích hay dịch vụ mà vẫn sở hữu một văn phòng quá hoàn hảo cho công việc.
Lợi ích 2
Văn phòng làm việc chung giúp giải quyết các vấn đề về địa chỉ giao dịch với khách hàng và đối tác. Khi bạn lựa chọn hình thức thuê văn phòng làm việc chung bạn sẽ nhận được một vị trí quá tuyệt vời tại các khu trung tâm mà trước kia chỉ dành cho các công ty lớn. Với địa chỉ này, bạn có thể dễ dàng đặt làm địa chỉ giao dịch chính thuận tiện cho việc ký kết, gặp gặp đối tác hay khách hàng của công ty.
Lợi ích 3
Không gian văn phòng giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp đối với đối tác và khách hàng của công ty. Hệ thống thông tin được tổ chức một cách vô cùng chuyên nghiệp và bài trí bài bản chắc chắn sẽ giúp hình ảnh của công ty ngày một tốt đẹp và thể hiện được sự chuyên nghiệp. Đồng thời, không gian văn phòng này cũng giúp cho bạn có khả năng giao lưu, làm việc với những công ty khác cùng ngành hoặc khác ngành nhưng vẫn giúp ích nhiều cho công việc kinh doanh của công ty bạn.
Giúp tiết kiệm tối đa chi phí
Đây chính là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất giúp cho mô hình văn phòng chung gây được sự chú ý của doanh nghiệp. Với mô hình này khách hàng sẽ không phải chi trả một khoản tiền line, với giá cả đắt đỏ để thuê văn phòng giống như văn phòng truyền thống.
Tiết kiệm thời gian
Với cho thuê văn phòng chung bạn sẽ không còn phải mất khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm văn phòng, thuê mặt bằng, thiết kế, set-up lại văn phòng cũng như mua sắm các trang thiết bị cần thiết để làm việc rất tốn kém và mất thời gian giống như văn phòng truyền thống. Bởi những việc đó , các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ làm thay bạn.
Có nhiều tiện ích
Các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chung đều được trang bị đầy đủ các tiện ích như: Internet đường truyền tốc cao, máy in, máy fax, máy photocopy, máy chiếu, máy scan, điều hòa trung tâm, hệ thống an ninh, dịch vụ vệ sinh chung… Theo đúng tiêu chuẩn của một văn phòng hiện đại. Đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Có nhiều cơ hội giao lưu, mở rộng quan hệ
Việc có nhiều doanh nghiệp cùng làm việc trong một không gian văn phòng làm việc chung đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội giao lưu, hợp tác cũng như chia sẻ những kinh nghiệm trong kinh doanh.
Nâng cao giá trị hình ảnh cho doanh nghiệp
Đa số các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng chung đều được đặt tại các tòa nhà văn phòng hiện đại, cùng với không gian văn phòng chuyên nghiệp, giúp nâng cao giá trị hình ảnh cho doanh nghiệp. Đây sẽ là điểm cộng trong mắt khách hàng, hơn nữa điều này giúp bạn hoàn toàn tự tin khi tiếp đón đối tác trên văn phòng.
Không gian làm việc thoải mái
Với sự thiết kế sang trọng, hiện đại cùng nhiều tiện ích tạo nên không gian thoải mái, dễ chịu cho các nhân viên khi làm việc. Từ đó, năng suất làm việc, tính sáng tạo của nhân viên cũng được nâng cao.
Dễ dàng di chuyển văn phòng
Bởi một số lý do nào đó mà bạn muốn chuyển văn phòng thì bạn chỉ cần thanh lý hợp đồng cho doanh nghiệp khác.
Với mô hình này bạn có thể thuê theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể thuê theo tháng, quý, năm. Thậm chí là giờ buổi hay các ngày trong tháng,…
Những ưu điểm khi thuê văn phòng làm việc chung
Văn phòng làm việc chung là sự lựa chọn hoàn hảo cho công ty của bạn và nó cũng có những ưu điểm như sau:
- Giúp công ty thêm khả năng giao tiếp cộng đồng. Nhiều văn phòng làm việc kiểu này sẽ thu hút được nhiều người tài có bộ não giống nhau. Chính vì thế, bạn có thể tìm thấy những người có các kỹ năng phát triển cùng với mục tiêu của công ty hoặc có thể nhờ đó tạo dựng mối liên kết với các công ty khác cùng làm chung.
