Hoạt động của công ty, doanh nghiệp,… không thể tách rời đối với các hoạt động liên quan đến chi phí thuê văn phòng. Vậy chi phí thuê văn phòng là gì? Chi phí thuê văn phòng bao nhiêu thì hợp lý? Chi phí thuê văn phòng có đắt không…Tất cả những vấn đề này sẽ được Sea Office giải đáp trong bài viết dưới đây:
Chi phí thuê văn phòng là gì?
Công ty, doanh nghiệp hay cá nhân có nhu cầu thuê văn phòng để làm việc, hoạt động kinh doanh cần đăng kí và báo cáo cơ quan pháp lý. Các khoản chi phí cần được công khai, minh bạch và báo cáo thuế rõ ràng. Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí, tiền bạn cần phải trả để thuê văn phòng làm việc. Chi phí thuê văn phòng cần được hạch toán kế toán.
Chi phí quản lý kinh doanh có bao gồm chí phí thuê văn phòng hay không?
Những quy định liên quan đến chi phí quản lý kinh doanh được áp dụng theo thông tư 133 của Bộ Tài Chính. Quy định việc 1 doanh nghiệp hoạt động cần phải hạch toán cụ thể về chi phí quản lý kinh doanh của mình trong 1 năm tài chính.
Chi phí quản lý kinh doanh sẽ bao gồm 2 loại chi phí là: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chính vì thế, mà chi phí thuê văn phòng không nằm trong chi phí quản lý kinh doanh cần phải hạch toán. Hạch toán chi phí văn phòng cũng không được ghi giảm chi phí kế toán. Thay vào khoản chi này, thì nó được điều chỉnh ở trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng thuế TNDN. Chi phí này bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần nộp đầy đủ.
Chi phí thuê văn phòng có đắt không?
Hoạt động của doanh nghiệp không thể tách rời được văn phòng làm việc. Đối với một số doanh nghiệp, hay những lĩnh vực kinh doanh đặc thù thì vị trí của văn phòng làm việc còn được coi là then chốt trong toàn bộ sự phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế, không thể xem nhẹ được vấn đề thuê và lựa chọn văn phòng làm việc như thế nào sao cho phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, công ty đó. Trong đó, những nội dung liên quan đến chi phí cho thuê, giá thành cho thuê như thế nào luôn được quan tâm hàng đầu.
Chi phí thuê văn phòng đắt hay rẻ, hay hợp lý? Điều đó còn phụ thuộc vào những nhu cầu, mong muốn và đòi hỏi của bạn trong quá trình chuẩn bị và cho thuê văn phòng làm việc. Và việc đắt rẻ thì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Chi phí thuê văn phòng có đắt hay không còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng mà bạn nên nắm bắt rõ có thể là:
-
Vị trí văn phòng cho thuê
- Có những khu vực thuộc hạng sang, cao cấp, những địa chỉ đẹp, nằm ở khu vực trung tâm hay thuận lợi giao thông đi lại… tất cả những điều đó đều cần được cân nhắc trong quá trình chuẩn bị thuê văn phòng làm việc. Và ảnh hưởng rất lớn đến chi phí thuê văn phòng. Do đó, bạn cũng nên cân nhắc tính ưu, nhược điểm của vị trí văn phòng mình dự định thuê. Để từ đó đưa ra quyết định đầu tư đúng đắn.
-
Về diện tích văn phòng cho thuê
- Diện tích văn phòng làm việc lớn hay nhỏ. Chật hay hẹp, phù hợp với nhu cầu sử dụng và quy mô của doanh nghiệp hay không? Cách tính diện tích cho thuê văn phòng cũng là vấn đề lớn bạn cần quan tâm khi tiến hành đi thuê văn phòng làm việc.
- Đương nhiên, diện tích văn phòng càng lớn, thì chi phí thuê càng cao. Ngược lại, diện tích văn phòng càng nhỏ, thì chi phí thuê càng thấp. Bạn sẽ chủ yếu căn cứ vào hoạt động của công ty để đưa ra diện tích sử dụng phù hợp với mức chi phí đó.
