Văn phòng công ty là một trong những địa chỉ không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Đây không chỉ là cơ sở làm việc, hoạt động chính thức của doanh nghiệp và nhân viên trong công ty. Mà đây còn là địa chỉ kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Thông qua địa chỉ này, đối tác cũng như khách hàng sẽ có cơ sở liên hệ với doanh nghiệp của bạn. Trên thị trường hiện nay có nhiều hình thức cho thuê văn phòng. Bạn có thể lựa chọn thuê văn phòng từ công ty, tổ chức hoặc cá nhân. Và trong trường hợp thuê văn phòng từ cá nhân bạn nhất định không thể không làm hợp đồng thuê văn phòng cá nhân.
Để biết rõ hơn về loại hợp đồng này, bạn hãy tham khảo những tin tức mà Sea – Office cung cấp ngay sau đây. Dựa vào những tin tức này, bạn sẽ biết trong hợp đồng cần có các điều khoản như thế nào. Và biết quyền lợi cũng như trách nhiệm mà hai bên liên quan cần thực hiện.
Tham khảo thêm:
Trường hợp sử dụng hợp đồng thuê văn phòng cá nhân
- Tại Việt Nam hiện nay hoạt động doanh nghiệp sử dụng nhà của cá nhân làm văn phòng kinh doanh không phải là hiếm gặp. Vì nhà ở cá nhân cũng có các loại hình: nhà chung cư, nhà liền kề, căn hộ độc lập. Và các loại nhà này đều có thể sử dụng làm văn phòng công ty được.
- Hơn nữa có nhiều vị trí nhà của cá nhân nắm quyền sở hữu ở các vị trí đẹp, thích hợp với văn phòng kinh doanh. Vì vậy nên nhiều công ty đã lựa chọn phương án thuê nhà của cá nhân để sử dụng làm văn phòng công ty, văn phòng giao dịch, …
- Khi thuê nhà của cá nhân để sử dụng làm văn phòng, giấy tờ rất quan trọng mà không doanh nghiệp nào được quên chính là hợp đồng thuê văn phòng cá nhân. Trong đó có quy định đầy đủ và rõ ràng về đối tượng, thời hạn, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan.
- Trong trường hợp thuê nhà của cá nhân bạn cũng nên tham khảo kỹ về quyền sử dụng đất có hợp pháp hay không. Vì nhà riêng được sử dụng làm văn phòng kinh doanh sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp. Vậy nên chúng ta càng không thể dễ dàng qua loa mẫu hợp đồng thuê nhà cá nhân làm văn phòng trong trường hợp này.
Xác định rõ đối tượng trong hợp đồng thuê văn phòng
Ở đây đối tượng trong hợp đồng thuê văn phòng cá nhân chính là căn hộ được sử dụng làm văn phòng. Trong hợp đồng cần ghi chú rõ ràng về đối tượng này như:
- Địa chỉ căn hộ
- Diện tích sử dụng mà doanh nghiệp thuê để làm văn phòng
Đó sẽ là những cơ sở có sức thuyết phục nhất. Và doanh nghiệp cũng cần dựa vào hợp đồng với các điều khoản này để hạch toán chi phí thuê văn phòng công ty. Khi có hợp đồng này và xác nhận của hai bên, việc xảy ra tranh chấp hay khiếu nại về sau sẽ dựa vào văn bản này làm bằng chứng. Nó sẽ bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên.
Quy định về giá thuê và thời hạn thuê nhà trong hợp đồng thuê văn phòng cá nhân
- Việc thoả thuận về giá thuê và thời hạn thuê văn phòng hoàn toàn do cá nhân và doanh nghiệp bàn bạc. Nhưng sau khi đưa ra mức chi phí cụ thể và hợp lý bạn sẽ cần nêu rõ ràng trong hợp đồng.
- Tương tự với giá thuê là thời gian thuê văn phòng cũng vậy. Trong hợp đồng cần ghi rõ ràng thời gian bắt đầu sử dụng văn phòng và thời gian kết thúc hợp đồng thuê văn phòng cá nhân. Trong đó có đầy đủ ngày/tháng/năm cụ thể.
- Việc thuê văn phòng trong thời hạn bao lâu cũng có ảnh hưởng trực tiếp tới giá thuê và phương thức thanh toán. Thông qua thời gian thuê, bạn sẽ xác định được phương thức và thời gian thanh toán tiền thuê văn phòng. Ví dụ như thanh toán trả trước hoặc thanh toán trả sau. Hai diện thanh toán này cần có thời hạn thuê văn phòng cụ thể mới tính được chi phí chính xác.
- Ngoài ra trong điều khoản giá thuê và phương thức thanh toán bạn còn cần chú ý tới việc thoả thuận chi trả tiền thuế. Theo quy định hiện nay, không bắt buộc phải là chủ nhà nộp thuế mà có thể do bên thuê chịu trách nhiệm khoản thuế này. Đối với doanh nghiệp có hợp đồng thuê nhà cá nhân làm văn phòng thì khoản thuế này khá quan trọng. Dựa vào đây doanh nghiệp có thể hạch toán các chi phí và đưa chi phí thuê văn phòng vào khoản chi hợp lý của công ty.
Giá thuê văn phòng
Như đã nói, giá thuê sẽ do doanh nghiệp và chủ nhà cùng thoả thuận và thống nhất. Trong giá thuê văn phòng sẽ bao gồm hai chi phí chính là:
- Phí thuê mặt bằng (tính theo thời gian thuê văn phòng)
- Tiền thuế GTGT, thuế TNCN, …
Doanh nghiệp và chủ nhà có thể thoả thuận để lựa chọn một trong hai cách tính giá thuê là:
- Giá thuê do doanh nghiệp chi trả đã bao gồm tiền nộp thuế
- Tiền thuê nhà do doanh nghiệp chi trả không bao gồm thuế. Khi đó chủ nhà cho thuê cần tự mình hoàn thiện chi phí này. Sau đó cung cấp chứng từ nộp thuế cho doanh nghiệp.