- Những tiện ích và đặc quyền chỉ có ở văn phòng cho thuê làm việc chung. Lựa chọn những văn phòng kiểu này giúp bạn không chỉ thuê cả căn phòng mà nó còn bao gồm cả tiện ích bên trong đó. Một văn phòng làm việc chung cung cấp cho bạn tất cả những nội thất như một văn phòng riêng mà chỉ tốn một chi phí rất nhỏ. Thậm chí, tại đây bạn cũng sẽ được hưởng nhà bếp hay phòng nghỉ nếu bạn muốn thư giãn một chút sau giờ nghỉ.
- Văn hóa công ty rất thích hợp nếu bạn thích sự hòa nhã và lịch sự. Bạn có thể sử dụng chính môi trường này để tạo thành nền tảng cho công ty của mình. Nếu bạn đã sẵn sàng để đưa công ty phát triển hơn thì hãy thiết lập văn hóa như môi trường này.
Tham khảo mô hình làm việc chung
Những nhược điểm của việc cho thuê văn phòng làm việc chung
Bên cạnh những ưu điểm thì hình thức cho thuê văn phòng làm việc này có những nhược điểm như:
Cùng với những hàng hoạt loạt ưu điểm mà chúng tôi kể ở trên thì văn phòng chung – văn phòng chia sẻ cũng đem lại một số bất tiện cho doanh nghiệp như:
Thiếu sự riêng tư:
Đây có lẽ là điểm trừ lớn nhất của mô hình cho thuê văn phòng chung. Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sẽ bị hạn chế những công việc có độ bảo mật cao. Bên cạnh đó với những chiếc bàn dùng chung, các phòng làm việc phong cách mở không có thiết bị cách âm sẽ khá là ồn ào và mất tập trung.
Khả năng gặp phải đối thủ làm chung văn phòng:
Đôi khi tìm một chỗ làm việc phù hợp, bạn có thể tình cờ gặp phải đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực mà mình đang làm. Nếu có chung mục tiêu và có thể hợp tác với nhau thì sẽ rất mừng, nhưng lỡ hai bên không cùng quan điểm việc làm chung với nhau trong một không gian văn phòng thực sự sẽ không mấy vui vẻ.
Những mâu thuẫn có thể xảy ra.
Vì làm việc trong văn phòng chung nên việc gặp phải những xích mích do không cùng quan điểm, tính cách là điều bình thường dễ gặp phải. Bởi ở bất kỳ đâu cũng vậy, nhất là ở một không gian làm việc chung như này lại càng dễ dàng xảy ra.
Thời gian làm việc:
Muốn làm việc trong một thời gian dài ngày thì đây có vẻ mô hình cho thuê văn phòng chung sẽ không đáp ứng được cho bạn. Bởi dường như các văn phòng chung điều có thời gian làm việc từ 8 giờ đến 17 giờ hoặc là hơn một tí. Cho nên nếu bạn muốn làm việc tới đêm thì khá là khó cho bạn.
Diện tích văn phòng
Phải công nhận một điều rằng thuê một văn phòng chung như thế này rẻ hơn thuê riêng, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn là một doanh nghiệp tầm trung trở lên hay đang ngày càng tăng số lượng nhân viên thì mức chi phí này sẽ không ổn vì bạn ngày sẽ ngày càng cần nhiều không gian hơn. Tính ra bạn sẽ phải mất nhiều chi phí hơn là thuê văn phòng riêng.
Nhược điểm 1
Điểm trừ lớn nhất của kiểu văn phòng này chính là thiếu đi sự riêng tư. Mặc dù có nhiều gói dịch vụ với các tùy chọn trang bị khác nhau, nhưng rất có thể thuê riêng một phòng kín sẽ tốn nhiều tiền hơn bạn nghĩ, thậm chí đắt hơn cả thuê một văn phòng riêng. Các phòng làm việc phong cách mở khá ồn ào và dễ gây mất tập trung khi làm. Những không gian làm việc chung không có thiết bị cách âm có thể khá bất tiện về phương diện này. Chẳng hạn, khi ai đó đang uống cà phê có thể làm phiền những người xung quanh. Nếu công việc đòi hỏi phải gọi điện nhiều thì văn phòng cần có một góc nào đó phù hợp.