-
Những tiện ích của văn phòng cho thuê như thế nào
- Tiện ích của văn phòng cho thuê ảnh hưởng rất lớn đến chi phí xây dựng. Tiện ích của văn phòng đi thuê bao gồm những gì: dịch vụ để xe, an ninh, bảo vệ, lễ tân….
- Những tiện ích này khá quan trọng trong việc tạo lập nên một hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp. Càng nhiều tiện ích hấp dẫn, chuyên nghiệp thì đương nhiên, mức giá chi trả cho những khoản này cũng cao hơn.
-
Căn cứ vào đơn vị cung cấp dịch vụ
- Chi phí thuê văn phòng là gì? Có đắt hay không cũng phụ thuộc rất lớn vào đơn vị cung cấp dịch vụ như thế nào. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc. Đương nhiên, mức chi phí chi trả cho các dịch vụ này cũng ở mức khác nhau. Và vì thế mà, bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín để có thể đáp ứng được tốt nhất và có mức giá tốt nhất dành cho bạn.
- Trên đây là một vài yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê văn phòng làm việc mà các doanh nghiệp, công ty, cá nhân phải đối mặt. Đồng thời là những thắc mắc liên quan đến việc hạch toán chi phí thuê văn phòng làm việc.
Hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào hợp lý?
Việc doanh nghiệp hay công ty thuê văn phòng làm việc khác biệt rất nhiều so với việc thuê mướn nhà cửa giữa các cá nhân với nhau. Chính vì thế, khi doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng, hay địa điểm… của một cá nhân, hoặc đơn vị nào đó để làm văn phòng làm việc thì đều cần đảm bảo được tính hợp pháp hóa. Và bắt buộc cần phải thực hiện được đúng những yêu cầu về mặt pháp lý, pháp luật. Bằng việc kê khai, hạch toán các khoản chi phí.
Quy trình hạch toán chi phí thuê văn phòng sao cho hợp lý đòi hỏi rất cao ở bộ phận kế toán tính chuyên môn và tính chính xác cao. Những thông tin này cần được thực hiện chuẩn xác và đảm bảo được đúng yêu cầu pháp lý. Một doanh nghiệp chỉ có thể được ghi nhận khoản chi phí thuê văn phòng là chi phí hợp lệ khi đảm bảo những giấy tờ và thông tin cung cấp sau:
Thông tin cần cung cấp để hạch toán chi phí thuê văn phòng
+ Tất cả các loại hóa đơn hay chứng từ thanh toán. Và hợp đồng cho thuê văn phòng được thỏa thuận giữa 2 bên. Nếu trong trường hợp mà doanh nghiệp thuê lại cơ sở hạ tầng của một công ty nào đó đã sẵn có.
+ Chuẩn bị hợp đồng thuê nhà, và những chứng từ thanh toán hợp lệ. Trong trường hợp bản thân doanh nghiệp thuê của các công ty cá nhân.
Trường hợp ghi biên bản thuê văn phòng sẽ nộp thuế thay cho chủ nhà. Thì ở trong hồ sơ sẽ phải có thêm một số chứng từ như sau: Chứng từ nộp tiền thuế đối với các cơ quan thuế tại địa phương, nơi mà doanh nghiệp đang hoạt động. Trường hợp này không có hơn đơn, vì cơ quan thuế không cấp hóa đơn bán lẻ thêm nữa.
