Kế toán chi phí thuê văn phòng vô cùng phức tạp. Nếu bạn chưa biết cách hạch toán chi phí thuê văn phòng. Bài viết dưới đây sẽ là những chia sẻ từ kế toán trưởng của công ty Seaoffice hướng dẫn chi tiết đến bạn cách tính chi phí một cách đơn giản.
Để hiểu được cách tính chi phí thuê văn phòng. Trước tiên doanh nghiệp cần biết được có bao nhiêu loại chi phí thuê văn phòng mà mình phải chi trả.
Các loại chi phí thuê văn phòng
Khi thuê văn phòng làm việc. Chi phí luôn là yếu tố hàng đầu nên được cân nhắc thật kỹ trước khi thuê. Vậy các Start up có biết chi phí thuê văn phòng bao gồm các khoản nào không? Đó là các khoản: chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí bất thường, các chi phí trả 1 lần,…
Về chi phí cố định
- Kế toán chi phí thuê văn phòng: Chi phí này được tính theo m2. Và theo từng quý, năm hoặc tháng bên thuê sẽ trả tiền thuê văn phòng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng.
- Phí dịch vụ: Bao gồm các dịch vụ tiện ích mà bên thuê phải trả như: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước, điều hòa, vận hành thang máy, không gian văn phòng, chăm sóc cây xanh và diệt côn trùng.
- Thuế Vat theo như quy định của nhà nước
Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng
- Chi phí điện điều hòa: Với các tòa nhà hạng A và B thì chi phí này đã bao gồm trong chi phí dịch vụ, chi phí cố định. Với tòa nhà hạng C thì bên thuê phải trả tiền điện điều hòa theo đồng hồ.
- Chi phí điện tiêu thụ trong quá trình sử dụng: Doanh nghiệp sẽ phải trả tiền theo tháng về lượng điện năng đã tiêu thụ.
- Phí gửi xe máy, ô tô: Tùy vào tòa nhà mà sẽ có mức phí gửi xe nhất định. Tuy nhiên với một số tòa nhà hiện nay có chính sách miễn phí gửi xe dựa trên diện tích cho thuê của đơn vị.
Chi phí bất thường
Chi phí bất thường là chi phí làm ngoài giờ của doanh nghiệp. Khoản chi phí này sẽ được tính như sau:
- Tính theo văn phòng. VD: 200.000VNĐ/văn phòng/giờ
- Tính theo diện tích văn phòng thuê. VD: 0,02USD/m2/giờ
- Tính theo thiết bị: VD: 10USD/tổ máy/giờ tùy vào từng loại thiết bị.
Khoản chi phí trả 1 lần
Các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả duy nhất 1 lần trong suốt thời gian cho thuê là:
- Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất: Với những tòa nhà đang trong thời gian thi công nội thất văn phòng, doanh nghiệp sẽ được miễn phí tiền thuê. Tuy nhiên bạn phải đóng các phí dịch vụ kèm theo.
- Chi phí hoàn trả mặt bằng: Theo như quy định kế toán chi phí văn phòng. Khi chấm dứt hợp đồng người thuê phải chịu chi phí hoàn trả mặt bằng cho chủ nhà. Bởi trong quá trình sử dụng có những hao mòn hợp lý. Đó là các chi phí như: phá dỡ, dọn dẹp vệ sinh văn phòng, tân trang nội thất đã xây dựng và lắp đặt lại sao cho phù hợp với hiện tại.
Kế toán chi phí thuê văn phòng như thế nào?
Thanh toán trước
Nếu là khoản trả trước thì các Startup cần lưu ý hạch toán theo con số dưới đây: Nợ TK 331 ;Có 111, 112
Còn nếu là khoản đặt cọc thì doanh nghiệp nên hạch toán như ví dụ sau: Start up thuê nhà làm văn phòng. Chi phí thuê sẽ là 10 triệu đồng/ tháng. Chủ nhà yêu cầu bên doanh nghiệp đặt cọc tiền thuê nhà là 10tr (khi kết thúc hợp đồng sẽ trả lại hoặc qua 1 năm sẽ trả,…)
Trả tiền thuê nhà theo tháng
Đây là hình thức trả tiền theo tháng. Mỗi tháng sẽ nhận được hóa đơn thanh toán.
Với trường hợp trả tiền thuê văn phòng theo tháng các Starup cần lưu ý: Nợ TK 154, 627, 641, 642,… Tùy từng mục đích mua nhà khác nhau, phục vụ bộ phận nào mà chủ doanh nghiệp đưa vào chi phí đó.
Trả tiền sau
Trường hợp này được cụ thể: Bên A thuê văn phòng của công ty B trong khoảng thời gian từ 1 – 7 tháng. Bên A hẹn bên B thanh toán vào tháng 7, thì lúc này Công ty B mới xuất hóa đơn.