Nhược điểm 2
Tình cạnh tranh giữa các công ty làm trong văn phòng cao: Thông thường khi tìm một chỗ làm việc phù hợp, bạn có thể tình cờ gặp phải đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực mà mình đang làm. Nếu hai bên có mục tiêu giống nhau và việc hợp tác là có lợi cho hai bên thì không nói làm gì. Nhưng nếu bạn không thích làm việc chung với họ thì có có thể có những khoảnh khắc không thoải mái.
Nhược điểm 3
Đôi khi xảy ra những mâu thuẫn giữa những nhóm người làm việc chung vì có thể bất đồng quan điểm. Thậm chí, với những lý do đơn giản như tính cách khác nhau, hoặc đơn giản chỉ là vấn đề không gian. Vì thiếu bộ phận nhân sự nên những xung đột như thế này hai bên phải tự giải quyết.
Nhược điểm 4
Vấn đề về thời gian khi làm việc. Một số người có thể xem đây là một điểm mạnh, vì làm việc tại nhà có thể khiến bạn cảm thấy luôn phải nghe điện thoại, nhưng với một doanh nghiệp cần sự linh hoạt thì việc giới hạn thời gian làm việc tại văn phòng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất.
Nhược điểm 5
Vấn đề mở rộng và phát triển công ty. Việc thuê một văn phòng chung như thế này có thể rẻ hơn thuê riêng, nhưng nếu doanh nghiệp của bạn đang ngày càng tăng số lượng nhân viên thì mức chi phí này sẽ không ổn nếu bạn ngày càng cần nhiều không gian hơn. Một số văn phòng làm việc chung có thể cho thuê theo tầng, nhưng một số loại văn phòng khác thì tính ra bạn sẽ phải mất nhiều chi phí hơn là thuê văn phòng riêng.
Văn phòng làm việc chung
Nhận thấy những nhược điểm và nỗi lo ngại của nhiều Doanh Nghiệp có kinh phí hạn hẹp nhưng lại muốn có không gian làm việc chuyên nghiệp và sang trọng. Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói của Seaoffice đã cho ra đời dịch vụ văn phòng ảo Quận 1, văn phòng ảo Quận 3, văn phòng ảo Tân Bình và một số văn phòng ảo tại các quận trung tâm TPHCM giúp Doanh Nghiệp có được địa chỉ văn phòng đẹp, không gian làm việc full tiện ích, sang trọng và đẳng cấp ngay khi doanh nghiệp có nhu cầu.
Kinh nghiệm đi thuê văn phòng làm việc chung
Bạn cần các tiêu chí đánh giá đâu là nơi cung cấp địa chỉ cho thuê văn phòng làm việc chung tốt và uy tín nhất. Đó là dịch vụ ở đây phải đáp ứng được đầy đủ các tiện ích chất lượng đảm bảo nhu cầu thiết yếu khi sử dụng văn phòng và cũng cần phải như cam kết trong hợp đồng. Không chỉ thế, ở đây cũng cần thông báo một cách nhanh chóng và các thông tin kịp thời liên quan đến khách hàng, hỗ trợ tối đa khi cần thiết.
Đồng thời, bên nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc chung TPHCM cần có nhiều dịch vụ khác hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển như văn phòng đại diện, đăng ký thành lập doanh nghiệp, cho thuê phòng họp,… gia tăng mọi tiện ích cần thiết tới cho người thuê.
Trên đây là những thông tin bổ ích mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn về việc cho thuê văn phòng làm việc chung giá rẻ. Hy vọng bài viết này thực sự hữu ích cho việc tìm kiếm một không gian cho văn phòng của bạn. Chúc bạn làm việc thật tốt!
Hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn cho thuê văn phòng, kinh doanh bất động sản, tư vấn pháp chế doanh nghiệp, thuế.
Giám đốc kinh doanh, giám đốc pháp chế tại Sea Office.