Liên quan đến giá thuê văn phòng còn cần biết thêm về hình thức thanh toán. Cũng như khi doanh nghiệp thuê văn phòng của đơn vị, công ty môi giới nhà đất. Các phương thức thanh toán bao gồm:
- Thanh toán trả trước nhiều kỳ
- Thanh toán trả trước
- Trả tiền thuê văn phòng hàng tháng
- Thanh toán tiền thuê văn phòng bằng hình thức trả sau
Tham khảo ngay” Hợp đồng thuê văn phòng cá nhân có phải công chứng không” chi tiết tại đây.
Thời hạn thuê văn phòng
- Việc thoả thuận thuê văn phòng có thể được lựa chọn theo mục đích sử dụng của doanh nghiệp, khả năng vận hành công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra, thời hạn này cũng cần phụ thuộc vào sự đồng ý của chủ nhà.
- Vì nhà riêng vốn không chuyên dùng để làm văn phòng công ty nên có thể chủ nhà sẽ thay đổi ý kiến và thu hồi nhà ở. Vậy nên chi tiết thời hạn thuê trong hợp đồng càng quan trọng hơn. Nó sẽ bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp khi cá nhân đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà làm văn phòng.
- Ngược lại thời gian này cũng là điều ràng buộc doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các giao ước trong thời gian thuê văn phòng. Có trách nhiệm với căn hộ được sử dụng làm văn phòng trong thời gian này.
Mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân
Hợp đồng thuê văn phòng cá nhân có hiệu lực khi được văn phòng công chứng xác nhận. Vì vậy hai bên liên quan trong hợp đồng này cần có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ của mình. Và ngược lại thì đó sẽ là quyền lợi với đối phương. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân tương tự như mẫu hợp đồng thuê nhà cá nhân làm văn phòng, bạn có thể tham khảo:
Quyền lợi và nghĩa vụ của cá nhân cho thuê nhà làm văn phòng công ty
Nghĩa vụ của bên cá nhân cho thuê văn phòng:
- Hai bên thống nhất về việc bàn giao này sẽ lập thành biên bản mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân. Có xác nhận của đại diện mỗi bên và đảm bảo căn nhà phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê văn phòng.
- Thanh toán toàn bộ tiền điện nước, tiền điện thoại, phí vệ sinh, an ninh trật tự và các khoản nghĩa vụ tài chính khác (nếu có). Đây là khoản chi cho toàn bộ thời gian trước khi bàn giao căn nhà cho bên thuê .
- Tạo mọi điều kiện để bên thuê văn phòng được sử dụng căn nhà thuận tiện. Không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bên thuê. Hỗ trợ cơ quan thuê văn phòng công ty các thủ tục pháp lý hợp đồng thuê văn phòng cá nhân liên quan đến việc sử dụng căn nhà (nếu có).
Quyền lợi và nghĩa vụ của doanh nghiệp thuê văn phòng
Là doanh nghiệp có quyền sử dụng văn phòng, bạn được:
- Yêu cầu bên cho thuê bàn giao nhà đúng như đã thỏa thuận.
- Lắp đặt các thiết bị, hệ thống dây điện thoại, hệ thống mạng và lắp đặt các thiết bị cần thiết phục vụ cho mục đích kinh doanh.
- Được sử dụng toàn bộ phần diện tích vỉa hè dùng để xe của nhân viên và khách hàng; không gian mặt tiền để treo biển quảng cáo … theo quy định của pháp luật.
- Được quyền sửa chữa cải tạo căn nhà phù hợp với mục đích kinh doanh của bên doanh nghiệp (phải có sự đồng ý của Bên cho thuê bằng văn bản mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân).
Nghĩa vụ của doanh nghiệp thuê văn phòng :
- Bên doanh nghiệp tự bảo quản trang thiết bị mà bên cho thuê bàn giao trong quá trình sử dụng.
- Sử dụng toàn bộ căn nhà vào mục đích kinh doanh buôn bán và văn phòng.
- Trả đủ tiền thuê theo phương thức đã thỏa thuận trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng cá nhân
- Tuân theo các quy định bảo vệ môi trường, không được làm tổn hại đến quyền, lợi ích của người sử dụng đất xung quanh, giữ gìn an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy, nếu xảy ra cháy nổ thì bên doanh nghiệp phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và phải bồi thường những khoản thiệt hại do lỗi của bên thuê văn phòng gây ra.
- Tự thanh toán tiền điện nước, tiền điện thoại, phí vệ sinh, an ninh trật tự và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng căn nhà kể từ ngày nhận bàn giao, thanh toán chi phí sửa chữa, thay mới các thiết bị hỏng nếu do lỗi bên thuê văn phòng.
- Khi bàn giao hợp đồng thuê nhà cá nhân làm văn phòng phải đảm bảo các trang thiết bị được kê khai trong bảng kê tài sản lúc mới thuê đều trong tình trạng sử dụng tốt, không kể những hao mòn tự nhiên, hao mòn tất yếu do quá trình sử dụng trong giới hạn cho phép.
Hãy liên hệ đến Sea Office để được tư vấn chi tiết hơn về hợp đồng thuê văn phòng cá nhân nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào liên quan nhé!
Giám đốc kinh doanh tư vấn cho thuê văn phòng, giám đốc pháp chế tại Sea Office với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê, kinh doanh bất động sản, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, thuế.