Hoặc bên A thuê công ty, văn phòng của cá nhân B trong khoảng thơi gian từ 1 – 7 tháng. Và đến tháng 7 thanh toán.
- Hạch toán hàng tháng: Nợ TK 154, 627, 641, 642,… (Có TK 335 phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa trả)
- Khi thanh toán (hay khi nhận hóa đơn): Nợ TK 335. Có TK 111, 112 (nếu là khi thanh toán. Hoặc có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)
Trả tiền thuê nhà trước nhiều kỳ
Trường hợp này được ví dụ cụ thể: Bên A thuê nhà của bên B từ tháng 1 – 7, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn sẽ hạch toán như sau)
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133, có TK 331, 111, 112
Định kỳ phân bố tài khoản trả trước. Với mục đích thuê văn phòng thì bên A phải trả chi phí TK tương ứng tại 642, 6422
Kinh nghiệm đàm phán giá và chi phí thuê văn phòng
Ngoài nắm rõ được kế toán chi phí thuê văn phòng. Doanh nghiệp cần trang bị cho mình kinh nghiệm đàm phán giá và chi phí thuê để sở hữu mức giá hợp lý nhất. Cụ thể doanh nghiệp nên quan tâm
Tổng chi phí phải trả
Doanh nghiệp nên so sánh đơn giá giữa các tòa nhà cho thuê để tìm ra mức giá tốt nhất. Tổng đơn giá sẽ bao gồm các chi phí như: giá thuê, phí dịch vụ, chi phí tiền điện điều hòa, tiền điện tiêu thụ, phí gửi ô tô xe máy, chi phí làm ngoài giờ và thuế VAT.
Không trả tiền cho diện tích không hữu ích
Diện tích không hữu ích được nói đến ở đây là những vị trí, không gian văn phòng không sử dụng vào việc gì. Đó là các góc chết, cột nhà,…
Điều chỉnh giá thuê trong thời hạn hợp đồng
Hầu hết mức giá, chi phí thuê văn phòng sẽ được điều chỉnh hàng năm hoặc sau 2 năm. Chính vì vậy, với vai trò là một người đi thuê doanh nghiệp cần hết sức lưu ý khi đàm phán giá sao cho hợp lý.
Không đặt cọc giữ chỗ khi không có hợp đồng
So sánh chi phí đầu tư nội thất giữa các tòa nhà
Một trong những cách kế toán chi phí cho thuê văn phòng giá hợp lý đó là so sánh chi phí nội thất. Hãy đặt bàn cân hiện trạng (trần, sàn, cửa,..) của các tòa nhà. Từ đó đưa ra các định giá đàm phán sao cho phù hợp.
Các thông tin hỗ trợ đàm phán
Nếu nhờ đến môi giới thì hãy nhờ họ liệt kê các yếu tố sau. Hay nếu doanh nghiệp tự đi thuê thì tìm hiểu thật kỹ 7 điều. Nêu ra ưu, nhược điểm từng văn phòng bạn định thuê, tòa nhà có nhiều văn phòng trống không. Văn phòng bạn định thuê trống từ bao giờ, tại tòa nhà đó gần đây có nhiều văn phòng khác định chuyển đi không. Giá thuê khách cũ của tòa nhà là bao nhiêu, mức chi phí cùng loại của các tòa nhà quanh khu vực.
Nói không với dịch vụ cho thuê văn phòng giá rẻ nhất
Hiện nay nhằm thu hút các doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng. Rất nhiều công ty đã chào quảng cáo với mức giá thuê rẻ nhất.
Thực tế ngược lại với con số rẻ nhất. Mà thay vào đó là những rủi ro đi kèm với combo giá rẻ:
- Đưa ra mức giá rẻ để câu khách. Thế nhưng khi báo giá chi tiết lại đưa ra mức giá đắt đỏ
- Thuê được giá rẻ. Thế nhưng trong quá trình thuê lại phát sinh vô vàn các chi phí mà doanh nghiệp phải trả thêm.
- Các dịch vụ tiện ích kém chất lượng
- Vị trí làm việc không thuận lợi, không hợp phong thủy hoặc không có nơi để xe
Qua đây có thể thấy rằng. Doanh nghiệp nếu đang có ý định thuê văn phòng giá rẻ nhất thì hãy loại bỏ ngay ý tưởng này. Bởi bạn sẽ rước về “hàng tá các rủi ro” hay chi phí sẽ tăng lên gấp bội sau này.
Trên đây là từ A-Z cách kế toán chi phí thuê văn phòng. Hy vọng rằng với những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có được mức giá thuê hợp lý và thủ tục nhanh chóng nhất.
Giám đốc kinh doanh tư vấn cho thuê văn phòng, giám đốc pháp chế tại Sea Office với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê, kinh doanh bất động sản, tư vấn cấp phép doanh nghiệp, thuế.