Trong trường hợp chi phí thuê văn phòng làm việc từ 20 triệu trở lên:
Khi doanh nghiệp phải chi trả khoản chi phí lên trên 20 triệu cho chi phí thuê văn phòng. Thì doanh nghiệp, công ty bạn cần phải quan tâm đến những vấn đề dưới đây:
+ Trường hợp doanh nghiệp thuê văn phòng làm việc của công ty: Chi phí thuê văn phòng 20 triệu trở lên. Có hóa đơn giá trị gia tăng. Lúc này, tiền thuế bắt buộc cần phải chuyển khoản. Hình thức chuyên khoản từ tài khoản của bên thuê cho đến tài khoản của bên cho thuê. Đồng thời, trường hợp này cũng cần cung cấp giấy tờ chứng nhận do bên ngân hàng cung ứng.
+ Trường hợp nếu như doanh nghiệp thuê văn phòng của cá nhân. Mà không phải đóng VAT, nếu như số tiền chi phí thuê văn phòng có giá từ 20 triệu trở lên thì doanh nghiệp không cần phải chuyển khoăn. Tuy nhiên, vẫn cần phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà. Đi kèm với chữ kí xác nhận của chủ nhà.
Một số loại văn phòng cho thuê hiện nay cùng chi phí cụ thể
Hiện nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ngày càng trở nên phát triển. Để tính toán các khoản chi phí thuê văn phòng sao cho hợp lý thì khách hàng cũng rất đau đầu trong việc lựa chọn. Một mô hình văn phòng làm việc sao cho hợp nhu cầu. Và hợp lý về mặt chi phí! Một số loại văn phòng cho thuê dưới đây bạn cần biết để tính toán được chi phí thuê văn phòng phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Phù hợp với chiến lược và mục đích kinh doanh của mình như thế nào?
Thông thường, sẽ có 3 loại hình cho thuê văn phòng, và đương nhiên, các mức chi phí cũng khác nhau:
Thứ nhất: Văn phòng làm việc truyền thống
- Chi phí thuê văn phòng làm việc truyền thống như đã nói ở trên phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Và bạn cần xác định, thuê văn phòng làm việc truyền thống sẽ là một khoản đầu tư không hề nhỏ đối với doanh nghiệp của mình. Chi phí thuê văn phòng truyền thống như thế nào sẽ giúp bạn thấu hiểu được rõ hơn về nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Thứ hai: Văn phòng ảo
- Loại hình văn phòng ảo cũng được áp dụng nhiều trong giai đoạn gần đây. Thông thường, chi phí thuê văn phòng ảo thường bằng khoảng 70% chi phí thuê văn phòng truyền thống. Chính vì thế, hiện nay, giải pháp thuê văn phòng ảo để tiết kiệm chi phí được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đặc biệt là những cá nhân, doanh nghiệp mới thành lập, muốn tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp trong bước đầu hoạt động.
Thứ ba: Văn phòng chia sẻ
- Chi phí thuê văn phòng chia sẻ cũng thấp hơn rất nhiều so với văn phòng làm việc truyền thống. Đồng thời, bằng những lợi ích thiết thực của nó mang lại mà dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ nhận được sự ưu ái từ rất nhiều khách hàng. Đối với những công ty, doanh nghiệp càng nhỏ, thì càng có lợi khi sử dụng loại hình văn phòng làm việc này.
“Văn phòng chia sẻ Quận 1” là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi chi phí thuê văn phòng khá phù hợp
Lời kết:
Với những chia sẻ trên đây về chi phí thuê văn phòng là gì? Những điều bạn cần quan tâm về chi phí thuê văn phòng làm việc? Thì bạn đã có cái nhìn đầy đủ hơn về chi phí thuê văn phòng làm việc. Sea Office rất vui vì được đồng hành cùng quý doanh nghiệp, công ty trong các hoạt động của doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ dịch vụ cho thuê văn phòng làm việc, văn phòng ảo tốt nhất hiện nay.
Liên hệ với Sea Office để được tư vấn bạn nhé!
Phan Yến hiện là Giám đốc kinh doanh tại Sea Office – Công ty tư vấn cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, dịch vụ cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế uy tín.
Hơn 8 năm kinh nghiệm tư vấn cho thuê văn phòng, cho thuê bất động sản, truyền thông nội bộ, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, báo cáo thuế
